学校综合办公室规程操作

学校综合办公室规程操作**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调行政事务、沟通内外联络、管理后勤保障等工作。为确保高效、规范的运作，特制定本规程操作，所有工作人员需严格遵守。

**二、主要职责**

综合办公室的主要职责涵盖以下几个方面：

（一）**行政事务管理**

1.负责学校各类文件的收发、登记、传阅及归档管理。

2.组织协调学校各类会议的筹备、会务安排及记录整理。

3.管理学校印章的使用，确保合规、安全。

4.负责学校办公用品的采购、领用及库存管理。

（二）**对外联络与接待**

1.负责接待来访人员，做好登记及引导工作。

2.维护学校对外形象，处理与上级单位、合作机构的日常联络。

3.协调学校与社区、企业等外部单位的合作事宜。

（三）**后勤保障服务**

1.负责学校办公区域的日常环境维护及安全检查。

2.协调水电、网络等基础设施的报修及维护工作。

3.管理学校会议室、多功能厅等公共区域的预约及使用。

**三、操作流程**

（一）**文件管理流程**

1.**收文处理**：

(1)接收文件后，需核对是否完整，并在《收文登记表》中记录日期、发件单位、文件名称、份数等信息。

(2)重要文件需立即呈报领导审阅，普通文件按部门分发给相关人员。

(3)文件传阅完毕后，及时归档至指定位置。

2.**发文处理**：

(1)根据领导指示起草文件，经审核无误后编号、盖章。

(2)通过内部系统或纸质版传送给相关单位，并记录送达情况。

(3)定期清理过期文件，做好销毁记录。

（二）**会议组织流程**

1.**会前准备**：

(1)收集会议议题，提前通知参会人员及时间地点。

(2)安排会议室布置、设备调试及茶水准备。

(3)准备会议议程及资料，分发给参会人员。

2.**会中服务**：

(1)负责签到、引导工作，确保会议有序进行。

(2)记录会议要点，整理会议纪要并分发给相关人员。

(3)处理突发情况，如设备故障或人员缺席。

3.**会后跟进**：

(1)收集会议反馈，整理待办事项清单。

(2)跟进决议执行情况，及时汇报进展。

（三）**印章使用规范**

1.**用印申请**：

(1)用印需填写《用印申请单》，注明用印事由、时间及申请部门。

(2)经主管领导审批后，方可办理用印手续。

2.**用印执行**：

(1)核对申请单信息，确认无误后进行盖章。

(2)盖章后，在申请单上签字确认，并归档备查。

(3)严禁私自用印或超出审批范围盖章。

**四、日常维护与改进**

1.**定期检查**：

(1)每月对文件管理、会议组织、印章使用等工作进行自查，确保符合规程要求。

(2)记录检查结果，对发现的问题及时整改。

2.**优化流程**：

(1)每季度收集各部门反馈，分析现有流程的不足之处。

(2)结合实际需求，提出改进建议并实施优化。

3.**培训提升**：

(1)定期组织工作人员培训，学习相关操作技能及注意事项。

(2)通过案例分析、经验分享等方式，提高工作效率。

**五、附则**

本规程操作自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。如遇特殊情况，需经主管领导批准后方可调整。

