学校综合办公室业务处理办法

学校综合办公室业务处理办法一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、提供服务保障等职责。为确保工作高效、规范、有序，特制定本办法。本办法适用于综合办公室全体工作人员及校内各部门的日常业务处理。

二、业务范围及流程

综合办公室主要处理以下业务，具体流程如下：

（一）文件管理

1.文件收发管理

(1)接收文件时，需核对文件名称、数量、密级等信息，并在《文件收发登记簿》中记录。

(2)文件传递应使用专用文件传递工具，确保安全、及时。

(3)发送文件前，需确认收件部门或人员，并在《文件发出登记簿》中登记。

2.文件归档管理

(1)定期整理文件，按类别、时间顺序排列。

(2)重大文件需进行扫描备份，并存档于电子档案库。

(3)按规定销毁过期文件，需填写《文件销毁申请表》并经审批。

（二）会议服务管理

1.会议筹备

(1)接收会议通知后，确认会议室、设备需求，并提前布置。

(2)准备会议资料，如议程、发言稿等，并分发给参会人员。

(3)检查音响、投影等设备，确保运行正常。

2.会议记录

(1)安排专人记录会议内容，包括决议事项、后续行动等。

(2)会议结束后，整理会议纪要并分发至相关部门。

（三）行政事务协调

1.日常事务处理

(1)接待来访人员，提供必要指引和信息咨询服务。

(2)协调各部门工作，解决跨部门问题。

(3)跟踪重要事项进展，及时反馈。

2.印章管理

(1)使用印章需填写《印章使用申请单》，经相关负责人审批后方可盖章。

(2)盖章后需在登记簿中记录使用时间、事由、审批人等信息。

(3)印章保管需专人负责，确保安全。

三、工作规范及要求

为提升工作效率，综合办公室工作人员需遵守以下规范：

（一）服务态度

1.工作时间需保持良好精神面貌，耐心解答咨询。

2.处理事务时应注重细节，确保准确无误。

3.遇到问题时，应及时上报或协调解决。

（二）保密要求

1.严禁泄露工作中接触到的敏感信息。

2.文件、资料需妥善保管，防止遗失或外泄。

3.涉及财务、人事等敏感数据时，需严格按规定处理。

（三）效率要求

1.事务处理需遵循“当日事当日毕”原则。

2.重要事项需优先处理，并跟踪进度。

3.使用信息化工具提升工作效率，如电子审批系统。

四、监督与改进

综合办公室工作需接受学校相关部门的监督，并定期进行自我评估：

（一）定期检查

每月对文件管理、会议服务、行政事务等工作进行一次全面检查，确保符合规范。

（二）问题反馈

设立意见箱或线上反馈渠道，收集各部门及教职工的意见，并及时改进。

（三）培训提升

每年组织业务培训，学习新流程、新工具，提升工作人员的专业能力。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、提供服务保障、上传下达、内外联络等关键职能。为确保各项工作高效、规范、有序地进行，提升服务质量和行政效率，营造良好的校园运行环境，特制定本办法。本办法旨在明确综合办公室各项业务的处理流程、职责分工、工作标准和行为规范，适用于综合办公室全体工作人员以及校内各部门在办理涉及综合办公室的日常事务时遵循。本办法的执行需强调责任落实、流程清晰、沟通顺畅、服务至上和持续改进的原则。

**二、业务范围及流程**

综合办公室主要处理以下业务，具体流程如下：

**（一）文件管理**

文件管理是综合办公室的基础性工作，涵盖文件收发、传阅、拟稿、审核、印制、分发、归档、保管和销毁等环节。

**1.文件收发管理**

(1)**接收文件：**

-工作人员需在规定时间（通常为每日固定时段，如上午9:00-10:00，下午2:00-3:00）在指定收文口或收文登记处接收文件。

-接收时，必须仔细核对文件的原件数量、标题、密级（如有）、发文字号、发往单位/部门、签发人等信息是否齐全、准确。

-对于重要文件或加急文件，需特别标注，并考虑优先处理或通知相关承办人。

-在《文件收发登记簿》中逐份详细记录文件信息，包括接收日期、时间、来文单位、文件标题、密级、份数、承办部门（如有初步意向）等，并由接收人签字确认。登记应清晰、工整。

