新农合档案制度

新农合档案制度一、总则（一）目的为加强新型农村合作医疗（以下简称“新农合”）档案管理，确保新农合档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在新农合工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合本地区新农合工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区各级新农合管理机构、定点医疗机构、经办机构及相关工作人员在新农合业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则新农合档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实准确原则档案内容必须真实反映新农合业务活动的实际情况，数据准确无误，严禁虚假记录和伪造档案。3.规范整理原则按照统一的分类标准、编号规则和整理方法对档案进行整理，便于检索、查阅和利用。4.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不损坏，维护参保农民的隐私和新农合工作的正常秩序。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善新农合档案管理制度，指导和监督本地区新农合档案管理工作。2.集中统一管理新农合档案，接收、收集、整理、保管和统计本地区新农合档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向有关部门移交档案，提供档案信息咨询服务，积极开发档案信息资源。5.定期对档案管理工作进行检查、评估和总结，不断提高档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门在新农合业务活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供档案利用所需的相关业务资料和信息。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管，确保档案质量。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，负责档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用效果反馈工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案安全。5.积极参与档案信息资源开发利用工作，为新农合工作提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.参合农民的基本信息档案，包括身份证、户口本、参合登记表等。2.新农合基金筹集、使用和管理过程中形成的各类文件、报表、凭证等，如缴费记录、基金收支明细、报销凭证等。3.定点医疗机构的诊疗服务档案，包括病历、检查检验报告、费用清单、结算单等。4.新农合政策宣传、培训、调研等活动中形成的文件、资料、记录等。5.新农合工作中产生的其他具有保存价值的文件、材料，如会议记录、工作总结、统计报表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理后移交档案管理部门。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类新农合档案按照业务类别分为参合管理类、基金管理类、医疗服务管理类、政策宣传与培训类、综合管理类等。每类再根据档案内容的具体特点进行二级分类。2.编号档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。年度为档案形成的自然年度，类别为档案所属的一级业务类别，顺序号为每类档案的流水号。例如，2023年参合管理类的第5份档案编号为“2023参合管理05”。3.装订纸质档案应按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。对于纸张规格不一致的档案材料，应进行折叠或粘贴处理，使其大小统一。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容。同时，根据档案内容编制索引，方便快速查找所需档案。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施器材。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管期限新农合档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及新农合政策法规、基金管理、重大事件、重要统计数据等具有长远历史价值和凭证作用的档案。2.长期保管保管期限为10年至50年的档案，主要包括参合农民的基本信息档案、定点医疗机构的诊疗服务档案等。3.短期保管保管期限为1年至10年的档案，如临时性的文件、报表、资料等。（三）保管要求1.按照档案的保管期限和类别进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整、保管状况良好，并做好清查记录。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本地区新农合管理机构、定点医疗机构、经办机构内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关、审计部门等因依法履行职责需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《新农合档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《新农合档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损，不得擅自复制档案。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专家组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行全面审查，确定其是否仍有保存必要。2.对于已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并编制《新农合档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人、单位主管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和业务部门共同派人监销，确保销毁彻底。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并注明销毁方式和日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立新农合档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化处理1.对新农合档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.按照档案整理要求对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案数据库。（三）信息系统管理1.建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，采取身份认证、数据加密、访问控制等安全措施，确保系统安全稳定运行。2