档案查阅制度依据

档案查阅制度依据一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司/组织及相关人员的合法权益，特制定本档案查阅制度依据。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、员工以及因工作需要查阅公司/组织档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准的规定。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，维护公司/组织的商业秘密和重要信息安全。3.规范有序原则：明确档案查阅的流程、权限和要求，保证查阅工作有序进行，提高工作效率。二、档案查阅的依据（一）法律法规依据1.《中华人民共和国档案法》：该法对档案的管理、利用等方面做出了全面规定，是档案查阅制度的基本法律依据。公司/组织的档案查阅活动必须符合《档案法》中关于档案开放、利用的相关要求，保障公民、法人和其他组织依法获取档案信息的权利。2.《中华人民共和国保守国家秘密法》：明确了国家秘密的范围、密级划分以及保密措施等内容。在档案查阅过程中，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，必须严格按照保密法律法规的规定进行管理和查阅，防止信息泄露。3.其他相关法律法规：如《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规中涉及员工权益保护、劳动纠纷处理等方面的规定，在涉及相关档案查阅时，也应遵循其要求，确保员工合法权益得到保障。（二）行业标准依据1.档案管理行业标准：如《归档文件整理规则》《纸质档案数字化技术规范》等，这些标准对档案的整理、分类、编号、存储等方面提供了具体的操作规范。在档案查阅制度中，应依据这些标准确保档案的整理和保管符合行业要求，以便于准确、高效地提供查阅服务。2.公司/组织所在行业的特定标准：不同行业可能有其特殊的档案管理要求和查阅规定。例如，金融行业可能对客户档案、交易记录等档案的查阅有严格的风险防控和合规要求；医疗行业对患者病历档案的查阅需遵循医疗隐私保护和医疗规范等相关标准。公司/组织应根据自身所处行业特点，遵循相应的行业标准来制定档案查阅制度。三、档案查阅的流程（一）查阅申请1.内部人员申请：公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、所需档案的名称、类别、时间段等信息，并经所在部门负责人签字批准。对于涉及重要或敏感信息的档案查阅申请，还需经公司/组织相关主管领导审批。2.外部单位或个人申请：外部单位或个人因工作需要查阅公司/组织档案的，应提前向公司/组织提交书面申请函，说明查阅的目的、用途、范围以及查阅人员的身份信息等，并加盖单位公章。申请函经公司/组织相关部门审核同意后，由档案管理部门安排专人与申请方联系，进一步沟通查阅事宜。（二）申请审核1.档案管理部门审核：档案管理部门收到查阅申请后，应对申请内容进行审核。重点审核查阅目的是否合理、所需档案与申请目的是否相关、查阅范围是否适当等。对于不符合要求的申请，应及时与申请方沟通，要求其补充或修改申请内容。2.相关部门会签：对于涉及多个部门业务的档案查阅申请，档案管理部门应组织相关部门进行会签。各部门根据自身职责对申请进行审核，提出意见和建议。会签通过后，申请方可进入档案查阅流程。（三）查阅安排1.确定查阅方式：根据档案的性质、数量以及查阅需求，档案管理部门确定查阅方式。对于一般性档案，可安排申请方到档案查阅室进行现场查阅；对于重要、珍贵或不宜外借的档案，可采用复印件提供、电子数据查阅等方式，并对查阅过程进行全程监控。2.安排查阅人员：档案管理部门根据申请方的需求和档案管理情况，安排熟悉档案内容和查阅流程的工作人员协助查阅。查阅人员应向申请方介绍档案查阅的注意事项和相关规定，确保查阅工作顺利进行。（四）查阅实施1.现场查阅：申请方在档案查阅室进行现场查阅时，应在工作人员的监督下进行。查阅人员只能在规定的范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。2.电子数据查阅：对于通过电子数据形式提供查阅的档案，档案管理部门应确保数据的准确性和完整性。查阅人员应使用专门的查阅设备和软件，按照规定的权限和操作流程进行查阅。查阅过程中，不得对电子数据进行非法拷贝、传播或修改。（五）查阅记录1.建立查阅台账：档案管理部门应建立《档案查阅台账》，详细记录每一次档案查阅的申请时间、申请方信息、查阅目的、查阅档案名称及数量、查阅时间、查阅人员等内容。查阅台账应妥善保存，以备日后查询和统计分析。2.记录查阅情况：查阅人员在查阅过程中，应如实记录查阅的档案内容、查阅结果以及发现的问题等情况。