(2)**文件传递：**

-内部传递文件应使用学校统一配置的文件传递袋或传递工具，确保文件在传递过程中不被损坏、丢失或混淆。

-传递时应明确文件去向，可由专人负责传递，或使用内部邮件系统（如适用）。

-传递给具体承办人的文件，需在登记簿上明确标注“已传递至XX部门/XX姓名”。

(3)**发出文件：**

-接收待发文件时，需再次核对文件内容、格式、附件是否齐全，是否符合发文要求。

-根据文件性质，判断是否需要会签、审核或签发。

-在《文件发出登记簿》中登记文件信息，包括发文日期、时间、拟稿部门、核稿人、签发人（或审批意见）、发往单位/部门、文件标题、份数等，并由相关责任人签字。

-发出文件后，应使用专用印章（如“XX学校文件”章或部门发文章，需按权限使用）进行加盖，并确保印章清晰、位置规范。

-对于需要回执的文件，应妥善保管回执联，并跟踪签收情况。

**2.文件归档管理**

(1)**整理与分类：**

-按照档案管理的要求，定期（如每月或每季度）对已处理完毕的文件进行系统整理。

-按文件性质（如：行政类、会议类、人事类、财务类、基建类等）或按年度进行分类。

-同类文件内部可按事由、时间顺序或发文字号排序。

-确保文件排列整齐，便于查找。

(2)**立卷与编目：**

-将整理好的文件组卷，编写卷内文件目录，详细列出每份文件的标题、日期、页数、密级等信息。

-使用统一的档案盒或档案袋进行装订或存放，并在盒/袋上标明卷号、案卷标题、所属年度等信息。

(3)**电子与纸质同步：**

-对于重要文件或具有保存价值的文件，应进行扫描，生成电子版，并上传至学校指定的电子档案管理系统或服务器。

-确保电子版图像清晰、无缺页、无变形，并附上必要的说明信息。

(4)**安全保管与借阅：**

-纸质档案应存放在符合恒温、恒湿、防火、防虫、防盗要求的档案室或档案柜中。

-建立档案借阅登记制度，需借阅档案时，应填写《档案借阅申请单》，经相关负责人批准后，由档案管理员办理借阅手续，并限期归还。

-借阅档案需在登记簿中记录借阅人、借阅时间、归还时间、档案名称、卷号等信息。

(5)**到期销毁：**

-定期（如每年）对达到保管期限的文件进行鉴定，编制《档案销毁清册》。

-销毁文件需严格按照审批程序，由相关负责人审批。

-销毁时应有两人以上监销，确保文件被彻底销毁，防止信息泄露。销毁后，在《档案销毁清册》上签字确认。

**（二）会议服务管理**

会议是学校进行决策、沟通、部署工作的重要形式。综合办公室负责各类会议的组织、协调和服务保障工作。

**1.会议筹备**

(1)**接收与确认会议通知：**

-收到会议通知（无论是上级单位通知还是校内部门提议），需及时与提议部门或相关负责人沟通，明确会议目的、议题、参会人员范围、时间、地点、所需设备等关键信息。

-确认会议时间、地点是否合适，是否与已有安排冲突。如有冲突，需及时提出建议或协调解决。

(2)**会议室安排与布置：**

-根据会议规模和形式，预订或安排合适的会议室。

-提前布置会场，包括桌椅摆放（如：U型、课桌型、圆形等）、悬挂横幅（如有）、摆放指示牌等。

-准备并检查会议所需物品，如签到簿、笔、纸、饮用水、茶歇（如需要）、纸巾等。

(3)**设备准备与调试：**

-根据会议需求，准备并安装调试音响设备（话筒、音箱）、投影设备（投影仪、幕布、遥控器）、视频会议设备（如需要）、显示屏、照明设备等。

-确保所有设备能正常运行，并进行预演，排除潜在问题。

(4)**会议材料准备与分发：**

-协助或独立完成会议议程、发言稿、报告材料、参考资料等的印制工作。

-确定材料分发方式：会前送达、会中发放、放置桌上或会后提供电子版等。

-如需会前送达，需提前与材料准备人确认，并安排人员按时送达至指定地点。

(5)**人员通知与签到：**

-根据参会人员名单，通过电话、邮件、内部通知系统等方式提前通知参会人员会议时间、地点及注意事项。

-准备签到表，安排专人负责签到工作，记录参会人员名单。对于重要会议，可使用电子签到系统。

**2.会议记录与后续工作**

(1)**会议记录：**

-安排专人负责会议记录工作。记录应围绕会议议程，详细记录发言要点、讨论情况、形成的决议事项、明确的责任人及完成时限。

-记录应客观、准确、简洁、完整。

(2)**会议纪要整理与分发：**

-会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。纪要应包含会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员、会议主要内容、议定事项、后续工作安排等。

