档案局保密制度

档案局保密制度一、总则（一）目的为加强档案局保密工作，确保档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露、丢失或被非法利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员，包括在编人员、合同制人员、实习生以及借调人员等，同时适用于本局所涉及的档案管理工作场所、设备、存储介质等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家保密法律法规，依法开展保密工作，确保保密制度的合法性和有效性。2.预防为主原则：强化保密意识教育，加强保密措施建设，从源头上防范档案信息泄露风险，做到防患于未然。3.突出重点原则：明确保密工作重点部位、关键环节和重要信息，实施分类管理，确保核心档案信息的安全。4.谁主管谁负责原则：各部门负责人为本部门保密工作第一责任人，对本部门保密工作负总责，确保保密责任落实到具体人员。二、保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立档案局保密工作领导小组，由局主要领导担任组长，各分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。保密工作领导小组负责统筹协调全局保密工作，研究解决保密工作中的重大问题，决策部署保密工作重要事项。（二）保密工作机构及职责1.保密工作办公室：设在局办公室，负责保密工作领导小组日常工作，承担全局保密工作的组织、协调、指导和监督检查等具体工作。2.职责制定和完善保密规章制度，组织开展保密宣传教育活动，提高全局工作人员保密意识。负责保密工作的日常管理，包括保密要害部门部位的确定与管理、保密设备设施的配备与维护、保密文件资料的收发与保管等。组织开展保密检查和风险评估，及时发现和消除保密隐患，对违反保密制度的行为进行调查处理。协调与外部保密管理部门的工作联系，及时报送保密工作相关信息，接受上级保密部门的指导与监督。（三）各部门保密职责1.档案业务部门负责本部门所管理档案的收集、整理、保管、利用等环节的保密工作，严格执行档案查阅、借阅、归还等手续，确保档案信息安全。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，按照规定进行标识和管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。加强对档案工作人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平，督促其严格遵守保密制度。2.信息技术部门负责档案信息系统的安全保密管理，保障系统的正常运行和数据安全。制定并实施信息系统安全策略，采取防火墙、入侵检测、加密存储等技术手段，防止网络攻击和数据泄露。对档案信息系统的用户进行权限管理，严格控制用户对档案信息的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问和处理相关信息。定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患，保障系统的安全性和稳定性。3.其他部门负责本部门涉及档案工作的保密管理，对在工作中接触到的档案信息严格保密，不得擅自传播、复制或用于非工作目的。配合保密工作办公室开展保密工作，按照要求提供相关资料和信息，协助处理保密工作中的问题。三、保密范围与密级划分（一）保密范围1.国家秘密：涉及国家政治、经济、军事、外交等方面的重要档案信息，一旦泄露会对国家的安全和利益造成严重损害的，属于国家秘密范畴。具体包括国家重大决策、国防建设、科学技术、重要历史档案等方面的档案。2.商业秘密：本局在工作中涉及到的合作单位、企业等的商业信息，如商业合同、技术方案、财务数据等，这些信息的泄露可能会给相关单位带来经济损失或竞争劣势。3.个人隐私：涉及个人身份信息、健康状况、婚姻家庭等隐私内容的档案，未经本人同意，不得泄露。（二）密级划分根据档案信息的重要性和敏感性，将保密档案划分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级：是最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。如涉及国家核心机密的军事战略、外交情报等档案。2.机密级：是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。包括重要的经济数据、科技成果等档案。3.秘密级：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。如一般性的行政管理文件、普通业务档案等。四、保密措施（一）人员管理1.保密教育与培训定期组织开展保密教育培训活动，提高工作人员的保密意识和业务技能。培训内容包括国家保密法律法规、本局保密制度、保密技术知识等。新入职人员必须参加保密入职培训，经考试合格后方可上岗。