纸质档案归档制度

纸质档案归档制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的纸质档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的纸质档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：归档的纸质档案必须是真实、原始的文件材料，不得伪造、篡改。3.完整性原则：应归档的文件材料要齐全完整，保证档案能够全面反映公司/组织的各项活动和工作历程。4.准确性原则：档案内容应准确无误，整理和分类要符合逻辑和规范。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、归档范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、公司章程等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.会议文件，如会议通知、议程、决议、纪要等。4.工作计划、总结、报告等文件。5.人事档案材料，包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关文件。6.财务文件，如财务报表、审计报告、税务文件等。7.行政事务文件，如办公用品采购、车辆管理、固定资产管理等相关文件。（二）业务经营类1.市场调研报告、市场分析资料等。2.销售合同、订单、报价单等业务往来文件。3.采购合同、供应商资料等采购相关文件。4.生产计划、生产报表、质量检验报告等生产管理文件。5.技术研发文件，如研发项目计划、技术方案、实验报告等。6.产品资料，包括产品说明书、宣传资料、样本等。（三）项目管理类1.项目立项文件，如项目申请书、可行性研究报告等。2.项目实施过程中的文件，包括项目进度报告、项目变更记录、项目会议纪要等。3.项目验收文件，如验收报告、验收证书等。（四）其他类1.上级主管部门下发的与本公司/组织相关的文件。2.对外签订的合作协议、合同等文件。3.重要的来往信函、传真、电子邮件等文件的纸质打印件。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括原件、正本和定稿，如有重要文件的草稿、修改稿等，也应一并收集。3.对于电子文件，应及时进行打印或刻录，形成纸质档案归档。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应齐全完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.文件材料应采用统一的纸张规格，一般为A4纸，小于A4纸的文件应粘贴在A4纸上。4.文件材料应使用黑色或蓝色墨水书写，字迹应清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（三）文件材料的编号1.对归档的文件材料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号方法可采用分类编号法，即按照档案的分类类别进行编号，如行政管理类文件编号为XZGL001，业务经营类文件编号为YWJY001等。3.编号应标注在文件材料的右上角或左上角，便于查找和管理。（四）文件材料的装订1.归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张较多的文件材料，可采用三孔一线或胶装的方式进行装订。四、归档流程（一）部门整理1.各部门在文件材料形成后，应及时进行整理，按照归档要求进行分类、编号、装订等工作。2.整理好的文件材料应填写《纸质档案归档清单》，详细记录文件材料的名称、编号、日期、页数等信息。（二）部门移交1.各部门整理好的文件材料应在规定的时间内移交至公司/组织的档案管理部门。2.移交时，双方应办理交接手续，在《纸质档案移交清单》上签字确认。（三）档案管理部门审核1.档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，应进行认真审核，检查文件材料的完整性、准确性、规范性等。2.对于不符合归档要求的文件材料，档案管理部门应及时通知移交部门进行补充或整改。（四）档案入库1.审核通过的文件材料应及时入库保管，按照档案的分类类别进行存放，建立档案目录索引，便于查找和利用。２.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案的安全和完整。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用专门的档案装具进行存放，如档案柜、档案架等。2.档案装具应符合档案保管的要求，具有足够的强度和稳定性，能够保护档案不受损坏。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，重要的合同、协议等。3.长期保管的档案是指对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案是指对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素进行综合评估，提出鉴定意见。（五）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，报公司/组织领导审批。2.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织领导。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司/组织主管领导审批。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门应建立《档案查阅登记簿》，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记。2.查阅人员应在《档案查阅登记簿》上签字确认，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）档案利用1.查阅人员如需复印、摘录档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.复印、摘录的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门的印章。3.档案管理部门应根据档案的利用情况，及时跟踪了解档案的使用效果，总结经验教训，不断改进档案管理工作。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得私自将档案带出档案库房。（二）保密责任1.公司/组织全体员工应严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织机密的档案负有保密责任。2.如发现档案泄密事件，应及时报告