**三、操作流程（续）**

（一）**文件管理流程（续）**

1.**收文处理（续）**

(1)**电子文件接收**：

-接收电子文件时，需检查附件完整性，确认无病毒或损坏。

-在电子文档管理系统（如钉钉、企业微信或内部系统）中登记文件名称、发件人、接收时间等，并按部门分类归档。

-重要电子文件需设置访问权限，仅授权相关人员进行查阅。

(2)**文件分类标准**：

-依文件性质分为“永久”“长期”“短期”三类，分别归档至指定位置。

-临时性通知、会议材料等可归为“短期”，定期清理。

(3)**归档要求**：

-纸质文件需使用档案盒存放，标注清晰标签。

-电子文件需定期备份至服务器或外部存储设备，确保数据安全。

2.**发文处理（续）**

(1)**公文格式规范**：

-标题需明确、简洁，正文结构包括“主送单位”“正文”“附件”“落款”四部分。

-使用学校统一模板，确保字体、字号、行距符合标准（如标题用宋体二号加粗，正文用仿宋三号）。

(2)**附件管理**：

-附件需与正文一并编号，并在正文中注明“附件1”“附件2”等。

-复印件需加盖“复印件与原件一致”的证明章。

(3)**送达确认**：

-对于重要文件，需要求收件人签字或通过系统回执确认收到。

-逾期未送达的文件，需重新协调发送或电话催办。

（二）**会议组织流程（续）**

1.**会前准备（续）**

(1)**议题收集与筛选**：

-各部门提交会议议题需提前3天提交至办公室，明确议题目的、需决议事项及建议方案。

-办公室汇总后，筛选必要性议题，避免冗长会议。

(2)**会议室布置清单**：

-桌椅摆放：根据参会人数调整，确保通道通畅。

-设备调试：提前测试投影仪、麦克风、白板等设备，准备备用设备。

-物资准备：茶水、纸笔、会议议程、名牌等。

(3)**通知发布**：

-通过邮件、企业微信或公告栏发布会议通知，内容包含时间、地点、议题、参会人员及注意事项。

-对于临时会议，需在1小时内通知完毕。

2.**会中服务（续）**

(1)**签到与引导**：

-设置签到表或电子签到系统，记录参会人员姓名及部门。

-引导参会人员按座位安排就座，确保发言顺序顺畅。

(2)**会议记录要点**：

-重点记录决议事项、责任部门及完成时限。

-使用分点式记录法，如“1.决议事项A由XX部门负责，3日内完成”“2.会议纪要由办公室整理，次日发送”。

(3)**突发情况应对**：

-如设备故障，立即启动备用设备；如人员缺席，提前安排替代表达意见。

3.**会后跟进（续）**

(1)**纪要整理与分发**：

-24小时内完成会议纪要初稿，经领导审核后正式发布。

-通过内部系统或邮件分发给参会及相关未参会人员。

(2)**决议追踪表**：

-建立电子表格，记录决议事项、责任人、截止日期及实际完成情况。

-每周更新表格，对逾期事项进行催办。

（三）**印章使用规范（续）**

1.**用印申请（续）**

(1)**申请流程图**：

-申请部门→办公室审核→领导审批→办公室用印→归档

(2)**常见用印类型**：

-公文用印（如通知、合同）

-证明用印（如休假证明、资质证明）

-签字用印（如文件签署）

2.**用印执行（续）**

(1)**现场核查要点**：

-核对申请单与实际用印事项是否一致。

-检查文件边缘是否清晰可辨，避免模糊不清。

(2)**特殊用印处理**：

-涉及财务用印（如支票、发票）需双人核对，并由财务部门陪同办理。

-外单位委托用印需提供委托书及经办人身份证件。

**四、日常维护与改进（续）**

1.**定期检查（续）**

(1)**检查频率**：

-日常抽查（每日）：核对文件传阅是否及时。

-月度全面检查（每月25日）：评估流程执行情况。

-季度评估（每季度末）：分析效率瓶颈。

(2)**问题整改措施**：

-对于反复出现的问题（如会议迟到、文件丢失），需制定专项改进方案并公示。

2.**优化流程（续）**

(1)**数字化工具应用**：

-引入电子签章系统，减少纸质文件流转。

-使用在线会议平台，降低差旅成本。

(2)**跨部门协作机制**：

-建立跨部门沟通群组，实时共享信息。

-每月召开协调会，解决流程衔接问题。

3.**培训提升（续）**

(1)**培训内容清单**：

-文件管理规范（如归档标准）

-印章使用风险防范

-会议主持技巧

(2)**考核方式**：

-通过笔试或实操考核检验培训效果。

-设立“优秀员工”奖项，激励高效工作者。

**五、附则（续）**

本规程操作适用于学校综合办公室全体工作人员，需结合实际工作灵活调整。办公室每年12月30日前修订一次，确保与学校发展需求同步更新。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调行政事务、沟通内外联络、管理后勤保障等工作。为确保高效、规范的运作，特制定本规程操作，所有工作人员需严格遵守。