-纪要需经主持人或相关负责人审阅确认后，打印并分发给相关部门和参会人员。

-对于需要存档的会议纪要，应按文件归档要求进行整理和保管。

(3)**会议效果跟踪：**

-对于会议形成的决议事项，需跟踪相关责任部门的执行情况，必要时进行提醒或协调。

-如有需要，可对会议效果进行初步评估，为今后改进会议组织工作提供参考。

**（三）行政事务协调**

行政事务协调是综合办公室连接学校各部门、保障学校整体运行顺畅的重要职能。

**1.日常事务处理**

(1)**接待工作：**

-在办公室指定区域或接待室接待来访人员（如校内师生、校外人员等）。

-接待时应热情、礼貌，主动问询需求，耐心解答疑问。

-对于需要办理的事务，指导来访者到相关部门或告知联系方式；对于需要办公室协助的事项，做好记录并及时处理或转达。

-如遇重要来访，需提前知晓并做好相应准备。

(2)**内部协调：**

-作为沟通桥梁，协调校内各部门之间的工作关系，协助解决跨部门合作中的问题。

-接收并转达各部门之间的工作联系函、请求或信息。

-跟踪重要协调事项的进展，确保问题得到妥善解决。

(3)**信息传递与通知：**

-及时、准确地向校内各部门或师生传达学校的相关通知、公告、政策等信息。

-可通过公告栏张贴、内部通知、邮件群发、校园广播、微信群等方式进行。

-确保信息传递的覆盖面和时效性。

(4)**来电接听与转达：**

-接听办公室电话，使用文明用语，准确记录来电内容（如咨询、求助、报修等）。

-对于能当场解答的问题，耐心解答；对于需要其他部门处理的事务，做好记录，并及时转达给相关部门或人员，必要时进行跟踪。

**2.印章管理**

(1)**印章使用审批：**

-建立严格的印章使用审批制度。非经授权人员不得擅自使用印章。

-使用印章前，必须填写《印章使用申请单》，详细说明用印事由、文件名称、用印份数等，并按审批权限报相关负责人（如办公室主任、分管校领导等）审批签字。

-特殊情况（如紧急情况）需额外说明。

(2)**印章使用登记：**

-经批准的用印申请单需交由印章保管人。印章保管人在盖章时，需在申请单上加盖“已用印”章，并注明用印日期，同时本人签字确认。

-在《印章使用登记簿》中详细记录每次用印的时间、事由、文件标题、经手人、审批人等信息。登记应连续、清晰、规范。

(3)**印章保管与安全：**

-印章必须由专人负责保管，不得擅自离岗。

-印章应存放在保险柜或带锁的柜子中，确保物理安全。

-印章保管人应定期检查印章状况，如有磨损或异常，及时上报并按规定处理。

-建立印章保管责任制，明确责任人和相关奖惩措施。

**（四）固定资产与物资管理**

综合办公室通常也承担部分固定资产和办公用品的申购、领用、登记和保管工作。

**1.物资申购与采购：**

(1)**需求申报：**

-根据部门或办公室的实际需求，填写《物资申购单》，列明所需物资的名称、规格、数量、预算等。

-申购单需经部门负责人签字同意。

(2)**采购流程：**

