进货查验和查验记录制度范本(2篇)

进货查验和查验记录制度范本(2篇)进货查验和查验记录制度范本一一、总则为加强企业采购管理，保障所采购产品的质量安全，维护企业和消费者的合法权益，依据相关法律法规和企业实际经营需求，特制定本进货查验和查验记录制度。本制度适用于企业所有涉及产品采购的部门和环节。二、进货查验的主体与职责1.采购部门采购部门是进货查验的发起和执行主体之一。负责在采购过程中，对供应商的基本资质进行初步审核，包括供应商的营业执照、生产许可证等相关证照。在签订采购合同前，向供应商索取产品的质量标准、检验报告等资料，并对资料的完整性和有效性进行初步检查。同时，负责与供应商沟通协调，确保供应商按照合同要求提供符合质量标准的产品。2.质量控制部门质量控制部门在进货查验中承担关键的技术审核和检验职责。负责对采购部门提供的供应商资料进行详细审核，评估供应商的质量保证能力。在产品到货后，按照企业的检验标准和流程对产品进行抽样检验或全检。对于需要进行专业检测的产品，及时委托有资质的第三方检测机构进行检测，并对检测结果进行分析和判断。3.仓库管理部门仓库管理部门负责在产品到货时，对产品的数量、规格、包装等进行外观检查。核对产品的到货数量与采购合同、送货单是否一致，检查产品包装是否完好，有无破损、变形等情况。对于不符合要求的产品，及时通知采购部门和质量控制部门进行处理。同时，负责对查验合格的产品进行妥善存储和保管。三、进货查验的内容1.供应商资质查验-营业执照：检查供应商的营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖所供应的产品。营业执照是企业合法经营的基本凭证，确保供应商具有合法的经营资格。-生产许可证：对于需要取得生产许可证的产品，如食品、药品、特种设备等，严格查验供应商的生产许可证。核实生产许可证的编号、有效期、许可范围等信息是否与所供应的产品相符。-其他资质证书：根据产品的特点和行业要求，查验供应商的其他相关资质证书，如质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书、产品认证证书等。这些证书可以反映供应商的管理水平和产品质量保证能力。2.产品质量文件查验-质量标准：要求供应商提供所供应产品的质量标准，该标准应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。对质量标准进行详细审核，确保其明确规定了产品的技术指标、检验方法、包装要求等内容。-检验报告：索取产品的近期检验报告，检验报告应由有资质的检验机构出具。检查检验报告的内容是否完整，包括检验项目、检验结果、检验日期等信息。核对检验结果是否符合产品质量标准的要求。-产品说明书：审查产品说明书的内容是否准确、完整，包括产品的性能、用途、使用方法、注意事项等信息。产品说明书应能够为用户提供清晰的使用指导，确保产品的正确使用和安全。3.产品实物查验-外观检查：对产品的外观进行仔细检查，包括产品的色泽、形状、尺寸、表面光洁度等方面。检查产品是否有明显的瑕疵、缺陷、损伤等情况。对于包装产品，还要检查包装的完整性、标识的清晰度等。-数量和规格核对：按照采购合同和送货单的要求，核对产品的数量和规格是否一致。确保所收到的产品数量准确无误，规格符合企业的使用需求。-性能测试：对于一些需要进行性能测试的产品，如电子产品、机械设备等，按照企业的检验标准和方法进行性能测试。测试项目应涵盖产品的主要性能指标，确保产品能够正常运行和满足使用要求。四、进货查验的流程1.采购前查验-供应商筛选：采购部门根据企业的采购需求，通过市场调研、行业推荐等方式筛选潜在的供应商。对供应商的基本情况进行初步了解，包括供应商的信誉、生产能力、产品质量等方面。-资质审核：采购部门向潜在供应商索取相关资质证书和产品质量文件，并进行初步审核。对于审核合格的供应商，列入企业的合格供应商名录。-合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确产品的规格、数量、质量标准、价格、交货期等条款。在合同中应约定供应商应提供的产品质量文件和检验报告等资料。2.到货查验-到货通知：仓库管理部门在产品到货后，及时通知采购部门和质量控制部门。同时，对产品的到货情况进行初步登记，包括到货时间、供应商名称、产品名称、数量等信息。-外观和数量检查：仓库管理部门首先对产品的外观和数量进行检查。如发现产品有明显的外观缺陷或数量不符的情况，及时记录并通知采购部门和供应商。-质量文件查验：采购部门收集供应商提供的产品质量文件，如质量标准、检验报告等，并提交给质量控制部门进行审核。