档案制度建设上

档案制度建设上一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查找、调阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部，负责公司/组织档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。4.参与公司/组织重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作。5.开发档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供档案信息服务。6.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施，确保档案的实体安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理类档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、财务管理档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.文件材料类档案：包括上级文件、公司/组织发文、外来文件、内部请示与批复等。4.项目档案：针对公司/组织的各类项目，如工程项目、科研项目、营销项目等，建立专门的项目档案，记录项目的全过程。5.声像档案：包括照片、录音、录像等反映公司/组织活动和工作情况的声像资料。6.实物档案：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。（二）档案编号1.档案编号采用分类编号法，按照档案分类类别进行编号。2.编号格式为：[分类代码][年度][流水号]。例如，行政管理类档案编号为：XZ2023001，其中“XZ”为行政管理类档案分类代码，“2023”为年度，“001”为流水号。3.对于项目档案，编号格式为：[项目代码][年度][流水号]。例如，某工程项目档案编号为：XM2023001，其中“XM2023”为项目代码，“001”为流水号。4.声像档案和实物档案的编号可在相应分类编号的基础上，根据实际情况进行补充编号，以便区分和管理。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.对于上级文件、外来文件等，应在文件签收后及时交档案管理部门进行登记和整理。3.公司/组织内部的发文，由发文部门在文件印发后，将文件底稿、正文及相关附件一并交档案管理部门归档。4.项目档案应在项目启动时，由项目负责人制定项目文件材料收集计划，明确各阶段应收集的文件材料内容和责任人，确保项目档案的完整收集。5.声像档案和实物档案由形成部门或相关责任人及时收集，并移交档案管理部门进行整理和保管。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理工作包括对文件材料的分类、装订（如有必要）、编目、装盒等。3.每份文件材料应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.编目工作应包括填写卷内文件目录，目录内容应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等。5.档案装盒时，应按照分类顺序依次排列，不同类别的档案应分别装盒，并在盒脊上标明档案类别、年度、起止卷号等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司/组织应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已保管到期的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。4.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册应经公司/组织主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁工作应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全。3.档案销毁时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，并由监销人员签字确认。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案的统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计工作应做到及时、准确、全面，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计报表。3.档案统计数据应进行分析和研究，为档案管理工作的决策提供依据。（二）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、数量、查阅目的等。3.如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损或丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。5.公司/组织外部单位或个人因特殊需要查阅或利用档案时，应