人事档案交接制度

人事档案交接制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的交接工作，确保人事档案的安全、完整和有效利用，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间以及公司与外部机构（如人才市场、社保部门等）之间人事档案的交接工作。（三）基本原则1.真实性原则：交接的人事档案必须真实、准确地反映员工的基本情况、工作经历、业绩表现等信息。2.完整性原则：确保人事档案资料齐全，包括但不限于员工简历、劳动合同、培训记录、考核评价、奖惩情况等相关材料。3.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规，对人事档案中的个人隐私信息予以保密，防止信息泄露。4.及时性原则：人事档案交接应在规定的时间内完成，确保工作的连续性和高效性。二、人事档案的内容与分类（一）员工基本信息档案1.个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证件复印件。3.员工入职登记表、劳动合同等。（二）工作经历档案1.员工历年工作单位、职位变动情况记录。2.离职证明、工作交接清单等相关材料。（三）培训与发展档案1.参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、时间、考核成绩等。2.员工职业发展规划、晋升记录等。（四）考核与评价档案1.年度绩效考核结果、季度考核结果等。2.上级领导及同事的评价意见、反馈记录。（五）奖惩档案1.获得的奖励证书、表彰文件等。2.违纪违规记录、处分决定等。（六）薪资福利档案1.薪资调整记录、奖金发放记录等。2.社保、公积金缴纳记录，福利待遇享受情况等。三、交接流程（一）交接准备1.交接双方应提前沟通，确定交接时间、地点和具体内容。2.移交方应整理好待交接的人事档案，确保档案资料齐全、完整，并编制档案交接清单。交接清单应包括档案名称、数量、交接时间等详细信息。（二）现场交接1.交接双方应在规定的时间和地点进行现场交接。移交方应向接收方逐一介绍档案内容，并对重要信息进行说明。2.接收方应认真核对档案资料的真实性、完整性和准确性，对发现的问题及时与移交方沟通解决。3.双方在核对无误后，应在档案交接清单上签字确认。交接清单一式两份，双方各执一份。（三）特殊情况处理1.如遇人事档案丢失、损坏等特殊情况，移交方应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应向接收方说明情况，并提供相关证明材料。2.对于因工作需要暂时无法完成交接的人事档案，移交方应妥善保管，并在规定的时间内完成交接。四、交接责任（一）移交方责任1.确保所移交的人事档案真实、完整、准确，符合法律法规和公司规定。2.按照规定的时间和要求，整理好待交接的人事档案，并编制详细的交接清单。3.在交接过程中，向接收方如实介绍档案内容，解答接收方的疑问。4.对因移交档案不完整、不准确或未履行交接手续而造成的后果承担相应责任。（二）接收方责任1.认真核对移交的人事档案，对档案的真实性、完整性和准确性负责。2.在规定的时间内完成档案接收工作，并妥善保管人事档案。3.如发现档案存在问题，应及时与移交方沟通解决，并做好记录。4.对因接收档案后未妥善保管或未按规定使用而造成的后果承担相应责任。五、档案保管与查阅（一）保管要求1.公司应设立专门的人事档案保管场所，确保档案存放安全、整洁、有序。2.采用科学的档案管理方法，对人事档案进行分类、编号、装订，便于查找和利用。3.定期对人事档案进行检查和清理，发现问题及时处理。对过期、无效的档案资料，应按照规定进行销毁。（二）查阅权限与流程1.公司内部人员查阅人事档案，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案保管部门查阅。2.涉及员工个人隐私的档案信息，未经员工本人书面同意，不得对外泄露。3.外部机构（如司法机关、审计部门等）查阅人事档案，应出具相关证明文件，并按照公司规定的流程办理查阅手续。六、档案转移与销毁（一）档案转移1.员工离职时，所在部门应及时通知档案保管部门，办理人事档案转移手续。2.档案保管部门应根据员工离职情况，将其人事档案转移至新的工作单位或人才市场等相关机构。3.档案转移应按照规定的流程进行，确保档案安全、准确地送达接收方。（二）档案销毁1.对于过期、无效的人事档案资料，档案保管部门应定期进行清理，并编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案名称、数量、销毁时间等详细信息，并经相关负责人签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并留存相关资料备查。七、监督与检查（一）监督机制公司设立人事档案管理监督小组，负责对人事档案交接制度的执行情况进行监督检查。监督小组由人力资源部门负责人、审计部门人员等组成。（二）检查内容1.人事档案交接流程是否规范，交接手续是否齐全。2.人事档案的保管是否符合要求，档案资料是否安全、完整。3.人事档案的查阅、转移、销毁等环节是否符合规定。（三）问题处理1.监督小组在检查过程中发现问题，应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改情况。2.对于违反人事档案交接制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处