财务管理控制标准手册

财务管理内部控制标准手册一、引言本手册旨在规范企业财务管理活动，强化内部控制流程，防范财务风险，保障资产安全与完整，保证财务信息真实准确。手册适用于企业各层级、各部门的财务管理工作，涵盖预算管理、资金支付、费用报销、资产管理、财务报告等核心环节，相关人员应严格遵照执行。二、预算管理内部控制（一）适用情境与触发条件企业年度经营目标确定后，需启动年度预算编制流程；部门因业务调整需追加或调整预算时；季度/月度执行过程中需进行预算分析及控制时。（二）标准化操作流程步骤1：预算目标下达财务部根据企业年度战略目标，分解各部门预算指标，形成《年度预算目标分解表》（见表1），经总经理办公会审批后下发至各部门。步骤2：部门预算申报各部门负责人组织编制本部门预算草案，详细说明预算项目、测算依据、执行计划，填写《部门预算申报表》（见表2），提交至财务部。步骤3：预算审核与汇总财务部对各部门申报的预算进行合规性、合理性审核（重点核查预算依据是否充分、是否与历史数据匹配、是否存在重复申报等），汇总形成企业总预算草案，反馈各部门沟通修订。步骤4：预算审批与执行修订后的总预算草案提交总经理办公会审议，董事会审批通过后正式下达。各部门严格按照审批后的预算执行，财务部实时监控预算执行进度。步骤5：预算调整与分析执行过程中因特殊情况确需调整预算的，由部门提交《预算调整申请表》（见表3），说明调整原因、金额及影响，按原审批流程报批；财务部每月编制《预算执行情况分析表》（见表4），对比实际执行与预算差异，提出改进建议。（三）配套表单模板表1：年度预算目标分解表部门预算项目年度目标季度分解责任人备注销售部市场推广费50万元12.5万元/季度*经理按季度投放研发部研发费用100万元25万元/季度*总监含设备采购表2：部门预算申报表申报部门申报期间预算项目申报金额测算依据负责人签字日期采购部2024年度原材料采购300万元上年消耗量1200吨×单价2500元*经理2023-10-15表3：预算调整申请表申请部门原预算金额调整后金额调整金额调整原因审批意见生产部80万元95万元+15万元生产线升级导致备件采购增加总经理：*表4：预算执行情况分析表部门预算金额执行金额执行率差异额差异分析改进措施行政部20万元18万元90%-2万元办公用品集中采购节约成本继续优化采购流程（四）关键控制与风险提示权限控制：预算调整金额超过10万元的，需额外提交董事会审批；数据准确：预算申报需附业务合同、历史数据等支持性文件，保证测算依据充分；执行监控：财务部每月对预算执行偏差率超过±10%的部门进行预警，要求提交书面说明；责任追溯：严禁无预算、超预算支出，因特殊情况超预算且未履行调整审批程序的，由部门负责人承担相应责任。三、资金支付内部控制（一）适用情境与触发条件发生采购货款、费用报销、工程款项、员工借款等业务需支付资金时；大额资金（单笔超过50万元）支付或对外投资、资金拆借等特殊资金业务时。（二）标准化操作流程步骤1：支付申请业务经办人根据合同、审批通过的预算或费用单据，填写《资金支付申请表》（见表5），注明收款方信息、支付金额、用途、合同编号等，附相关合同、发票、验收单等原始凭证。步骤2：业务部门审核部门负责人审核支付申请的业务真实性（如采购业务需核查入库单、验收单）、合规性（是否符合预算、是否履行审批流程），签字确认后提交财务部。步骤3：财务部复核财务专员核对支付申请与原始凭证的一致性（如发票抬头、金额、税号是否正确），检查审批流程是否完整、是否符合资金支付制度（如是否超权限、是否符合“三重一大”决策要求），复核无误后提交财务经理。步骤4：大额支付审批单笔支付金额50万元以下的，由财务经理审批；50万元以上（含50万元）的，需提交总经理审批；100万元以上（含100万元）的，需提交董事会审批。审批人在《资金支付审批表》（见表6）中签署意见。步骤5：资金支付与记账出纳根据审批通过的支付申请，通过企业网银、银行承兑汇票等方式办理支付，保证收款方信息与申请一致；支付后及时取得支付回单，交财务会计进行账务处理，登记《资金支付台账》（见表7）。（三）配套表单模板表5：资金支付申请表申请部门申请人日期收款方名称收款账号开户行采购部*经办人2024-03-01A材料有限公司6222工商银行XX支行支付金额大写：人民币壹拾万元整小写：¥100,000.00用途购买钢材货款合同编号附件清单1.