**二、主要职责**

综合办公室的主要职责涵盖以下几个方面：

（一）**行政事务管理**

1.负责学校各类文件的收发、登记、传阅及归档管理。

2.组织协调学校各类会议的筹备、会务安排及记录整理。

3.管理学校印章的使用，确保合规、安全。

4.负责学校办公用品的采购、领用及库存管理。

（二）**对外联络与接待**

1.负责接待来访人员，做好登记及引导工作。

2.维护学校对外形象，处理与上级单位、合作机构的日常联络。

3.协调学校与社区、企业等外部单位的合作事宜。

（三）**后勤保障服务**

1.负责学校办公区域的日常环境维护及安全检查。

2.协调水电、网络等基础设施的报修及维护工作。

3.管理学校会议室、多功能厅等公共区域的预约及使用。

**三、操作流程**

（一）**文件管理流程**

1.**收文处理**：

(1)接收文件后，需核对是否完整，并在《收文登记表》中记录日期、发件单位、文件名称、份数等信息。

(2)重要文件需立即呈报领导审阅，普通文件按部门分发给相关人员。

(3)文件传阅完毕后，及时归档至指定位置。

2.**发文处理**：

(1)根据领导指示起草文件，经审核无误后编号、盖章。

(2)通过内部系统或纸质版传送给相关单位，并记录送达情况。

(3)定期清理过期文件，做好销毁记录。

（二）**会议组织流程**

1.**会前准备**：

(1)收集会议议题，提前通知参会人员及时间地点。

(2)安排会议室布置、设备调试及茶水准备。

(3)准备会议议程及资料，分发给参会人员。

2.**会中服务**：

(1)负责签到、引导工作，确保会议有序进行。

(2)记录会议要点，整理会议纪要并分发给相关人员。

(3)处理突发情况，如设备故障或人员缺席。

3.**会后跟进**：

(1)收集会议反馈，整理待办事项清单。

(2)跟进决议执行情况，及时汇报进展。

（三）**印章使用规范**

1.**用印申请**：

(1)用印需填写《用印申请单》，注明用印事由、时间及申请部门。

(2)经主管领导审批后，方可办理用印手续。

2.**用印执行**：

(1)核对申请单信息，确认无误后进行盖章。

(2)盖章后，在申请单上签字确认，并归档备查。

(3)严禁私自用印或超出审批范围盖章。

**四、日常维护与改进**

1.**定期检查**：

(1)每月对文件管理、会议组织、印章使用等工作进行自查，确保符合规程要求。

(2)记录检查结果，对发现的问题及时整改。

2.**优化流程**：

(1)每季度收集各部门反馈，分析现有流程的不足之处。

(2)结合实际需求，提出改进建议并实施优化。

3.**培训提升**：

(1)定期组织工作人员培训，学习相关操作技能及注意事项。

(2)通过案例分析、经验分享等方式，提高工作效率。

**五、附则**

本规程操作自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。如遇特殊情况，需经主管领导批准后方可调整。

**三、操作流程（续）**

（一）**文件管理流程（续）**

1.**收文处理（续）**

(1)**电子文件接收**：

-接收电子文件时，需检查附件完整性，确认无病毒或损坏。

-在电子文档管理系统（如钉钉、企业微信或内部系统）中登记文件名称、发件人、接收时间等，并按部门分类归档。

-重要电子文件需设置访问权限，仅授权相关人员进行查阅。

(2)**文件分类标准**：

-依文件性质分为“永久”“长期”“短期”三类，分别归档至指定位置。

-临时性通知、会议材料等可归为“短期”，定期清理。

(3)**归档要求**：

-纸质文件需使用档案盒存放，标注清晰标签。

-电子文件需定期备份至服务器或外部存储设备，确保数据安全。

2.**发文处理（续）**

(1)**公文格式规范**：

-标题需明确、简洁，正文结构包括“主送单位”“正文”“附件”“落款”四部分。

-使用学校统一模板，确保字体、字号、行距符合标准（如标题用宋体二号加粗，正文用仿宋三号）。

(2)**附件管理**：

-附件需与正文一并编号，并在正文中注明“附件1”“附件2”等。

-复印件需加盖“复印件与原件一致”的证明章。

(3)**送达确认**：

-对于重要文件，需要求收件人签字或通过系统回执确认收到。

-逾期未送达的文件，需重新协调发送或电话催办。

（二）**会议组织流程（续）**

1.**会前准备（续）**

(1)**议题收集与筛选**：

-各部门提交会议议题需提前3天提交至办公室，明确议题目的、需决议事项及建议方案。

-办公室汇总后，筛选必要性议题，避免冗长会议。

(2)**会议室布置清单**：

-桌椅摆放：根据参会人数调整，确保通道通畅。

-设备调试：提前测试投影仪、麦克风、白板等设备，准备备用设备。

-物资准备：茶水、纸笔、会议议程、名牌等。

(3)**通知发布**：

-通过邮件、企业微信或公告栏发布会议通知，内容包含时间、地点、议题、参会人员及注意事项。

-对于临时会议，需在1小时内通知完毕。

2.**会中服务（续）**

(1)**签到与引导**：

-设置签到表或电子签到系统，记录参会人员姓名及部门。

-引导参会人员按座位安排就座，确保发言顺序顺畅。

(2)**会议记录要点**：

-重点记录决议事项、责任部门及完成时限。

-使用分点式记录法，如“1.决议事项A由XX部门负责，3日内完成”“2.会议纪要由办公室整理，次日发送”。

(3)**突发情况应对**：

-如设备故障，立即启动备用设备；如人员缺席，提前安排替代表达意见。

3.**会后跟进（续）**

(1)**纪要整理与分发**：

-24小时内完成会议纪要初稿，经领导审核后正式发布。

-通过内部系统或邮件分发给参会及相关未参会人员。

(2)**决议追踪表**：

-建立电子表格，记录决议事项、责任人、截止日期及实际完成情况。

-每周更新表格，对逾期事项进行催办。

（三）**印章使用规范（续）**

1.**用印申请（续）**

(1)**申请流程图**：

-申请部门→办公室审核→领导审批→办公室用印→归档

(2)**常见用印类型**：

-公文用印（如通知、合同）

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