-根据学校相关规定，选择合适的采购方式（如：集中采购、自行采购等）。

-如需自行采购，需比价、询价，选择合规供应商，并办理付款手续。

-采购的物资到货后，需进行验收，核对数量、规格、质量是否与申购单一致。

-验收合格后，在《物资入库单》上签字确认，并办理入库手续。

**2.物资领用与登记：**

(1)**建立台账：**

-对固定资产（如电脑、打印机、桌椅等）建立台账，详细记录物品的名称、型号、数量、购置日期、存放地点、使用部门/人等信息。

-对低值易耗品（如办公用品、打印纸、笔等）建立库存台账，记录物资的名称、规格、入库日期、领用日期、领用部门/人、数量等信息。

(2)**领用管理：**

-办公用品的领用应实行登记制度，由部门指定专人负责领用登记，避免浪费和流失。

-固定资产领用或调拨需办理相关手续，并在台账中及时更新信息。

**3.维修与报废：**

(1)**日常维护：**

-对办公设备进行日常检查和维护，发现问题及时联系维修人员或供应商处理。

(2)**维修记录：**

-建立设备维修记录，记录维修时间、故障现象、维修费用、维修人员等信息。

(3)**报废处理：**

-对于达到使用年限或无法修复的固定资产，需填写《固定资产报废申请表》，说明报废原因，经审批后进行报废处理。

-报废物品需按规定进行处置（如：交由指定回收单位处理），并做好记录。

**（五）信息与沟通管理**

综合办公室是学校信息枢纽，负责确保信息在校园内的有效流通。

**1.内部信息平台维护：**

(1)如学校有内部网站、公告栏、通知群等平台，需负责平台的日常更新、维护和管理。

(2)及时发布学校通知、政策解读、活动预告等信息，确保信息发布的准确性和时效性。

(3)定期检查平台运行状况，确保链接有效，内容无误。

**2.沟通协调机制：**

(1)建立与校内各部门的定期沟通机制，如召开部门联络员会议等，了解各部门工作情况，协调解决问题。

(2)建立与学校领导的沟通渠道，及时汇报工作进展和遇到的问题，获取指示和支持。

(3)确保各类沟通记录清晰、完整，便于追溯和查询。

**三、工作规范及要求**

为提升工作效率，综合办公室工作人员需遵守以下规范：

**（一）服务态度**

1.**职业形象：**工作时间需着装整洁、得体，保持良好的精神面貌。

2.**服务意识：**始终秉持服务宗旨，对内（各部门、师生）对外（来访者）均需热情、耐心、细致。

3.**沟通技巧：**沟通时应使用文明用语，表达清晰、准确，善于倾听，有效解决咨询和求助。

4.**问题处理：**遇到问题或投诉时，应首先安抚当事人情绪，耐心了解情况，尽力协调解决或引导至正确处理部门。

5.**响应速度：**对于咨询和求助，应在规定时间内（如：电话咨询即时响应，一般性事务咨询在当日予以答复）给予反馈。

**（二）保密要求**

1.**信息安全：**严禁泄露在工作中接触到的任何敏感信息，包括但不限于：内部人事信息（如薪资、任免等非公开信息）、财务数据（如预算、收支明细等）、学生个人隐私信息、学校未公开的决策信息、各类工作秘密等。

