协会档案管理制度

协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于协会各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则协会档案工作实行集中统一管理，由协会综合办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案应如实反映协会工作活动的真实情况，归档的文件材料必须是原件，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集协会在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及协会机密的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组协会成立档案管理领导小组，由协会会长担任组长，副会长担任副组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责指导、监督协会档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合办公室综合办公室作为协会档案管理的具体工作部门，设档案管理员岗位，负责档案管理的日常工作。其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善协会档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管协会各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查，剔除无保存价值的档案，并按规定程序进行销毁。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定的审批程序，为协会内部人员和外部有关单位提供档案查阅、借阅服务。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。7.对协会各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）各部门各部门负责本部门工作中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作，配合综合办公室做好协会档案管理的各项工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围协会档案的收集范围包括：1.协会章程、会员代表大会文件、理事会会议文件、常务理事会会议文件、监事会会议文件等各类会议文件材料。2.协会工作计划、总结、报告、统计报表等工作文件材料。3.协会组织建设、会员管理、业务活动、培训交流、对外联络等方面的文件材料。4.协会财务预算、决算、审计报告等财务文件材料。5.协会固定资产登记、设备采购、维修等文件材料。6.协会与上级主管部门、政府部门、其他社会组织及会员单位的往来文件材料。7.协会获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等荣誉性文件材料。8.协会编辑出版的刊物、书籍、资料等出版物文件材料。9.协会举办的各类活动的文件材料，包括活动策划方案、通知、签到表、照片、视频等。10.协会工作人员的人事档案、工资福利、考核奖惩等文件材料。11.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料书写。3.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并做好备份。（三）整理方法1.分类协会档案按照年度机构保管期限进行分类。年度：按照文件材料形成的年度进行分类，每年为一个类别。机构：按照协会内部的部门或机构进行分类，每个部门或机构为一个类别。保管期限：根据文件材料的保存价值，将档案分为永久、长期（15年）、短期（5年）三种保管期限。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性。编号格式为：年度+机构代码+保管期限代码+流水号。例如：202301Y001，表示2023年度协会办公室形成的永久保管的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，去除文件材料上的金属物，采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固整齐，便于查阅。四、档案的保管（一）保管场所协会应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、除湿机、空调、消防器材等。档案柜应选用坚固耐用、防火、防潮的材质，档案应分类存放，排列整齐，便于查找。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案协会章程、会员代表大会文件、理事会会议文件、常务理事会会议文件、监事会会议文件等重要文件材料。协会工作计划、总结、报告、统计报表等反映协会发展历程和重要工作成果的文件材料。协会组织建设、会员管理、业务活动、培训交流、对外联络等方面具有重要历史价值和现实意义的文件材料。协会财务预算、决算、审计报告等重要财务文件材料。协会获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等荣誉性文件材料。协会编辑出版的刊物、书籍、资料等出版物文件材料。协会工作人员的人事档案、工资福利、考核奖惩等重要文件材料。2.长期保管的档案协会年度工作计划、总结、报告、统计报表等一般性工作文件材料。协会组织建设、会员管理、业务活动、培训交流、对外联络等方面的一般性文件材料。协会与上级主管部门、政府部门、其他社会组织及会员单位的一般性往来文件材料。协会举办的各类活动的一般性文件材料，如活动策划方案、通知、签到表等。协会固定资产登记、设备采购、维修等一般性文件材料。3.短期保管的档案协会临时性工作形成的文件材料，如临时性活动的通知、简报等。协会内部的一般性事务文件，如会议记录、工作安排等。协会工作人员的一般性考核材料、工资变动表等。（四）档案保管期限的调整档案保管期限应根据档案的实际价值和历史发展情况进行定期调整。在档案保管期限届满前，档案管理员应会同相关部门对档案进行重新鉴定，根据鉴定结果调整档案保管期限。对失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织协会成立档案鉴定小组，由综合办公室负责人担任组长，各部门负责人及档案管理员为成员。档案鉴定小组负责对协会档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面、综合的分析和评估，确定档案的保存价值。鉴定时应参考国家有关档案鉴定的标准和方法，结合协会的实际情况，制定科学合理的鉴定方案。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清册经协会档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.协会内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合办公室办理查阅手续。2.外部单位查阅档案，应提前向协会提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。协会综合办公室对查阅申请进行审核，报协会档案管理领导小组批准后，方可办理查阅手续。查阅时应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像档案内容。（二）借阅权限1.协会内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合办公室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外部单位借阅档案，应提前向协会提交借阅申请函，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并加盖单位公章。协会综合办公室对借阅申请进行审核，报协会档案管理领导小组批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅时应签订《档案借阅协议》，明确借阅双方的权利和义务，确保档案安全。（三）查阅与借阅登记综合办公室应建立档案查阅与借阅登记台账，对查阅和借阅档案的人员、时间、内容、期限等信息进行详细记录。查阅和借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。（四）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换、转借档案内容。2.查阅和借阅档案后，应及时归还档案，不得擅自留存档案复印件或其他形式的档案资料。3.对涉及协会机密的档案，查阅和借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理员应定期对协会档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，建立档案统计台账。档案统计报表应及时、准确、完整地反映档案管理工作的基本情况，为协会领导决策提供依据。（二）移交工作1.协会工作人员因工作调动、离职等原因，应将本人保管的档案材料及时移交综合办公室。移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.协会撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。移交时应编制档案移交清册，办理档案移交手续。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标协会应积极推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案采集对协会现有档案进行全面数字化扫描，确保档案内容完整、清晰可读。数字化档案应按照档案分类编号进行存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。（三）档案管理信息系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借