对于查阅过程中发现的档案损坏、缺失等异常情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应的措施进行处理。（六）查阅结束1.归还档案：查阅结束后，查阅人员应及时将查阅的档案归还原位，并与档案管理人员进行核对，确保档案的完整和安全。2.清理查阅现场：查阅人员应清理查阅现场，保持查阅室的整洁。如有必要，档案管理部门应对查阅设备进行检查和维护，确保设备正常运行。四、档案查阅的权限（一）内部人员权限1.普通员工权限：普通员工因日常工作需要查阅与其工作职责相关的一般性档案，如部门文件、工作记录等，经所在部门负责人批准后，可在档案管理部门指定的地点进行查阅。2.中层管理人员权限：中层管理人员因工作需要查阅涉及本部门业务的重要档案、跨部门合作项目档案等，除经所在部门负责人批准外，还需经公司/组织相关主管领导审批。中层管理人员有权查阅与其管理职责相关的档案信息，以便更好地开展管理工作。3.高层管理人员权限：高层管理人员因战略决策、重大事项研究等工作需要查阅公司/组织各类档案，包括机密档案、核心业务档案等，应经公司/组织最高管理层批准。高层管理人员对公司/组织的整体运营和发展负有决策责任，赋予其较高的档案查阅权限有助于其全面了解公司/组织情况，做出科学合理的决策。（二）外部单位或个人权限1.合作单位权限：与公司/组织有合作关系的单位，因合作项目需要查阅相关档案的，应根据合作协议的约定，在公司/组织授权的范围内进行查阅。查阅申请需经公司/组织相关部门审核同意，并按照规定的流程办理查阅手续。合作单位查阅档案时，应严格遵守公司/组织的档案管理规定，不得将档案用于合作项目以外的其他目的。2.政府部门及监管机构权限：政府部门及监管机构因履行法定职责需要查阅公司/组织档案的，公司/组织应积极配合。查阅申请应按照政府部门及监管机构的要求提交相关文件，并经公司/组织法定代表人或主要负责人批准。政府部门及监管机构查阅档案时，应出示有效证件，并遵守公司/组织的档案查阅规定，不得泄露档案信息。3.司法机关权限：司法机关因办理案件需要查阅公司/组织档案的，应按照法定程序向公司/组织提出查阅申请。公司/组织应在接到司法机关查阅申请后，及时与司法机关沟通，了解查阅需求，并按照相关法律法规的规定，配合司法机关做好档案查阅工作。司法机关查阅档案时，应出具相关法律文书，并严格遵守保密规定，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案信息。五、档案查阅的保密规定（一）保密责任1.档案管理部门责任：档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。档案管理人员应严格遵守保密规定，妥善保管档案，防止档案信息泄露。2.查阅人员责任：查阅人员在查阅档案过程中，应承担保密义务。查阅人员不得将档案信息泄露给无关人员，不得擅自复制、传播、公开档案内容。如因工作需要确需引用档案内容的，但必须注明出处，并不得歪曲、篡改档案原意。查阅人员在查阅结束后，应及时归还档案，并将查阅过程中接触到的保密信息进行清理，不得留存。（二）保密措施1.物理隔离措施：档案存放场所应具备必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备、防火防盗设施等，防止无关人员进入档案存放区域。档案查阅室应与档案库房分开设置，查阅室内不得存放重要、机密档案。2.技术保密措施：利用现代信息技术手段对档案信息进行加密存储和传输，防止档案信息在网络传输过程中被窃取或篡改。对涉及保密档案的电子数据查阅，应采用身份认证、访问控制、数据加密等技术措施，确保查阅过程的安全性。3.人员管理措施：加强对档案管理人员和查阅人员的背景审查和管理，签订保密协议，明确保密责任和义务。对违反保密规定的人员，应依法依规追究其责任。六、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查：档案管理部门应定期对档案查阅工作进行自查，检查查阅流程是否规范、查阅记录是否完整、档案安全是否得到保障等。对自查中发现的问题，应及时进行整改，确保档案查阅工作的质量。2.内部审计监督：公司/组织内部审计部门应定期对档案查阅制度的执行情况进行审计监督，检查档案查阅活动是否符合制度规定、是否存在违规操作等问题。对审计中发现的违规行为，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部监督1.行业监管部门监督：接受行业监管部门对公司/组织档案查阅制度执行情况的监督检查。公司/组织应积极配合行业监管部门的工作，如实提供档案查阅相关资料和信息，对监管部门提出的问题和建议，应认真整改落实。2.社会公众监督：在符合法律法规和公司/组织保密规定前提下，接受社会公众对公司/组织档案查阅工作的监督。对于社会公众提出的合理意见和建议，公司/组织应认真研究并积极采纳，不断完善档案查阅制度。七、附则（