2.**文件保管：**妥善保管所有纸质和电子文件，下班或离开办公室时，确保涉密文件存放安全，涉密电脑锁屏或关闭。

3.**网络使用：**规范使用办公网络和电子设备，不浏览、不传播不良信息，不安装来历不明的软件，警惕网络钓鱼和病毒攻击，保护工作系统和数据安全。

4.**对外沟通：**对外发布信息或沟通时，不得泄露任何保密内容。

**（三）效率要求**

1.**及时响应：**对于职责范围内的事务，应在收到或知晓后及时处理，避免拖延。

2.**当日事当日毕：**优先处理紧急和重要事务，努力做到当天的工作当天完成。

3.**流程优化：**积极思考，发现工作流程中的不合理环节，提出改进建议，持续优化工作方法。

4.**善用工具：**积极学习和使用各类办公软件、管理工具（如OA系统、档案管理系统、邮件系统等），提高工作效率。

5.**工作计划：**每日或每周制定工作计划，明确任务优先级，合理安排时间。

**（四）协作要求**

1.**团队精神：**积极参与团队协作，相互支持，相互补位，共同完成工作任务。

2.**部门协调：**加强与校内其他部门的沟通与协作，建立良好的工作关系。

3.**信息共享：**在不违反保密规定的前提下，主动共享必要的工作信息，促进工作协同。

**（五）学习与提升**

1.**业务学习：**定期参加学校组织的培训，或自主学习相关业务知识（如公文写作、档案管理、会议组织、沟通技巧等），不断提升专业素养。

2.**经验总结：**定期总结工作经验和教训，反思工作不足，不断改进工作方法。

**四、监督与改进**

综合办公室工作需接受学校相关部门（如学校办公室、纪检监察部门等，视学校设置而定）的监督，并定期进行自我评估，以实现持续改进：

**（一）定期检查**

综合办公室应建立内部自查机制，由主管领导或指定人员定期（如每月或每季度）对文件管理、会议服务、行政事务处理、印章使用、物资管理等工作进行检查，对照本办法的要求，发现问题和不足。

学校相关部门可进行不定期抽查，了解综合办公室工作的规范性和效率。检查结果应形成记录，并作为改进工作的依据。

**（二）问题反馈与整改**

设立畅通的意见反馈渠道（如意见箱、线上反馈平台、定期座谈会等），鼓励校内各部门和师生对综合办公室的工作提出意见和建议。

对收集到的问题和意见，应及时进行梳理、分析，确定责任部门和整改措施。

制定整改计划，明确整改目标、措施、责任人和完成时限，并跟踪整改落实情况。

定期公布整改结果，接受监督。

**（三）绩效评估**

可考虑建立简单的绩效考核机制，对综合办公室内部工作人员的工作表现、效率、服务质量等进行评估。评估结果可用于工作改进、岗位调整和激励。

**（四）制度修订**

根据工作实践、检查结果、反馈意见以及学校发展需要，定期（如每年）对本办法进行审视和修订，使其更加完善、更具操作性，以适应学校管理的需要。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、提供服务保障等职责。为确保工作高效、规范、有序，特制定本办法。本办法适用于综合办公室全体工作人员及校内各部门的日常业务处理。

