文书档案制度

文书档案制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：归档的文书材料应真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：应保证文书档案的齐全完整，涵盖公司运营的各个方面。4.准确性原则：文书材料的内容和数据应准确无误。5.时效性原则：及时收集、整理、归档文书档案，确保其时效性。二、文书档案的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.业务类：涵盖公司各类业务活动形成的文件，如项目文档、合同协议、业务报表等。3.财务类：财务凭证、报表、审计报告等。4.人事类：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核资料等。5.其他类：不属于以上分类的特殊文件或临时性文件。（二）编号文书档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政类，“001”为流水号。编号应确保唯一性，便于档案的查找和管理。三、文书档案的形成与收集（一）形成1.各部门在开展工作过程中，应及时形成各类文书材料，确保文件内容真实、准确、完整。2.文书起草人应按照公司公文格式要求进行撰写，注明文件的标题、文号、主送单位、抄送单位、成文日期等信息。（二）收集1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保在文件办理完毕后及时收集。2.收集的文书材料应包括正本、定稿、附件、领导批示等相关资料。3.对于重要文件或涉及多个部门的文件，主办部门应及时与相关部门沟通协调，确保文件的完整性。四、文书档案的整理（一）整理要求1.遵循文书材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同价值和保存期限，进行分类整理。3.去除文件上的金属物，破损文件应进行修补或复制。（二）整理方法1.按照分类方案，对收集到的文书材料进行分类。2.同一类别的文件按照时间顺序排列，对于有特定编号的文件，应按照编号顺序排列。3.每份文件应编制页码，以便于查阅和保护。4.对于文件中的附件，应随正文一起整理，确保附件与正文的对应关系清晰。五、文书档案的归档（一）归档时间1.一般文书档案应在次年上半年完成归档。2.重要文件或紧急事项形成的文件，应在办结后及时归档。（二）归档程序1.各部门整理好的文书档案应移交至综合管理部门。2.综合管理部门对移交的档案进行核对、检查，确保档案符合归档要求。3.对归档的文书档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.将编目后的档案装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、年度、起止编号等信息，并上架存放。六、文书档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要的规章制度、年度财务决算、重大合同协议、机构演变等文件。3.长期保管的档案期限为16年至50年，包括一般业务文件、重要会议记录等。4.短期保管的档案期限为15年以下，如一般性的通知、简报等。（三）档案清点与检查1.定期对文书档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理，如对受潮、发霉的档案进行晾晒、消毒，对破损的档案进行修复等。七、文书档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文书档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，需经公司主管领导批准方可查阅。3.外部单位查阅公司文书档案，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后，由综合管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记簿，详细记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等信息。2.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。（三）档案利用1.鼓励各部门充分利用文书档案，为公司决策、业务开展等提供参考依据。2.对于利用档案形成的资料，如调研报告、数据分析等，应及时归档保存。八、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已到保管期限的文书档案进行鉴定，由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保存价值、现实利用需求等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量、销毁人员等信息，记录应长期保存。九、保密与安全（一）保密1.文书档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的档案信息予以保密。2.查阅、利用机密档案时，应严格按照规定的程序和权限进行，不得泄露档案内容。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、门禁系统等。2.档案管理人员应定期对库房进