单位档案室制度

单位档案室制度一、总则（一）目的为加强单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置单位设立独立的档案室，配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计单位各类档案，做好档案的鉴定、销毁工作。3.积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案资料查询、借阅等服务。4.指导、监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。5.做好档案库房的安全管理工作，确保档案的安全与完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案业务，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，保证档案整理规范、排列有序。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记和统计工作。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同载体的材料。2.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。3.本单位对外签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。5.反映单位历史沿革、重大事件、重要活动的档案材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，并定期移交档案室。2.收集的档案材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体完好。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防虫、防鼠等功能，配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设施等。3.库房内应设置专门的档案架、柜，按照档案类别和编号顺序排列，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.做好档案库房的安全管理工作，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。5.加强对电子档案的保管，定期进行备份，确保电子档案的安全。备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至（略）年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本单位有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。五、档案的利用（一）档案利用范围1.单位内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本单位档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅相关档案。（二）档案利用流程1.申请：利用者填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅档案的名称、内容、目的、利用时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审批：申请表提交档案室，由档案管理人员进行审核，报档案室负责人审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经单位分管领导审批。3.查阅、借阅：经审批同意后，利用者按照规定的时间和地点查阅、借阅档案。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。4.归还：利用者查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案室。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关责任。（三）档案利用登记与统计1.档案管理人员应建立档案利用登记台账，详细记录利用者姓名、部门、查阅或借阅档案的名称、数量、时间、用途等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合单位实际情况，对档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否反映单位主要职能活动，是否具有历史查考价值、凭证价值和现实利用价值。3.检查档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案进行补充或修正。（三）档案销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经单位分管领导审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中，应确保档案彻底销毁，无法恢复。4.档案销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）档案信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并建立相应的数据库。2.档案信息系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.电子档案管理：制定电子档案管理制度，规范电子档案的形成、存储、传输、利用等环节，确保电子档案的安全与完整。（三）档案信息化管理要求1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等信息化硬件设施。2.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其信息化管理水