印刷厂档案制度

印刷厂档案制度一、总则（一）目的为加强印刷厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于印刷厂各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：印刷厂档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映印刷厂各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集印刷厂在生产经营、行政管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及印刷厂商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责印刷厂档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善印刷厂档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。5.对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。6.组织开展档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。8.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。9.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高员工的档案管理意识和技能。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括印刷厂的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产管理类：涵盖生产计划、生产工艺文件、生产报表、质量检验记录、设备档案等。3.市场营销类：包含市场调研报告、销售合同、客户档案、广告宣传资料等。4.技术研发类：涉及研发项目文档、技术图纸、工艺配方、专利文件等。5.物资采购类：有采购合同、供应商档案、物资出入库记录等。6.基本建设类：如厂房建设、设备购置等项目的立项文件、设计图纸、施工资料等。7.声像档案类：包括照片、录音、录像等资料，记录印刷厂重要活动、生产场景等。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，对各类档案进行编号。编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息。2.具体编号规则如下：行政管理类：XZYYYYZZ，其中XZ表示行政管理类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号。生产管理类：SCYYYYZZ，其中SC表示生产管理类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号。市场营销类：SYYYYYZZ，其中SY表示市场营销类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号。技术研发类：JSYYYYZZ，其中JS表示技术研发类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号。物资采购类：CGYYYYZZ，其中CG表示物资采购类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号。基本建设类：JSYYYYZZ，其中JS表示基本建设类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号（与技术研发类编号区分，根据实际情况调整）。声像档案类：SXYYYYZZ，其中SX表示声像档案类，YYYY表示年度，ZZ表示该类档案的流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.印刷厂与外部单位签订的合同、协议、信函等文件。3.印刷厂员工个人在工作中形成的重要业务文件、技术资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案材料及时移交档案管理部门。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求（如纸张规格、电子文件格式等）。3.对重要活动、项目等形成的档案，应及时跟踪收集，确保档案的连续性和完整性。（三）整理方法1.档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，按照档案分类方案进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.按照档案装订要求，对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可检索性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映印刷厂主要职能活动和历史面貌的，对印刷厂有长远利用价值的档案，如重要的规章制度、年度财务决算、重大项目档案等。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，如一般性的生产技术文件、业务合同等。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，如临时性的文件、资料等。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和印刷厂实际情况，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定。（三）档案保管措施1.定期对档案进行检查，每年至少全面检查一次，重点检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.做好档案的防虫、防霉、防鼠等工作，定期投放防虫、防霉药品，保持档案管理室的清洁卫生。4.加强档案管理室的安全防范措施，安装防盗报警装置、消防设备等，确保档案管理室的安全。5.对电子档案应定期进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，防止电子档案数据丢失。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经印刷厂批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关因办案需要查阅印刷厂档案，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用手续1.本单位员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向印刷厂提交查阅、借阅申请函，说明查阅或借阅的档案内容、利用目的等情况，经印刷厂主管领导批准后，由档案管理部门办理查阅或借阅手续。查阅、借阅申请函应加盖申请单位公章。3.司法机关查阅印刷厂档案，应出具相关法律文书，经印刷厂主管领导批准后，档案管理部门按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。（三）利用方式1.档案查阅：档案管理部门应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出室外。2.档案借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定的借阅期限及时归还。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人或擅自复制、涂改、销毁档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、编号、利用目的等信息，以便对档案利用情况进行统计和跟踪。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应重点审查其内容是否涉及印刷厂商业秘密、技术秘密等重要信息，如有涉及，应按照保密规定进行处理。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确需销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经印刷厂主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明销毁情况，以便日后查询和统计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立完善的档案信息管理系统，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案信息系统建设：开发或选用适合印刷厂档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、检索、利用、统计等功能的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化管理硬件设施。2.档案管理人员