证券档案管理制度

证券档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司证券档案管理，确保证券档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门在证券业务活动中形成的各类档案，包括但不限于股票、债券、基金等交易记录，公司股权结构文件，重大资产重组资料，信息披露文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司证券档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司证券业务活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保证券档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司商业秘密。4.有效利用原则：充分发挥证券档案的作用，为公司决策、业务开展、合规检查等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善证券档案管理制度，并组织实施。2.负责证券档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。3.定期对证券档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.建立证券档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.对各部门的证券档案管理工作进行指导和监督。（二）业务部门职责1.负责本部门证券业务档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.在业务活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时归档，确保档案的真实、完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）财务部门职责1.负责审核与证券业务相关的财务凭证、报表等资料，并确保其符合财务管理制度和会计准则。2.协助档案管理部门对涉及财务数据的证券档案进行整理和保管。（四）信息技术部门职责1.提供证券档案管理所需的信息技术支持，确保档案管理信息系统的正常运行。2.负责对档案管理信息系统进行安全维护，防止数据丢失和泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.证券交易记录，包括交易指令、成交记录、资金流水等。2.公司股权结构文件，如股东名册、股权变更协议等。3.重大资产重组相关资料，包括重组方案、资产评估报告、法律意见书等。4.信息披露文件，如定期报告、临时公告等。5.与证券业务相关的合同、协议，如承销协议、保荐协议等。6.监管部门的文件、函件及公司的回复文件。7.其他与证券业务有关的文件材料。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后及时收集相关文件材料，并按照档案管理要求进行分类整理。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照证券业务的类别和时间顺序进行分类，如分为股票交易档案、债券交易档案等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.对档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.业务部门整理好的档案应定期移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，审核无误后进行归档。3.归档后的档案应按照编号顺序存放，便于查找和调阅。（二）保管期限1.证券交易记录、股权结构文件等重要档案的保管期限为永久。2.重大资产重组资料、信息披露文件等档案按照相关法律法规和监管要求确定保管期限，一般不少于[X]年。3.其他与证券业务有关的档案保管期限为[X]年。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅证券档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大决策、合规检查等特殊情况需要查阅档案的，应经公司分管领导审批。3.外部单位因工作需要查阅公司证券档案的，应持有单位介绍信，经公司董事长或总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用管理1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，详细记录档案的查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用目的等信息。2.对于利用档案形成的各类成果文件，如调研报告、分析报告等，应按照公司文件管理规定进行归档保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，对到期档案进行鉴定，确定是否仍需保存。2.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定保存价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的保密与安全管理（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议。2.对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施。3.严格控制档案的查阅范围，对查阅人员进行登记和监督，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案安全。2.定期对档案库房进行检查，发现