办公室日常工作流程操作手册

办公室日常工作流程操作手册一、引言本手册旨在规范办公室日常工作流程，明确各环节操作标准，提升团队协作效率与工作质量，适用于全体办公人员参考执行。二、日常办公基础流程（一）考勤管理1.打卡要求全体人员需在工作日早9点前、晚6点后完成指纹/人脸识别打卡（特殊岗位按排班要求执行）。因公务外出无法打卡时，需提前通过OA系统提交《外出报备单》，注明外出事由、时间及地点。2.请假与调休请假：提前1个工作日提交《请假申请单》（含病假、事假、年假等），经直属上级审批后交至行政部备案；突发紧急情况需当日请假的，需先电话向直属上级说明，24小时内补填申请单。调休：需提前与团队成员协调工作交接，填写《调休申请单》经审批后执行，调休周期内完成工作补位。（二）办公环境维护1.卫生值日按部门值日表轮流执行，每日下班前需完成工位整理、公共区域（会议室、茶水间）清洁，确保桌面无杂物、地面无垃圾、电器设备关闭电源。2.安全检查每周五下班前，各部门指定人员检查门窗锁闭、电源关闭、重要文件收纳情况，发现隐患（如漏水、电路异常）立即报行政部处理。（三）办公设备使用与维护1.电脑与网络开机后需登录公司域账号，严禁私装非授权软件；遇到系统故障或网络异常，先尝试重启设备，若问题持续，联系IT部门（内线：8001）。重要文件需每日备份至公司云盘，个人设备禁止存储涉密资料。2.打印与复印设备打印前确认打印机型号（A4/A3）与纸张类型，使用后及时取走文件，避免泄露敏感信息；设备卡纸或缺墨时，参照机身操作指南处理，无法解决时联系行政部。三、会议管理流程（一）会前准备1.议题收集与确认会议发起者需提前2个工作日向参会人员征集议题，整理后形成《会议议题清单》，明确讨论优先级与预计时长。2.会议通知通过OA系统发送会议通知，包含时间、地点、议题、参会人员、需准备的材料（如数据报表、方案草案），重要会议需电话提醒关键人员。3.场地与物资准备会议室使用需提前在“会议室预约系统”登记，会议前1小时检查投影、音响、麦克风等设备是否正常，准备会议资料、茶水、纸笔。（二）会中执行1.会议记录指定记录员（或使用录音转文字工具）记录会议要点、决策事项、责任人与完成时限，会议结束前需向全员确认记录准确性。2.决策执行跟踪主持人需明确每项决策的执行路径，避免“议而不决”；临时议题需评估必要性，非紧急事项可纳入后续会议讨论。（三）会后跟进1.会议纪要分发记录员需在会议结束后24小时内完成《会议纪要》，经主持人审核后，通过OA系统发送至参会人员及相关协作部门。2.任务督办行政部每周汇总各会议决策的执行进度，通过邮件或OA系统向责任人发送提醒，逾期未完成需说明原因并调整计划。四、文件与资料管理流程（一）收文处理1.签收与登记行政部收到外部文件（函件、快递）或内部流转文件后，需在《收文登记表》中记录文号、来源、主题、收文时间，标注“急件”“密件”等特殊属性。2.拟办与传阅行政部根据文件内容拟办意见（如“请财务部阅办”“请总经理批示”），经部门负责人签字后流转；涉密文件需专人传递，禁止通过公共网络传输。传阅人员需在《文件传阅单》签字确认，急件需在4小时内完成传阅，普通文件24小时内反馈意见。（二）发文管理1.拟稿与审核发文部门拟稿后，需经部门负责人审核（检查格式、内容准确性），重要文件需法务部合规性审查。2.签发与印发经分管领导签发后，行政部统一编号（如“XX办发〔2024〕X号”），通过OA系统发布或打印盖章后分发，电子版需设置访问权限。（三）档案管理1.分类与归档按“年度-部门-事项”分类整理文件，纸质档案需装订成册、标注页码，电子档案同步上传至公司档案系统，确保“一案一卷”。2.借阅与销毁借阅档案需填写《档案借阅单》，注明用途与归还时间，密级档案需总经理审批；归还时检查档案完整性。到期档案（如超过保管期限的普通文件）由行政部提出销毁申请，经审批后统一销毁，留存销毁清单。五、沟通协作流程（一）内部沟通1.即时沟通日常事务通过企业微信/钉钉沟通，需注明事项背景与需求（如“请协助提供Q3销售报表，用于周报汇报”）；重要决策或争议事项需同步邮件留痕。2.汇报机制日报：每日下班前通过OA系统提交，含当日工作成果、问题与明日计划，字数控制在300字内。周报/月报：按模板汇总本周/月工作，突出重点成果与待协调事项，经直属上级审核后提交。（二）外部沟通1.客户接待提前1天确认客户到访时间、人数、需求，准备接待资料（公司介绍、案例手册），接待时需着正装，会议室提前调试设备，会后24小时内发送《接待纪要》与跟进计划。2.函件往来对外发函需经法务审核，回复外部函件需在3个工作日内完成，重要函件需抄送分管领导；快递函件需选择可追踪的物流方式，留存底单。六、应急与异常处理（一）设备故障处理1.报修流程发现设备故障（如打印机卡纸、网络中断），先查看设备操作指南尝试解决；无法处理时，通过OA系统提交《设备报修单》，注明故障现象、发生时间，IT/行政部需在2小时内响应。2.临时替代方案设备维修期间，需协调备用设备（如借用其他部门打印机、使用个人热点应急办公），确保核心工作不受影响。（二）突发事务处理1.临时会议与任务接到临时会议通知时，需优先确认是否与现有工作冲突，若冲突需协调同事代办；紧急任务需按“客户优先、重大项目优先”原则调整工作计划，同步向直属上级说明。2.舆情与安全事件发现负面舆情或安全隐患（如文件泄露、办公区域火情），第一时间向行政部与分管领导报告，按《应急预案》配合处理，严禁擅自对外发布信息。七、附则1.本手册自发布之日起执行，由行政部负责