质量控制部门对质量文件进行详细审查，确保其符合要求。-产品检验：质量控制部门按照企业的检验标准和流程对产品进行检验。对于一般产品，可采用抽样检验的方法；对于重要产品或质量要求较高的产品，可进行全检。检验过程中，严格记录检验数据和结果。3.检验结果处理-合格产品处理：经检验合格的产品，质量控制部门出具检验合格报告。仓库管理部门将合格产品办理入库手续，按照规定进行存储和保管。-不合格产品处理：对于检验不合格的产品，质量控制部门出具检验不合格报告，并及时通知采购部门和供应商。采购部门与供应商协商处理方案，如退货、换货、降价处理等。在处理不合格产品的过程中，要做好记录，包括处理时间、处理方式、处理结果等信息。五、查验记录的管理1.记录内容-供应商信息：记录供应商的名称、地址、联系方式、营业执照编号、生产许可证编号等信息。-产品信息：记录产品的名称、规格、型号、数量、批次号等信息。-质量文件信息：记录所索取的产品质量标准、检验报告等文件的编号、日期、内容等信息。-检验信息：记录产品的检验项目、检验方法、检验结果、检验日期等信息。对于不合格产品，详细记录不合格的项目和情况。-处理信息：记录不合格产品的处理方式、处理时间、处理结果等信息。2.记录方式-纸质记录：采用纸质表格或文件的形式进行记录，确保记录内容清晰、完整。纸质记录应妥善保存，防止损坏和丢失。-电子记录：利用企业的信息化管理系统，建立进货查验和查验记录数据库。将相关信息及时录入数据库，实现记录的电子化管理。电子记录应具备备份和安全防护措施，确保数据的安全性和可靠性。3.记录保存期限查验记录的保存期限应符合国家相关法律法规和企业的管理要求。一般情况下，查验记录应保存至产品销售后一定期限，如食品类产品的查验记录应保存不少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。六、监督与考核1.内部监督企业内部审计部门定期对进货查验和查验记录制度的执行情况进行监督检查。检查内容包括供应商资质审核是否严格、产品质量文件查验是否到位、产品检验流程是否规范、查验记录是否完整准确等方面。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.外部监督积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供进货查验和查验记录等相关资料。对于政府部门提出的整改要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给政府部门。3.考核机制建立进货查验和查验记录工作的考核机制，将相关工作纳入部门和个人的绩效考核体系。对在进货查验工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励；对工作不力、违反制度规定的部门和个人进行批评和处罚。进货查验和查验记录制度范本二一、制度背景与目的在市场竞争日益激烈和消费者对产品质量要求不断提高的背景下，企业的进货质量直接关系到企业的生存和发展。为了确保所采购的产品符合质量标准和法律法规要求，保障企业的生产经营活动顺利进行，特制定本进货查验和查验记录制度。本制度旨在规范企业的进货查验行为，加强对采购产品的质量控制，通过建立完善的查验记录体系，实现产品质量的可追溯性。二、进货查验的组织架构及职责分工1.高层管理团队高层管理团队负责制定企业的进货查验战略和政策，明确进货查验工作的目标和方向。审批进货查验和查验记录制度，确保制度的有效性和合法性。定期听取进货查验工作的汇报，对重大问题进行决策和协调。2.采购决策小组采购决策小组由采购部门、质量控制部门、技术部门等相关人员组成。负责评估供应商的综合实力，包括供应商的技术水平、生产能力、价格优势等方面。参与采购合同的谈判和签订，确保合同条款符合企业的利益和质量要求。对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商的选择、采购方式的确定等。3.采购执行人员采购执行人员负责具体的采购操作，按照采购计划和合同要求与供应商进行沟通和协商。及时向供应商索取产品的相关资料和质量文件，确保资料的真实性和完整性。跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.质量检验人员质量检验人员负责对采购产品进行质量检验。制定检验标准和检验流程，确保检验工作的科学性和规范性。对检验结果进行准确记录和分析，及时发现产品质量问题并提出处理建议。对检验设备进行定期维护和校准，保证检验结果的准确性。5.仓库管理人员仓库管理人员负责产品的入库和存储管理。