《行政能力与实践》课件-3.2学流程训技能1：会前筹备与策划（二）

通用行政能力与实践会前筹备与策划01学习任务四会议物资的准备学习任务四会议物资的准备(一)会前需准备的会议材料种类指导性文件：包括上级发布的政策性和工作部署性文件、上级指示文书以及召开会议的依据等。1主题性文件：涵盖致辞稿、领导人讲话稿、代表或嘉宾发言材料、经验介绍或总结材料等。2程序性文件：包括议程和日程安排、选举程序、表决程序及相关规则等。3参考性文件：如统计数据、与会议主题相关的参考资料等。4管理性文件：包括会议通知、议事规则、参会人员资格证明、会议须知、保密制度及工作安排等。5学习任务四会议物资的准备(二)会议物资类物品准备物资类物品的准备相对复杂，因此，需要预先制定详尽的物资准备计划。这一计划应依据会议的议程、日程安排以及预算等因素来制定，明确列出所需物品清单、来源、数量、单价及其相关费用。该计划将作为会议方案的附件，提交给会议负责人或组织方进行审定，并指定专人负责执行，通常由会务组或采购部门具体负责落实。学习任务四会议物资的准备(二)会议物资类物品准备常用物品如笔、墨水、纸张、簿册等文具，以及会议证件和座牌的制作。印刷设备如打印机、复印机、扫描仪等。会场基本设施包括桌椅、照明设备、通风设备、卫生用品等。会场装饰用品如会标、会徽、花卉、会场指示牌、旗帜、展板、海报、地毯等。视听器材涵盖麦克风、音响设备、屏幕、摄像机、录音笔、幻灯机、视频会议系统、投影仪、黑板/白板、电子书写板、光盘、翻译系统等。专门用品如颁奖证书与奖品、鲜花，选举用的选票和投票箱，以及开幕式剪彩所需的彩带和剪刀等。02学习任务五会场布置学习任务五会场布置(一)会场布置常用类型会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同的意义、气氛和效果，适用于不同的会议目的。日常工作会议的会场布置形式多为圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、T形、马蹄形，体现民主与团结的气氛。座谈会、讨论会的会场布置半圆形、马蹄形、六角形、八角形、回字形，使人有轻松、亲切之感。学习任务五会场布置(一)会场布置常用类型会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同的意义、气氛和效果，适用于不同的会议目的。中型会议的会场布置而字形、扇面形，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置星点式、众星拱月为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。学习任务五会场布置(二)会场布置的内容会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式。1安排会议座次：横排法、竖排法、左右排列法。2布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。3布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景（会标、会徽等）。4学习任务五会场布置(三)会场布置的形式相对式1相对式布局又可分为礼堂式（剧院式）、“而”字形和教室式。每种形式都有其特定的适用场景，如礼堂式适用于大型正式会议，“而”字形和教室式则更适用于教育培训类会议。学习任务五会场布置(四)会场布置的形式全围式2全围式布局包括圆形、椭圆形、多边形、长方形和“回”字形等多种形式。这种布局适用于小型会议，特别是需要深入讨论、座谈或协商的会议。此外，国际会议也常采用圆桌型布置。学习任务五会场布置(四)会场布置的形式半围式3半围式布局介于相对式和全围式之间，常见的形式有“T”形、“U”形（马蹄形）和桥形等。这种布局适用于中小型工作会议或研讨会，因为它能够提供一个既开放又集中的交流环境。学习任务五会场布置(四)会场布置的形式分散式4分散式布局将会场划分为多个中心，每个中心设有一桌席，常见的形状有方桌形和“V”字形等。这种布局适用于规模较大的联欢茶话会等。学习任务五会场布置(四)会场布置的形式其他类型的会场布局5除了上述常见的布局形式外，还有一种鱼骨式摆台样式，它特别适用于小型的培训会议。鱼骨式布局以其独特的形状和灵活性，为会议提供了更多的可能性。此外，为了满足不同主办方的需求，有时也会将多种会议布局混用，或者根据主办方的要求进行个性化布局。学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧1.主席台座次的排列座次礼仪是指在各类会议中，座次安排所应遵循的一系列礼仪规范。前为上、中为上原则。这是第一原则，也是国际通用原则。右为上原则。依照国际惯例，右为上。即以右为上，以左为下；以右为尊，以左为卑；以右为客，以左为主。但这个原则只在涉外场合适用。席次设计一般遵循前排高于后排、中间高于两侧、左侧高于右侧的原则，但在实际操作中需要根据不同的会议主题、参会范围及会场情况灵活调整。