资料档案保管制度

资料档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的资料档案管理部门或指定专人负责资料档案的集中管理，确保各类资料档案得到妥善保管和有效利用。2.分类分级管理原则根据资料档案的来源、内容、性质和用途等进行分类，并按照重要程度和保密级别进行分级管理，以便于查找、使用和保护。3.真实性和完整性原则资料档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保其内容真实、准确、完整，不得擅自篡改、伪造或销毁。4.保密性原则对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的资料档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则在确保资料档案安全和保密的前提下，应充分考虑资料档案的利用需求，提供便捷的查阅、借阅等服务，提高工作效率。二、资料档案的分类与编号（一）分类标准1.行政文件类包括公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告、请示、批复等各类行政公文。2.人事档案类涵盖员工的个人简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价、薪资福利等人事相关资料。3.财务档案类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务方面的文件。4.业务合同类涉及公司/组织与外部签订的各类业务合同、协议、订单等。5.技术资料类如产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量标准、专利证书等技术相关资料。6.市场营销类包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等市场营销方面的资料。7.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，所形成的项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文档、项目验收报告等。8.其他档案类除上述各类档案外，公司/组织工作中形成的其他具有保存价值的资料，如会议纪要、活动记录、荣誉证书等。（二）编号规则1.编号结构采用字母与数字相结合的方式进行编号，编号由类别代码、年份代码、流水号三部分组成。2.类别代码根据资料档案的分类标准，分别用不同的字母表示各类档案，如行政文件类用“A”表示，人事档案类用“P”表示，财务档案类用“F”表示等。3.年份代码用四位数字表示资料档案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的资料档案。4.流水号按照资料档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.编号示例例如，2023年形成的第123份行政文件，其编号为“A2023123”；2022年员工张三的第5份人事档案资料，编号为“P2022005”。三、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.明确责任部门和人员各部门应指定专人负责本部门资料档案的收集工作，并按照规定的时间和要求及时将资料档案移交至资料档案管理部门。2.收集范围涵盖本部门在工作过程中形成的各类具有保存价值的资料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。3.定期收集各部门应定期（如每月、每季度）对本部门的资料档案进行收集整理，确保资料档案的及时归档。4.特殊情况处理对于在工作过程中形成的紧急、重要资料档案，应及时收集并移交资料档案管理部门，同时做好交接记录。（二）整理方法1.分类整理按照资料档案的分类标准，对收集到的资料档案进行分类，确保同一类别的资料档案集中存放。2.编号标注在每份资料档案上标注相应的编号，以便于识别和管理。3.文件排序对纸质文件按照文件的形成时间、重要程度等进行排序，确保文件排列有序。4.电子文件整理对电子文件按照文件名、文件类型、日期等进行分类整理，并建立清晰的文件夹结构，便于查找和使用。5.编制目录为每一类资料档案编制详细的目录，目录应包括资料档案的编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅。四、资料档案的归档与存储（一）归档要求1.及时归档资料档案管理部门在收到各部门移交的资料档案后，应及时进行审核，审核无误后按照规定的分类和编号进行归档。2.归档流程资料档案管理部门对资料档案进行整理、编号、编制目录后，将其存入专门的档案存储设备或档案库房，并建立相应的档案台账。3.归档记录在资料档案归档过程中，应详细记录归档的资料档案名称、编号、来源、归档时间等信息，以便于查询和追溯。（二）存储方式1.纸质档案存储设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.电子档案存储采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备对电子档案进行备份存储，并建立异地容灾备份机制，确保电子档案的安全性和完整性。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.存储环境要求档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能，确保资料档案不受损坏。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.查阅范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的资料档案。2.查阅流程查阅人应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅的资料档案名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至资料档案管理部门。资料档案管理部门根据申请表进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅记录查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅资料档案名称、编号、查阅内容等信息，查阅记录应妥善保存，以备查询。4.查阅限制涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的资料档案，未经授权不得查阅。确因工作需要查阅的，应按照公司/组织的保密规定进行审批，并严格控制查阅范围和时间。（二）借阅规定1.借阅范围公司/组织内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的资料档案。但借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向资料档案管理部门申请。2.借阅流程借阅人应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅目的、预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至资料档案管理部门。资料档案管理部门根据申请表进行审核，审核通过后办理借阅手续，借阅人应在借阅登记表上签字确认，并领取借阅的资料档案。3.借阅登记资料档案管理部门应建立借阅登记台账，详细记录借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅资料档案名称、编号、预计归还时间等信息，以便于跟踪和催还。4.借阅归还借阅人应在规定的借阅期限内归还所借阅的资料档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前向资料档案管理部门申请并说明原因。资料档案管理部门在收到归还的资料档案后，应进行认真检查，如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。5.借阅限制涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的资料档案，原则上不得借阅。确因工作需要借阅的，应按照公司/组织的保密规定进行严格审批，并采取必要的保密措施。六、资料档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理对涉及资料档案管理的工作人员进行定期培训，提高其保密意识和业务水平。与工作人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.场所管理档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案库房内不得存放与档案管理无关的物品，确保档案库房环境安全。3.设备管理对用于资料档案存储和管理的设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。对存储有重要资料档案的设备应设置密码保护，并定期更换密码。4.资料管理对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的资料档案，应进行加密存储，并严格控制查阅和借阅范围。在资料档案的传输过程中，应采用加密技术，确保信息安全。（二）安全管理1.防火管理档案库房应配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防设备完好有效。制定防火应急预案，定期组织员工进行消防演练，提高员工的防火意识和应急处置能力。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，如需进行电气焊等动火作业，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。2.防潮管理档案库房应保持良好的通风条件，控制库房内的湿度。对纸质档案应采取防潮措施，如使用防潮箱、干燥剂等。定期对档案库房进行检查，及时发现和处理受潮的档案。3.防虫管理档案库房应定期进行清洁消毒，防止虫害滋生。对纸质档案可采用防虫药剂进行处理，但应注意药剂的安全性和环保性。对档案存储设备应定期进行检查，防止虫害损坏设备。4..防盗管理档案库房应安装防盗报警装置，确保库房安全。加强对档案库房周边环境的巡查，及时发现和处理安全隐患。严格控制档案库房的钥匙管理，确保钥匙只有专人持有，防止钥匙丢失或被盗用。5.灾害应急管理制定灾害应急预案，针对火灾、水灾、地震等自然灾害，明确应急处置流程和责任分工。定期组织员工进行灾害应急演练，提高员工的应急处置能力。在灾害发生后，应及时采取措施保护资料档案，减少损失，并按照应急预案进行处置和恢复工作。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定资料档案管理部门应定期（如每年）对已归档的资料档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.全面审查鉴定工作应全面审查资料档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值和法律凭证价值等。3.集体决策对于涉及重要资料档案的鉴定，应组织相关部门和人员进行集体讨论，形成鉴定意见。（二）销毁程序1.编制销毁清单经鉴定确定需要销毁的资料档案，资料档案管理部门应编制《资料档案销毁清单》，清单应包括资料档案的编号、名称、日期、来源等详细信息。2.审批手续《资料档案销毁清单》经资料档案管理部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.销毁实施经批准后，由资料档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁方式可根据资料档案载体的不同，采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式进行。在销毁过