在产品到货时，对产品的外观、数量、包装等进行初步检查。按照规定的存储条件对产品进行妥善保管，防止产品在存储过程中受到损坏或变质。配合质量检验人员进行产品的抽样检验工作。三、进货查验的具体内容与标准1.原材料查验-化学组成分析：对于化工原材料，采用化学分析方法对其化学成分进行检测，确保其符合产品生产的要求。例如，对于钢铁原材料，检测其碳、硅、锰、硫、磷等元素的含量。-物理性能测试：对原材料的物理性能进行测试，如硬度、强度、韧性、密度等。通过测试结果判断原材料是否满足产品的使用性能要求。-纯度检验：对于一些高纯度要求的原材料，如电子级化学品，进行纯度检验。采用高精度的分析仪器，确保原材料的纯度达到规定标准。2.零部件查验-尺寸精度检测：使用量具对零部件的尺寸进行检测，确保其符合设计图纸的要求。对于关键尺寸，要进行多次测量，保证尺寸的准确性。-装配性能检验：将零部件进行试装配，检查其装配的难易程度和装配后的配合精度。确保零部件能够顺利装配到产品中，并且不会影响产品的整体性能。-外观质量检查：检查零部件的外观是否有瑕疵、划痕、裂纹等缺陷。外观质量不仅影响产品的美观度，还可能影响产品的使用性能和可靠性。3.成品查验-功能测试：对成品的各项功能进行全面测试，确保其能够正常运行。按照产品的使用说明书和技术要求，对成品的功能进行逐一验证。-性能指标检测：检测成品的各项性能指标，如功率、效率、速度、精度等。将检测结果与产品的标准性能指标进行对比，判断成品是否合格。-安全性检验：对于涉及人身安全和财产安全的成品，进行安全性检验。检查成品是否符合相关的安全标准和法规要求，如电气安全、机械安全等。四、进货查验的流程与方法1.查验准备阶段-收集信息：采购执行人员在采购前，收集供应商的相关信息，包括供应商的历史业绩、市场口碑、产品质量状况等。同时，了解产品的市场价格和质量水平，为采购决策提供参考。-制定计划：质量检验人员根据采购产品的特点和要求，制定详细的检验计划。明确检验项目、检验方法、检验数量、检验时间等内容。-准备设备和工具：质量检验人员准备好检验所需的设备和工具，如量具、仪器、试剂等。对设备和工具进行调试和校准，确保其处于正常工作状态。2.到货查验阶段-文件审查：采购执行人员在产品到货后，首先审查供应商提供的文件资料，如质量证明书、检验报告、使用说明书等。检查文件的真实性、完整性和有效性。-外观检查：仓库管理人员和质量检验人员对产品的外观进行检查。检查产品的包装是否完好，产品表面是否有损坏、变形等情况。对于有明显外观缺陷的产品，及时进行记录和处理。-抽样检验：质量检验人员按照检验计划对产品进行抽样。抽样方法应科学合理，确保所抽取的样本具有代表性。对抽取的样本进行各项检验项目的检测。-全检情况：对于一些质量要求较高或价值较大的产品，进行全检。全检过程要严格按照检验标准和流程进行，确保每一个产品都符合质量要求。3.结果处理阶段-合格判定：质量检验人员根据检验结果，对产品是否合格进行判定。对于检验结果符合质量标准的产品，判定为合格产品。-不合格处理：对于检验结果不合格的产品，及时通知采购执行人员和供应商。采购执行人员与供应商协商处理方案，如退货、换货、返工等。质量检验人员对不合格产品进行标识和隔离，防止其混入合格产品中。-记录与报告：质量检验人员对检验结果进行详细记录，包括检验项目、检验数据、检验结论等信息。编写检验报告，将检验结果及时反馈给相关部门和人员。五、查验记录的要求与管理措施1.记录的准确性要求查验记录应如实反映产品的查验情况，数据准确、内容完整。记录中的各项信息应与实际检验结果一致，不得随意篡改或伪造记录。对于检验过程中的异常情况，要详细记录其发生的时间、地点、现象等信息。2.记录的完整性要求查验记录应涵盖进货查验的全过程，包括供应商信息、产品信息、检验项目、检验结果、处理情况等内容。记录应具有连续性和系统性，能够清晰地反映产品的质量状况和查验过程。3.记录的存储与保管查验记录应采用纸质和电子两种方式进行存储。纸质记录应存放在专门的文件柜中，按照时间顺序和产品类别进行分类存放。电子记录应存储在企业的服务器或数据库中，设置访问权限，确保记录的安全性。4.记录的检索与查询建立完善的记录检索和查询系统，方便相关人员对查验记录进行检索和查询。通过输入关键词、日期、产品名称等信息，能够快速准确地找到所需的记录。5.记录的保密与安全查验记录涉及企业的商业秘密和产品质量信息，应严格保密。对记录的访问和使用进行严格控制，只有经过授权的人员才能查看和使用记录。采取必要的安全措施，防止记录被泄露、篡改或丢失。六、制度的持续改进与优化1.数据分析与评估定期对进货查验和查验记录数据进行分析和评估。通过统计分析检验结果、不合格产品的分布情况、