二、业务范围及流程

综合办公室主要处理以下业务，具体流程如下：

（一）文件管理

1.文件收发管理

(1)接收文件时，需核对文件名称、数量、密级等信息，并在《文件收发登记簿》中记录。

(2)文件传递应使用专用文件传递工具，确保安全、及时。

(3)发送文件前，需确认收件部门或人员，并在《文件发出登记簿》中登记。

2.文件归档管理

(1)定期整理文件，按类别、时间顺序排列。

(2)重大文件需进行扫描备份，并存档于电子档案库。

(3)按规定销毁过期文件，需填写《文件销毁申请表》并经审批。

（二）会议服务管理

1.会议筹备

(1)接收会议通知后，确认会议室、设备需求，并提前布置。

(2)准备会议资料，如议程、发言稿等，并分发给参会人员。

(3)检查音响、投影等设备，确保运行正常。

2.会议记录

(1)安排专人记录会议内容，包括决议事项、后续行动等。

(2)会议结束后，整理会议纪要并分发至相关部门。

（三）行政事务协调

1.日常事务处理

(1)接待来访人员，提供必要指引和信息咨询服务。

(2)协调各部门工作，解决跨部门问题。

(3)跟踪重要事项进展，及时反馈。

2.印章管理

(1)使用印章需填写《印章使用申请单》，经相关负责人审批后方可盖章。

(2)盖章后需在登记簿中记录使用时间、事由、审批人等信息。

(3)印章保管需专人负责，确保安全。

三、工作规范及要求

为提升工作效率，综合办公室工作人员需遵守以下规范：

（一）服务态度

1.工作时间需保持良好精神面貌，耐心解答咨询。

2.处理事务时应注重细节，确保准确无误。

3.遇到问题时，应及时上报或协调解决。

（二）保密要求

1.严禁泄露工作中接触到的敏感信息。

2.文件、资料需妥善保管，防止遗失或外泄。

3.涉及财务、人事等敏感数据时，需严格按规定处理。

（三）效率要求

1.事务处理需遵循“当日事当日毕”原则。

2.重要事项需优先处理，并跟踪进度。

3.使用信息化工具提升工作效率，如电子审批系统。

四、监督与改进

综合办公室工作需接受学校相关部门的监督，并定期进行自我评估：

（一）定期检查

每月对文件管理、会议服务、行政事务等工作进行一次全面检查，确保符合规范。

（二）问题反馈

设立意见箱或线上反馈渠道，收集各部门及教职工的意见，并及时改进。

（三）培训提升

每年组织业务培训，学习新流程、新工具，提升工作人员的专业能力。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、提供服务保障、上传下达、内外联络等关键职能。为确保各项工作高效、规范、有序地进行，提升服务质量和行政效率，营造良好的校园运行环境，特制定本办法。本办法旨在明确综合办公室各项业务的处理流程、职责分工、工作标准和行为规范，适用于综合办公室全体工作人员以及校内各部门在办理涉及综合办公室的日常事务时遵循。本办法的执行需强调责任落实、流程清晰、沟通顺畅、服务至上和持续改进的原则。

**二、业务范围及流程**

综合办公室主要处理以下业务，具体流程如下：

**（一）文件管理**

文件管理是综合办公室的基础性工作，涵盖文件收发、传阅、拟稿、审核、印制、分发、归档、保管和销毁等环节。

**1.文件收发管理**

(1)**接收文件：**

-工作人员需在规定时间（通常为每日固定时段，如上午9:00-10:00，下午2:00-3:00）在指定收文口或收文登记处接收文件。

-接收时，必须仔细核对文件的原件数量、标题、密级（如有）、发文字号、发往单位/部门、签发人等信息是否齐全、准确。

-对于重要文件或加急文件，需特别标注，并考虑优先处理或通知相关承办人。

-在《文件收发登记簿》中逐份详细记录文件信息，包括接收日期、时间、来文单位、文件标题、密级、份数、承办部门（如有初步意向）等，并由接收人签字确认。登记应清晰、工整。