购销合同；2.增值税专用发票；3.入库验收单业务负责人签字：*财务经理审核：*总经理审批：*表6：资金支付审批表支付金额用途申请人审核环节审批意见审批人日期80万元设备采购款*经办人业务部门审核同意支付*经理2024-03-02财务部复核核对无误*财务经理2024-03-02总经理审批同意支付*总经理2024-03-03表7：资金支付台账日期申请部门收款方支付金额支付方式用途审批人回单号2024-03-03采购部A材料公司10万元网银转账货款*总经理20240303001（四）关键控制与风险提示不相容岗位分离：支付申请与审批、资金支付与账务登记岗位必须分离，严禁一人兼任；印章管理：银行预留印鉴由财务经理和出纳分别保管，实行“人印分离”，严禁携带印章外出；支付复核：大额支付前需与收款方电话核对账户信息，防止诈骗；禁止事项：严禁无审批支付、虚假支付、违规拆借资金，支付后5个工作日内需将原始凭证整理归档。四、费用报销内部控制（一）适用情境与触发条件员工因公发生差旅费、办公费、业务招待费等需报销费用时；部门发生集体费用（如会议费、培训费）需报销时。（二）标准化操作流程步骤1：费用发生与单据收集员工因公消费时，应取得合法合规的原始凭证（如增值税发票、财政票据等），发票需注明单位名称、税号、费用明细，且与实际业务相符；如发生跨月费用，需在费用发生后15个工作日内提交报销申请。步骤2：报销单填写与初审员工填写《费用报销单》（见表8），注明报销事由、费用明细、金额、附件张数，粘贴原始凭证（按票据大小从下往上、从右往左粘贴，附件需折叠整齐）；部门负责人对报销的真实性、合理性进行初审，签字确认。步骤3：财务部审核财务专员审核报销单据的合规性：发票真伪（通过国税平台查验）、抬头是否为企业全称、费用是否符合报销标准（如差旅费住宿标准、业务招待费占比是否超标）、审批流程是否完整；对不符合要求的单据，退回经办人补充或更正。步骤4：复核与审批财务经理对审核通过的报销单进行复核，重点核查大额费用、异常费用（如月度报销金额突增）；根据费用金额分级审批：5000元以下由财务经理审批，5000元以上（含5000元）由总经理审批。步骤5：费用支付与账务处理出纳根据审批通过的报销单，通过银行转账或现金方式支付报销款项（现金支付需填写《借款单》，冲抵借款后多退少补）；财务会计根据报销单及支付回单，计入相关费用科目，登记《费用台账》（见表9）。（三）配套表单模板表8：费用报销单报销人部门日期报销期间附件张数金额合计*员工销售部2024-03-052024年2月83,500元费用明细类型金额日期事由备注差旅费2,000元2024-02-20参加展会交通费500元，住宿1500元业务招待费1,500元2024-02-25客户接待附3人用餐清单部门审核同意报销*经理财务审核票据合规*专员总经理审批同意支付*总经理出纳支付已转账*出纳表9：费用台账日期报销人部门费用类型报销金额审批人科目2024-03-05*员工销售部差旅费2,000元*总经理销售费用-差旅费2024-03-06*员工行政部办公费800元*财务经理管理费用-办公费（四）关键控制与风险提示票据合规：严禁取得虚开发票、过期发票或与业务无关的发票，发票抬头、税号等信息必须准确无误；标准控制：严格执行费用报销标准（如国内差旅住宿标准为500元/晚/人，业务招待费不得超过年度销售收入的5‰），超标准部分需提交总经理特批；时限要求：费用需在发生后1个月内报销，逾期未报销的需提交书面说明，经总经理审批后方可办理；责任追溯：对虚假报销、重复报销的行为，一经查实将追究相关人员责任，情节严重者解除劳动合同并追偿损失。五、资产管理内部控制（一）适用情境与触发条件企业购置、接受捐赠、内部调拨固定资产、无形资产等时；资产发生转移、报废、盘盈、盘亏等变动时；定期进行资产盘点与清查时。（二）标准化操作流程步骤1：资产购置申请资产使用部门根据业务需求，填写《资产购置申请表》（见表10），说明资产名称、规格、数量、预算金额、用途等，附技术参数及市场调研报告，按审批流程报批（金额5万元以下由部门负责人审批，5万元以上由总经理审批）。