档案信息利用制度

档案信息利用制度一、总则（一）目的为了规范公司档案信息的利用行为，确保档案信息的安全与合理使用，充分发挥档案信息在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案信息查询、借阅、使用、复制等利用活动中的管理。（三）基本原则1.合法合规原则档案信息利用必须遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度，不得利用档案信息从事违法违规活动。2.安全保密原则确保档案信息在利用过程中的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。严格限制档案信息的接触范围，对涉及公司机密的档案信息采取特殊的保密措施。3.服务工作原则以服务公司各项业务工作为宗旨，充分满足公司内部各部门及员工在工作中对档案信息的合理需求，提高工作效率和质量。二、档案信息利用的范围与条件（一）利用范围1.公司内部业务为公司决策、管理、运营等提供历史数据和参考依据，如项目资料、财务档案、人事档案等。支持各部门日常工作的开展，如合同审查、业务流程追溯、客户信息查询等。2.对外合作与交流应合作伙伴、监管机构等要求，提供相关档案信息作为合作依据或合规证明。参与行业交流活动时，按照规定提供档案信息展示公司实力和业绩。（二）利用条件1.公司员工因工作需要，填写《档案信息利用申请表》，明确利用目的、所需档案信息内容等，经所在部门负责人审批同意后，可到档案管理部门办理利用手续。涉及重要或机密档案信息利用的，需经公司分管领导审批。2.外部单位或个人因合作、审计、监管等合法事由需要利用公司档案信息的，需提供正式的书面申请函，说明利用目的、范围、期限等，并加盖单位公章。经公司相关部门审核同意，报公司领导批准后，由档案管理部门按照规定提供利用服务。同时，需与外部单位或个人签订保密协议，明确双方的权利义务和保密责任。三、档案信息利用的流程（一）申请1.公司员工登录公司档案管理系统，填写电子《档案信息利用申请表》，也可到档案管理部门领取纸质申请表进行填写。申请表应详细填写利用档案信息的项目名称、利用目的、所需档案信息清单、预计利用时间等内容。2.外部单位或个人通过信函、电子邮件等方式向公司档案管理部门提交书面申请函，申请函应包含单位名称、联系人、联系方式、利用目的、档案信息需求明细、利用期限等信息，并加盖单位公章。（二）审批1.公司员工申请审批所在部门负责人收到申请表后，应根据工作实际情况，对利用目的和必要性进行审核。如申请事项与工作相关且合理，签署同意意见，并注明审批日期。对于涉及重要或机密档案信息利用的申请，部门负责人签署意见后，报公司分管领导审批。分管领导应从公司整体利益和信息安全角度进行审慎审批，明确批准利用的范围、期限等要求。2.外部单位或个人申请审批档案管理部门收到外部申请函后，首先对申请函的完整性和合规性进行初审。初审通过后，将申请函及相关材料分送公司相关业务部门进行审核。相关业务部门应根据外部单位或个人利用档案信息的目的，评估对公司业务、信息安全等方面的影响，提出审核意见。审核通过后，报公司领导审批。公司领导综合考虑各方面因素，做出最终审批决定。如批准利用，应明确利用的范围、期限、方式以及双方的权利义务等具体要求。（三）利用1.档案查阅经审批同意后，利用者凭有效证件到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门工作人员根据审批意见，提供相应的档案信息，并在专门的查阅场所为利用者提供服务。查阅过程中，利用者应遵守档案管理部门的相关规定，保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制部分内容，应按照规定办理手续。2.档案借阅对于确需借阅档案的情况，利用者需填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、数量、借阅期限、归还日期等信息。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，向利用者发放档案，并要求其当面点清。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.档案复制利用者如需复制档案信息，应填写《档案信息复制申请表》，注明复制内容、用途、份数等信息。档案管理部门按照审批意见和相关规定进行审核，如同意复制，应安排专人负责复制操作，确保复制内容与原件一致。复制完成后，对复制件进行编号、登记，并与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。复制件的发放应按照借阅档案的相关手续办理，明确利用者的使用期限和归还要求。（四）归还1.档案借阅归还利用者应在规定的借阅期限内归还所借档案。归还时，档案管理部门工作人员应认真核对档案数量、完整性和保管状况等。如发现档案有损坏、丢失等情况，利用者应承担相应责任。2.档案复制件归还利用者使用完档案复制件后，应按照约定及时归还。档案管理部门对归还的复制件进行核对和登记，确保其妥善保存。四、档案信息利用的安全与保密措施（一）安全保障1.档案管理场所安全档案管理部门应确保档案存放场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。2.信息系统安全建立健全档案信息管理系统的安全防护机制，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。（二）保密措施1.人员保密教育对参与档案信息利用工作的人员进行定期的保密教育和培训，提高其保密意识和责任意识，使其熟悉保密制度和操作规程。2.保密协议签订与外部单位或个人利用档案信息时，必须签订保密协议，明确保密范围、期限、违约责任等内容。保密协议应作为利用档案信息的必要附件，与申请材料一并留存。3.利用过程保密在档案信息利用过程中，严格限制利用场所和接触人员范围。利用者不得擅自将档案信息带出规定场所，如需在外部使用，应提前报档案管理部门批准，并采取必要的保密措施。严禁在互联网等公共网络环境中传输公司机密档案信息。五、监督与检查（一）监督机制1.内部监督公司内部审计部门定期对档案信息利用情况进行审计监督，检查利用流程是否合规、审批手续是否齐全、安全保密措施是否落实等。2.档案管理部门自查档案管理部门应建立日常自查制度，对档案信息利用工作进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。（二）违规处理1.对于公司员工如发现违反本制度利用档案信息的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分；造成公司损失的，应依法追究其经济赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。2.对于外部单位或个人如违反保密协议或本制度规定利用档案信息，公司有权终止合作关系，并依法追究其法律责任，要求其赔偿因此给公司造成的全部损失。六、附则（一）制度解释本制度由公司档案管理部门负