(2)**文件传递：**

-内部传递文件应使用学校统一配置的文件传递袋或传递工具，确保文件在传递过程中不被损坏、丢失或混淆。

-传递时应明确文件去向，可由专人负责传递，或使用内部邮件系统（如适用）。

-传递给具体承办人的文件，需在登记簿上明确标注“已传递至XX部门/XX姓名”。

(3)**发出文件：**

-接收待发文件时，需再次核对文件内容、格式、附件是否齐全，是否符合发文要求。

-根据文件性质，判断是否需要会签、审核或签发。

-在《文件发出登记簿》中登记文件信息，包括发文日期、时间、拟稿部门、核稿人、签发人（或审批意见）、发往单位/部门、文件标题、份数等，并由相关责任人签字。

-发出文件后，应使用专用印章（如“XX学校文件”章或部门发文章，需按权限使用）进行加盖，并确保印章清晰、位置规范。

-对于需要回执的文件，应妥善保管回执联，并跟踪签收情况。

**2.文件归档管理**

(1)**整理与分类：**

-按照档案管理的要求，定期（如每月或每季度）对已处理完毕的文件进行系统整理。

-按文件性质（如：行政类、会议类、人事类、财务类、基建类等）或按年度进行分类。

-同类文件内部可按事由、时间顺序或发文字号排序。

-确保文件排列整齐，便于查找。

(2)**立卷与编目：**

-将整理好的文件组卷，编写卷内文件目录，详细列出每份文件的标题、日期、页数、密级等信息。

-使用统一的档案盒或档案袋进行装订或存放，并在盒/袋上标明卷号、案卷标题、所属年度等信息。

(3)**电子与纸质同步：**

-对于重要文件或具有保存价值的文件，应进行扫描，生成电子版，并上传至学校指定的电子档案管理系统或服务器。

-确保电子版图像清晰、无缺页、无变形，并附上必要的说明信息。

(4)**安全保管与借阅：**

-纸质档案应存放在符合恒温、恒湿、防火、防虫、防盗要求的档案室或档案柜中。

-建立档案借阅登记制度，需借阅档案时，应填写《档案借阅申请单》，经相关负责人批准后，由档案管理员办理借阅手续，并限期归还。

-借阅档案需在登记簿中记录借阅人、借阅时间、归还时间、档案名称、卷号等信息。

(5)**到期销毁：**

-定期（如每年）对达到保管期限的文件进行鉴定，编制《档案销毁清册》。

-销毁文件需严格按照审批程序，由相关负责人审批。

-销毁时应有两人以上监销，确保文件被彻底销毁，防止信息泄露。销毁后，在《档案销毁清册》上签字确认。

**（二）会议服务管理**

会议是学校进行决策、沟通、部署工作的重要形式。综合办公室负责各类会议的组织、协调和服务保障工作。

**1.会议筹备**

(1)**接收与确认会议通知：**

-收到会议通知（无论是上级单位通知还是校内部门提议），需及时与提议部门或相关负责人沟通，明确会议目的、议题、参会人员范围、时间、地点、所需设备等关键信息。

-确认会议时间、地点是否合适，是否与已有安排冲突。如有冲突，需及时提出建议或协调解决。

(2)**会议室安排与布置：**

-根据会议规模和形式，预订或安排合适的会议室。

-提前布置会场，包括桌椅摆放（如：U型、课桌型、圆形等）、悬挂横幅（如有）、摆放指示牌等。

-准备并检查会议所需物品，如签到簿、笔、纸、饮用水、茶歇（如需要）、纸巾等。

(3)**设备准备与调试：**

-根据会议需求，准备并安装调试音响设备（话筒、音箱）、投影设备（投影仪、幕布、遥控器）、视频会议设备（如需要）、显示屏、照明设备等。

-确保所有设备能正常运行，并进行预演，排除潜在问题。

(4)**会议材料准备与分发：**

-协助或独立完成会议议程、发言稿、报告材料、参考资料等的印制工作。

-确定材料分发方式：会前送达、会中发放、放置桌上或会后提供电子版等。

-如需会前送达，需提前与材料准备人确认，并安排人员按时送达至指定地点。

(5)**人员通知与签到：**

-根据参会人员名单，通过电话、邮件、内部通知系统等方式提前通知参会人员会议时间、地点及注意事项。

-准备签到表，安排专人负责签到工作，记录参会人员名单。对于重要会议，可使用电子签到系统。

**2.会议记录与后续工作**

(1)**会议记录：**

-安排专人负责会议记录工作。记录应围绕会议议程，详细记录发言要点、讨论情况、形成的决议事项、明确的责任人及完成时限。

-记录应客观、准确、简洁、完整。

(2)**会议纪要整理与分发：**

-会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。纪要应包含会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员、会议主要内容、议定事项、后续工作安排等。

