电子档案管理制度

电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的电子档案的管理。（三）定义1.电子档案：指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件、数据、图表、声像等不同形式的信息记录。2.电子档案管理：指对电子档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。（四）管理原则1.统一管理原则：公司电子档案管理工作由综合管理部门统一负责，实行集中管理，确保电子档案管理的规范化、标准化。2.全程管理原则：对电子档案形成、积累、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程进行有效管理，确保电子档案的真实性、完整性和系统性。3.便于利用原则：电子档案的管理应便于检索、查询和利用，满足公司各项工作的需要。4.安全保密原则：采取有效措施，确保电子档案的安全保密，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。二、电子档案的形成与收集（一）电子档案的形成1.公司各部门及员工在工作中应按照国家有关法律法规和公司的规定，及时、准确地形成电子文件，并确保电子文件的原始性、真实性和完整性。2.电子文件的格式应符合国家有关标准和公司的要求，便于长期保存和利用。（二）电子档案的收集1.各部门应指定专人负责电子档案的收集工作，定期将本部门形成的具有保存价值的电子文件收集齐全，并移交综合管理部门。2.电子档案收集的范围包括但不限于：公司各类文件、通知、报告、请示、批复等；合同、协议、章程、制度等；会议纪要、记录、决议等；财务报表、审计报告、统计数据等；技术文件、图纸、资料等；业务数据、客户信息、市场调研资料等；声像资料、照片、视频等。三、电子档案的整理与归档（一）电子档案的整理1.综合管理部门对收集到的电子档案进行整理，按照档案的形成规律和特点，保持电子档案之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.电子档案的整理应遵循以下原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分文件的不同价值，便于保管和利用；便于计算机管理和检索。（二）电子档案的归档1.整理后的电子档案应及时进行归档，归档时间应符合国家有关规定和公司的要求。2.电子档案的归档应按照以下程序进行：编制电子档案目录：对归档的电子档案进行编号、著录，编制电子档案目录，目录应包括电子档案的题名、日期、保管期限、密级等信息。存储载体标识：对存储电子档案的载体进行标识，标明载体编号、存储内容、存储时间等信息。移交归档：将编制好目录的电子档案存储载体移交综合管理部门档案库，并办理移交手续。四、电子档案的存储与保管（一）存储载体的选择1.应选择质量可靠、性能稳定、存储容量大的存储载体存储电子档案，如磁带、磁盘、光盘等。2.存储载体应符合国家有关标准和公司的要求，具有良好的兼容性和耐久性。（二）存储环境的要求1.电子档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准和公司的要求。2.存储场所应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保电子档案的安全。（三）存储载体的管理1.对存储电子档案的载体应进行定期检查和维护，确保载体的正常使用。2.存储载体应分类存放，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。3.对存储电子档案的载体应进行备份，备份数量应符合国家有关规定和公司的要求，备份载体应异地存放。（四）电子档案的保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司的实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的电子档案主要包括：公司重要的规章制度、章程、协议等；公司重大活动的文件、资料等；公司重要的财务报表、审计报告等；公司重要的技术文件、图纸等。3.长期保管的电子档案主要包括：公司一般的规章制度、文件等；公司一般的业务数据、资料等；公司一般的财务报表、审计报告等。4.短期保管的电子档案主要包括：公司临时性的文件、资料等；公司一般性的业务数据、资料等。（五）电子档案的鉴定与销毁1.综合管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对已失去保存价值的电子档案进行销毁。2.电子档案的鉴定应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员、相关业务部门人员等组成，对电子档案进行全面审查和评估。3.经鉴定需要销毁的电子档案，应填写《电子档案销毁申请表》，报公司领导审批后，由综合管理部门负责组织销毁。4.电子档案的销毁应采用物理或化学方法进行，确保电子档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、内容、方式等，并由销毁人员签字确认。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具的建立1.综合管理部门应建立电子档案检索系统，为用户提供便捷的检索服务。2.电子档案检索系统应具备以下功能：多种检索方式：支持按题名、日期、保管期限、密级等字段进行检索；模糊检索：支持用户输入关键词进行模糊检索；分类检索：支持按档案类别进行检索；高级检索：支持用户组合多个检索条件进行高级检索。（二）利用权限的设定1.公司应根据电子档案的密级和利用范围，设定不同的利用权限，确保电子档案的安全保密。2.利用权限分为查阅、借阅、下载、打印等，用户应根据自己的权限进行操作。3.查阅电子档案应经档案管理人员同意，并在指定地点进行；借阅电子档案应填写《电子档案借阅申请表》，报公司领导审批后，在规定时间内归还；下载、打印电子档案应经档案管理人员同意，并进行登记。（三）利用流程的规范1.用户利用电子档案应填写《电子档案利用申请表》，注明利用目的、利用内容、利用时间等信息。2.档案管理人员对用户的申请进行审核，符合利用权限的予以批准，并提供相应的服务。3.用户利用电子档案应遵守公司的有关规定，不得擅自复制、传播、篡改电子档案信息。4.利用结束后，用户应及时归还电子档案，并办理归还手续。六、电子档案的安全与保密（一）安全管理措施1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理责任，加强对电子档案安全的监督和检查。2.采取有效的技术手段，保障电子档案的安全，如防火墙、入侵检测、加密技术等。3.定期对电子档案存储系统进行备份，备份数据应异地存放，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复。4.加强对电子档案存储场所的安全管理，设置门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入。（二）保密管理措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对电子档案的保密管理，确保电子档案信息不被泄露。2.对电子档案进行分类管理，根据档案的密级设置不同的访问权限，限制无关人员的访问。3.对涉及公司机密的电子档案，应采取加密存储、加密传输等措施，确保信息的安全。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽导致电子档案信息泄露。（三）应急处置措施1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在发生安全事