步骤2：资产验收与入账资产购置后，由使用部门、行政部（或资产管理部门）、财务部共同验收，填写《资产验收单》（见表11），核对资产数量、规格、质量是否与合同一致；验收合格后，行政部建立《资产台账》（见表12），财务部根据发票、验收单进行资产入账，计提折旧或摊销。步骤3：资产日常管理行政部负责资产的登记、标签粘贴、定期维护，明确资产保管责任人；资产调拨需填写《资产调拨单》（见表13），经调出/调入部门负责人及财务部审批后，更新台账信息；资产报废由使用部门提交《资产报废申请表》（见表14），说明报废原因、残值估计，经技术鉴定、财务部审核、总经理审批后，处置残值并核销台账。步骤4：资产盘点与清查财务部会同行政部、使用部门每季度进行一次资产盘点，编制《资产盘点表》（见表15），核对账、卡、物是否一致；对盘盈、盘亏资产，查明原因后，填写《资产盘盈盘亏报告表》（见表16），按审批权限报批（盘亏/毁损金额1万元以下由总经理审批，1万元以上由董事会审批），及时调整账务处理。（三）配套表单模板表10：资产购置申请表申请部门申请人日期资产名称规格型号数量预算金额研发部*工程师2024-03-10实验检测设备XY-20001台15万元用途提升产品检测精度技术参数精度±0.001mm附件清单3年质保审批意见部门负责人同意购置*总监财务部审核预算充足*经理总经理审批表11：资产验收单资产名称规格型号数量购置日期供应商验收日期验收结果实验检测设备XY-20001台2024-03-15B科技公司2024-03-18合格使用部门研发部保管人*技术员验收人签字行政专员、财务专员表12：资产台账资产编号名称规格型号购置日期原值使用部门保管人折旧年限净值状态ZC20240301实验检测设备XY-20002024-03-1515万元研发部*技术员5年12万元在用表13：资产调拨单调出部门调入部门资产名称资产编号调拨原因调拨日期保管人变更行政部销售部笔记本电脑ZC202301业务需要2024-03-20经理→专员调出部门签字*行政主管调入部门签字*销售经理财务部审核*财务经理表14：资产报废申请表资产名称资产编号购置日期原值已提折旧净值报废原因残值估计办公桌ZC2021052021-06-012,000元1,600元400元使用年限到期200元使用部门行政部审批意见同意报废*总经理处理结果变卖收入冲减资产损失表15：资产盘点表盘点日期盘点部门资产编号账面数量实盘数量盘盈/盘亏差异原因2024-03-25财务部、行政部ZC20230210盘亏1台保管人离职未交接表16：资产盘盈盘亏报告表资产名称资产编号盘盈/盘亏数量金额原因分析处理意见审批人办公椅ZC202306盘亏1把300元保管不当丢失由保管人赔偿50%*总经理（四）关键控制与风险提示职责分离：资产购置、验收、保管、处置岗位分离，严禁同一部门全程负责；标签管理：所有资产需粘贴唯一资产编号标签，便于盘点与追溯；定期盘点：季度抽查、年度全面盘点，保证账实相符，对盘盈盘亏资产需在30日内完成审批及账务处理；处置规范：资产报废需经专业技术人员鉴定，严禁擅自处置或低价转让，残值收入需及时入账。六、财务报告编制与审核内部控制（一）适用情境与触发条件月度、季度、年度财务报告编制前；对外报送财务报告（如税务机关、投资者、银行等）时；内部管理需使用财务分析报告时。（二）标准化操作流程步骤1：数据收集与整理各业务部门在每月5日前向财务部提供相关业务数据（如销售台账、成本明细、费用数据）；财务会计根据原始凭证、记账凭证整理会计账簿数据，保证数据完整、准确。步骤2：财务报表编制总账会计根据账簿数据，按照《企业会计准则》编制资产负债表、利润表、现金流量表及所有者权益变动表，填写《财务报表编制底稿》（见表17），注明报表项目数据来源及勾稽关系。步骤3：财务分析撰写财务经理组织对财务数据进行分析，包括盈利能力（毛利率、净利率）、偿债能力（资产负债率、流动比率）、运营能力（应收账款周转率、存货周转率）等指标，编制《财务分析报告》（见表18），分析差异原因，提出管理建议。步骤4：报告审核与批准财务报表及分析报告首先由财务经理审核，核查报表数据准确性、勾稽关系正确性、分析内容合理性；审核通过后提交总经理审批，月度/季度报告由总经理审批，年度报告需提交董事会审批。步骤5：报告报送与归档审批后的财务报告按需报送至相关部门或外部机构，报送时需加盖财务专用章及骑缝章；财务部留存纸质版