-纪要需经主持人或相关负责人审阅确认后，打印并分发给相关部门和参会人员。

-对于需要存档的会议纪要，应按文件归档要求进行整理和保管。

(3)**会议效果跟踪：**

-对于会议形成的决议事项，需跟踪相关责任部门的执行情况，必要时进行提醒或协调。

-如有需要，可对会议效果进行初步评估，为今后改进会议组织工作提供参考。

**（三）行政事务协调**

行政事务协调是综合办公室连接学校各部门、保障学校整体运行顺畅的重要职能。

**1.日常事务处理**

(1)**接待工作：**

-在办公室指定区域或接待室接待来访人员（如校内师生、校外人员等）。

-接待时应热情、礼貌，主动问询需求，耐心解答疑问。

-对于需要办理的事务，指导来访者到相关部门或告知联系方式；对于需要办公室协助的事项，做好记录并及时处理或转达。

-如遇重要来访，需提前知晓并做好相应准备。

(2)**内部协调：**

-作为沟通桥梁，协调校内各部门之间的工作关系，协助解决跨部门合作中的问题。

-接收并转达各部门之间的工作联系函、请求或信息。

-跟踪重要协调事项的进展，确保问题得到妥善解决。

(3)**信息传递与通知：**

-及时、准确地向校内各部门或师生传达学校的相关通知、公告、政策等信息。

-可通过公告栏张贴、内部通知、邮件群发、校园广播、微信群等方式进行。

-确保信息传递的覆盖面和时效性。

(4)**来电接听与转达：**

-接听办公室电话，使用文明用语，准确记录来电内容（如咨询、求助、报修等）。

-对于能当场解答的问题，耐心解答；对于需要其他部门处理的事务，做好记录，并及时转达给相关部门或人员，必要时进行跟踪。

**2.印章管理**

(1)**印章使用审批：**

-建立严格的印章使用审批制度。非经授权人员不得擅自使用印章。

-使用印章前，必须填写《印章使用申请单》，详细说明用印事由、文件名称、用印份数等，并按审批权限报相关负责人（如办公室主任、分管校领导等）审批签字。

-特殊情况（如紧急情况）需额外说明。

(2)**印章使用登记：**

-经批准的用印申请单需交由印章保管人。印章保管人在盖章时，需在申请单上加盖“已用印”章，并注明用印日期，同时本人签字确认。

-在《印章使用登记簿》中详细记录每次用印的时间、事由、文件标题、经手人、审批人等信息。登记应连续、清晰、规范。

(3)**印章保管与安全：**

-印章必须由专人负责保管，不得擅自离岗。

-印章应存放在保险柜或带锁的柜子中，确保物理安全。

-印章保管人应定期检查印章状况，如有磨损或异常，及时上报并按规定处理。

-建立印章保管责任制，明确责任人和相关奖惩措施。

**（四）固定资产与物资管理**

综合办公室通常也承担部分固定资产和办公用品的申购、领用、登记和保管工作。

**1.物资申购与采购：**

(1)**需求申报：**

-根据部门或办公室的实际需求，填写《物资申购单》，列明所需物资的名称、规格、数量、预算等。

-申购单需经部门负责人签字同意。

(2)**采购流程：**

-根据学校相关规定，选择合适的采购方式（如：集中采购、自行采购等）。

-如需自行采购，需比价、询价，选择合规供应商，并办理付款手续。

-采购的物资到货后，需进行验收，核对数量、规格、质量是否与申购单一致。

-验收合格后，在《物资入库单》上签字确认，并办理入库手续。

**2.物资领用与登记：**

(1)**建立台账：**

-对固定资产（如电脑、打印机、桌椅等）建立台账，详细记录物品的名称、型号、数量、购置日期、存放地点、使用部门/人等信息。

-对低值易耗品（如办公用品、打印纸、笔等）建立库存台账，记录物资的名称、规格、入库日期、领用日期、领用部门/人、数量等信息。

(2)**领用管理：**

-办公用品的领用应实行登记制度，由部门指定专人负责领用登记，避免浪费和流失。

-固定资产领用或调拨需办理相关手续，并在台账中及时更新信息。

**3.维修与报废：**

(1)**日常维护：**

-对办公设备进行日常检查和维护，发现问题及时联系维修人员或供应商处理。

(2)**维修记录：**

-建立设备维修记录，记录维修时间、故障现象、维修费用、维修人员等信息。

(3)**报废处理：**

-对于达到使用年限或无法修复的固定资产，需填写《固定资产报废申请表》，说明报废原因，经审批后进行报废处理。

-报废物品需按规定进行处置（如：交由指定回收单位处理），并做好记录。

**（五）信息与沟通管理**

综合办公室是学校信息枢纽，负责确保信息在校园内的有效流通。

**1.内部信息平台维护：**

(1)如学校有内部网站、公告栏、通知群等平台，需负责平台的日常更新、维护和管理。

(2)及时发布学校通知、政策解读、活动预告等信息，确保信息发布的准确性和时效性。

(3)定期检查平台运行状况，确保链接有效，内容无误。

**2.沟通协调机制：**

(1)建立与校内各部门的定期沟通机制，如召开部门联络员会议等，了解各部门工作情况，协调解决问题。

(2)建立与学校领导的沟通渠道，及时汇报工作进展和遇到的问题，获取指示和支持。

(3)确保各类沟通记录清晰、完整，便于追溯和查询。

**三、工作规范及要求**

为提升工作效率，综合办公室工作人员需遵守以下规范：

**（一）服务态度**

1.**职业形象：**工作时间需着装整洁、得体，保持良好的精神面貌。

2.**服务意识：**始终秉持服务宗旨，对内（各部门、师生）对外（来访者）均需热情、耐心、细致。

3.**沟通技