校园档案制度

校园档案制度一、总则（一）目的为加强校园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和研究，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校园内各部门、各单位及全体教职员工、学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：校园档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责统筹协调全校档案工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责接收、征集学校各部门、各单位及个人移交的档案，并进行整理、分类、编目、上架等工作。3.对档案进行科学保管，确保档案的安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.开展档案鉴定工作，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经学校领导批准后进行处理。5.负责档案的统计工作，建立健全档案统计台账，及时准确地反映档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料。7.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。（二）各部门、各单位档案工作小组各部门、各单位应成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作。其主要职责包括：1.负责组织本部门、本单位档案的形成、积累和整理工作，确保档案的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门、本单位的档案移交学校档案管理部门。3.协助学校档案管理部门开展档案利用工作，提供档案查阅线索和相关信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律和职业道德规范。2.认真学习档案管理业务知识，不断提高业务水平和工作能力。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、归还等，确保档案管理工作的规范、有序。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。5.积极主动地为档案利用者提供优质服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。6.定期对档案管理工作进行总结和反思，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案收集范围包括以下各类文件材料：1.党群工作类：学校党组织在工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政管理类：学校行政部门在行政管理活动中形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度等。3.教学管理类：学校教学管理部门在教学组织、教学改革、教学评估、学籍管理等工作中形成的各类文件、教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩单、实习报告等。4.科学研究类：学校科研管理部门在科研项目申报、立项、研究、成果鉴定、推广等工作中形成的各类文件、科研项目申请书、研究报告、论文、著作、专利证书等。5.学生管理类：学校学生管理部门在学生招生、就业、奖助学金评定、学生思想政治教育等工作中形成的各类文件、招生计划、录取通知书、就业协议书、学生档案等。6.财务管理类：学校财务部门在财务管理活动中形成的各类文件、财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。7.后勤管理类：学校后勤管理部门在校园建设、物资采购、物业管理、餐饮服务等工作中形成的各类文件、基建项目规划书、施工合同、物资采购清单、后勤服务记录等。8.外事工作类：学校外事部门在对外交流、合作办学、出国留学等工作中形成的各类文件、外事协议、邀请函、出国（境）审批表等。9.声像档案类：学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.实物档案类：学校在各类活动中获得的奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，并按照学校档案管理部门的要求进行分类、装订，定期移交学校档案管理部门。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理，确保档案的真实性和完整性。4.学校档案管理部门应定期对各部门、各单位档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。（三）整理方法1.分类：按照档案形成的领域和性质，将档案分为党群工作、行政管理、教学管理、科学研究、学生管理、财务管理、后勤管理、外事工作等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索和利用档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、编号、年度等信息。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容准确无误。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）保管期限学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校局部工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年至15年。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门、各单位档案工作负责人及相关业务专家。档案鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保管期限。1.对反映学校主要职能活动和基本历史面貌的档案，应列为永久保管。2.对在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。3.对在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。4.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出存毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经学校档案管理部门负责人审核后，报学校分管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。六、档案的利用（一）利用范围学校档案主要供本校教职员工、学生及校外有关单位和个人在教学、科研、管理、编史修志等工作中查阅利用。查阅利用档案应遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度的规定。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到学校档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：对于确需借出档案的，档案利用者应填写档案借阅申请表，经学校档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经学校档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制档案应注明复制日期、复制人等信息，并加盖学校档案管理部门印章。（三）利用审批1.本校教职员工查阅利用档案，应经所在部门负责人同意后，到学校档案管理部门办理查阅利用手续。2.本校学生查阅利用档案，应经所在学院或系部同意后，到学校档案管理部门办理查阅利用手续。3.校外单位和个人查阅利用档案，应持单位介绍信或个人有效身份证件，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅利用。查阅利用重要档案或涉及国家机密、学校秘密的档案，应经学校分管领导批准。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的校园档案信息化管理系统,实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对学校各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案信息系统建设：开发校园档案信息化管理系统，实现档案的在线录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案信