淮安地方档案制度

淮安地方档案制度一、总则（一）目的为了加强淮安地方档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的利用，充分发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于淮安行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位、社会组织以及其他各类机构（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理机构或人员，对本单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实完整原则档案的形成、收集、整理、归档应遵循真实性和完整性原则，如实反映单位各项工作活动的历史面貌，不得伪造、篡改、损毁档案。3.方便利用原则档案管理工作应注重档案的整理和编目，便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足单位各项工作和社会公众的需求。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.市级档案行政管理部门负责全市档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导，制定全市档案管理的政策、法规和标准，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。2.单位档案管理部门各单位应根据工作需要设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。规模较小的单位可指定内设机构负责档案管理工作，并明确专人负责具体业务。（二）档案管理机构职责1.市级档案行政管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本市档案事业发展规划和年度计划，并组织实施。监督指导全市各级各类单位的档案工作，依法查处档案违法行为。组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流活动，提高全市档案管理水平。负责全市档案信息化建设的规划、指导和协调，推进档案信息资源的开发利用。组织开展档案宣传教育活动，增强全社会的档案意识。2.单位档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本单位制定的档案管理制度，负责本单位档案工作的组织实施和日常管理。负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。对本单位各部门形成的文件材料进行定期检查和指导，督促其及时归档。编制档案检索工具，开发利用档案信息资源，为单位各项工作和社会公众提供档案查阅服务。按照规定向市级档案行政管理部门和有关部门移交档案。组织开展本单位档案管理的业务培训和宣传教育活动，提高档案管理人员的业务素质和全体职工的档案意识。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确文件材料的形成部门、责任人以及归档要求，确保文件材料的及时收集和完整积累。2.单位内部各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体形式，均应按照规定及时整理、归档，不得据为己有或擅自销毁。（二）收集范围1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作、妇女工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类包括单位行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、安全保卫等方面形成的文件材料。3.业务工作类各单位根据自身业务特点，确定本单位业务工作文件材料的收集范围，应涵盖业务工作的全过程，包括项目规划、实施、验收等各个环节形成的文件材料。4.科技项目类包括科研项目立项、研究、实验、鉴定、验收等过程中形成的文件材料，以及技术引进、技术改造、设备购置等方面的文件材料。5.基本建设类包括基本建设项目的规划、设计、施工、监理、竣工验收等环节形成的文件材料，以及土地征用、拆迁安置等相关文件材料。6.会计档案类包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计电算化数据等会计核算过程中形成的文件材料。7.声像档案类包括单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，以及重大活动、重要事件的记录。8.实物档案类包括单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物，以及具有纪念意义的礼品、纪念品等。（三）整理要求1.分类标准档案整理应按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》等相关标准进行分类，一般采用年度机构（问题）保管期限的分类方法。2.装订要求归档文件应按件装订，装订时应去除文件上的金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式，确保文件整齐、牢固。3.编目要求归档文件应进行编号、编目，编制归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，便于档案的检索和利用。4.装盒要求归档文件应装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写相关信息，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等，便于档案的存放和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，并配备必要的温湿度调节设备，使库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.档案装具应按照档案分类顺序进行排列，标识清晰，便于管理和利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、15年。2.各单位应根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关标准，结合本单位实际情况，确定各类档案的保管期限。（四）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、存放有序、安全无损。2.检查内容包括档案的实体状况、保管环境、装具情况等，发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）档案的数字化1.各单位应积极推进档案数字化工作，按照国家档案局制定的《纸质档案数字化技术规范》等相关标准，对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应确保电子档案与纸质档案内容一致，存储安全可靠，便于档案的远程查阅和利用。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，严格按照规定的程序和手续进行，确保档案信息的安全和保密。2.单位应积极为档案利用者提供服务，满足其合理的利用需求，提高档案的利用效率。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应持单位介绍信，经本单位档案管理部门负责人批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感档案的利用，应严格按照国家有关保密规定进行审批和管理。（三）利用方式1.查阅档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。2.借阅档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件内容一致，具有同等效力。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间用途、查阅或借阅档案的名称和数量、复制内容等，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织各单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关标准，结合本单位实际情况，对档案的保存价值进行全面评估。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组应定期对到期档案进行清理，逐卷（件）审查档案的内容和保存价值，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息，并经档案鉴定工作小组负责人审核签字。3.档案销毁清册应报本单位分管领导审批，批准后方可进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，一般可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。（五）销毁记录档案管理部门应将档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称和数量等，并存档备查。七、档案的移交（一）移交范围1.单位撤销、合并、分立时，应按照国家有关规定，将本单位的档案进行清理、整理，编制档案移交清册，向有关部门或单位移交档案。2.单位因保管条件等原因，需要将档案移交其他单位保管的，应按照规定办理档案移交手续。（二）移交程序1.档案移交单位应提前通知接收单位，并与接收单位协商确定档案移交的时间、方式、内容等事项。2.移交单位应按照协商确定的内容，对档案进行整理、编目，编制档案移交清册，一式两份，双方签字确认。3.档案移交时，移交单位应向接收