政务类型以及中国体制系统内的相关会议的座次安排，是以左为尊；而商务和外交会议中，则是以右为尊。学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧2.国内会议主席台的座次安排国内会议主席台座次按照职务高低，从中间向两边，面向台下先左后右的顺序排列。具体排列方法依情况而定，可分为：当领导人数为奇数时，1号领导居中，2号领导位于1号领导的左手边，3号领导位于1号领导的右手边。学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧当领导人数为偶数时，存在两种情况：偶数双中心：若主席台上领导人数为偶数，且1、2号领导级别相近，则他们同时居中，2号领导位于1号领导的左手边，3号领导位于1号领导的右手边。此为常见的座次排列方式。偶数单中心：若1号领导级别明显高于其他领导，则其仍可单独居中，且其左右间隙应大于其他领导。此时，2号领导坐在1号领导的左手边，3号领导坐在1号领导的右手边。为更加凸显1号领导的地位，即使主席台显得不够对称，也常将1号领导安排在相对居中的位置。学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧3.国际会议主席台的座次安排按照国际礼仪惯例，国际会议的座次安排与国内政务类会议相反。即主办方身份地位最高者居中，但其他来宾则按照国际礼宾次序先右后左向两边排列。这是因为中国传统礼仪以左为贵，而国际惯例则以右为尊。学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧4.主持人和发言人座次安排主持人坐席：会议主持人，又称大会主席其座次位置有三种：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但又不宜安排其就座于后排。发言者席位：在正式会议上发言者发言时的位置一般有两种：一是主席团的正前方；二是主席台的右前方（面向观众席的方向）。学习任务五会场布置(五)主席台布置技巧5.主席台座次安排注意事项第一当无上级部门领导到会时，按照本单位领导职务高低依次排列。第二当有上级部门领导到会时，应将其安排在正中位置，两侧则安排本单位主要领导。第三当有上级机关干部到会时，应安排在本单位主要领导之后。第四当上级有多个层次的机关干部到会时，应以机关级别高低安排座次，而非以个人职务高低安排。第五当有离退休老干部与会时，应按照老干部离退休之前的职务，将其安排在现职领导之前的位置。学习任务五会场布置(六)会议座次安排1.横排法横排法横排法是将每个代表团、小组、单位的座席排成纵向一列，然后按照组别顺序，以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。竖排法是将参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按组别顺序从前向后依次纵向排列。学习任务五会场布置(六)会议座次安排2.竖排法竖排法左右排列法的要领是，将每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。学习任务五会场布置(六)会议座次安排3.左右排列法左右排列法学习任务五会场布置(六)会议座次安排4.相对式相对式的排法适用于同部门或同单位的会议。在礼堂式会场中，一般分为两种情况：在设有主席台的会议中，代表座次与主席台相反，职务最高者居中，按先右后左、前高后低的顺序依次排列。在不设主席台的会议中，可设主要参会人员坐席，职务最高者居中，按职务先左后右的顺序排列后，其他参会人员的座次与主要参会人员座次顺序保持一致。学习任务五会场布置(六)会议座次安排4.相对式在小型会议里，相对式座次安排方式多用于公务性会客，通常又分为两种情况。双方就座后，一方面对正门，另一方背对正门。按照中国传统礼仪，“面门为上”，即面对正门之座为上座，可请客人或上级领导就座，而主人坐背对正门之座。学习任务五会场布置(六)会议座次安排4.相对式在小型会议里，相对式座次安排方式多用于公务性会客，通常又分为两种情况。双方就座于室内两侧，面对面就座。此时讲究进门后“以右为上”，即进门后右侧座位为上座，应请客人或上级领导就座。学习任务五会场布置(六)会议座次安排5.并列式并列式又称“同侧平坐式”，即宾主双方并排就座，表示双方地位相仿、关系密切。具体有以下两种情况：双方一同面门就坐。与外宾会谈时，按国际惯例“以右为上”，主人请客人就座于自己的右侧。若双方不止一人，则双方的其他人员可各自分别在主人或主宾的一侧，按身份高低依次就座。与上级领导会谈时，则“以左为尊”，请上级领导就座于左侧。需注意的是，上级单位来本级单位召开现场工作会时，不能仅根据带队领导和本单位领导级别来决定。无论带队领导级别高低都代表上级单位，需要妥当安排席次。双方一同在室内的右侧或左侧就座，遵循“以远为上”原则，即距门较远之座为上座，应让客人就座，主人坐距门较近的座位。学习任务五会场布置(六)会议座次安排5.并列式注：A为上级领导，