对涉及保密要害部门部位的工作人员，要进行专门培训，使其熟悉保密工作要求和操作规程。鼓励工作人员参加各类保密培训和学习交流活动，不断提升保密工作水平。2.保密承诺与监督工作人员入职时，需签订保密承诺书，明确保密责任和义务。承诺书中应包括遵守保密制度、不泄露工作中知悉的各类秘密信息、离职后一定期限内继续履行保密义务等内容。加强对工作人员保密行为的日常监督，发现问题及时提醒纠正。对违反保密承诺的行为，要依法依规进行处理。3.人员离岗离职管理工作人员离岗离职时，所在部门要督促其清理个人使用的办公设备、存储介质等，归还所保管的档案资料和保密文件。对涉及保密要害部门部位的工作人员，在离岗离职前要进行保密审查和脱密期管理。脱密期内，不得在无保密保障的单位工作，不得从事与原工作涉及的保密事项相关的活动。（二）档案管理1.档案收集与整理在档案收集过程中，严格审核档案来源和内容，确保档案的真实性、完整性和保密性。对涉及保密信息的档案，要进行单独标识和登记。按照档案管理规定和分类标准，对收集到的档案进行科学整理，确保档案的系统性和有序性。在整理过程中，要注意保护档案信息的安全，防止丢失或损坏。2.档案保管设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设备，如防盗门窗、监控系统、消防器材等，确保档案库房的安全。对档案进行分类存放，按照密级分别保管。绝密级档案要实行专人专库保管，严格限制访问权限。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。同时，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案的安全存储。3.档案利用严格执行档案查阅、借阅审批制度。查阅、借阅档案必须填写申请表，注明查阅、借阅目的、范围和期限，经部门负责人和保密工作分管领导审批后方可进行。查阅、借阅档案时，必须在指定地点进行，由档案管理人员在场监督。查阅、借阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，利用后要及时归还，并进行清点核对。对利用过程中形成的复印件、摘录等资料，要按照保密规定进行妥善保管和处理。（三）信息技术管理1.信息系统安全建立健全档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、安全审计员等人员的职责。加强对信息系统的日常维护和管理，确保系统的稳定运行。对信息系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部非法入侵和恶意攻击。定期对系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。加强对信息系统用户的管理，严格设置用户账号和密码，定期更换密码。对用户权限进行严格控制，根据工作需要授予相应的访问权限，严禁越权操作。2.数据存储与传输对档案数据进行加密存储，采用先进的加密算法对重要数据进行加密处理，确保数据在存储过程中的安全性。在数据传输过程中，要采取加密传输技术，如SSL/TLS加密协议等，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。定期对档案数据进行备份，备份数据要存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份数据要进行加密处理，确保备份数据的安全性和可用性。（四）办公环境管理1.办公场所安全加强对办公场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。对办公区域进行定期巡查，确保办公场所的安全。在办公场所内，要合理划分工作区域，对涉及保密工作的区域进行标识和隔离，防止无关人员进入。对办公场所内的设备设施进行定期检查和维护，确保其正常运行。特别是对涉及档案管理的计算机、打印机、复印机等设备，要加强管理，防止信息泄露。2.文件资料管理严格控制文件资料的印发范围，按照工作需要进行审批印发。对涉及保密内容的文件资料，要注明密级和保密期限，并按照保密要求进行管理。文件资料的起草、审核、印发等环节要严格执行保密规定，确保文件资料在流转过程中的安全。对作废的文件资料，要按照规定进行销毁处理，防止信息残留。加强对办公桌上文件资料的管理，下班前要将文件资料整理存放好，不得随意放置。对重要文件资料要妥善保管，防止丢失或被盗。五、保密监督与检查（一）监督检查机制1.建立定期保密检查制度，保密工作办公室每年至少组织一次全面的保密检查，各部门每季度进行一次自查。检查内容包括保密制度执行情况、人员管理、档案管理、信息技术管理、办公环境管理等方面。2.设立保密举报电话和邮箱，接受全局工作人员和社会公众的保密举报。对举报信息要及时进行调查核实，对经查实的违规行为要依法依规进行处理，并对举报人给予适当奖励。3.加强与上级保密部门和其他相关部门的沟通协调，及时了解保密工作动态和要求，接受外部监督检查，不断改进本局保密工作。（二）检查内容与方法1.检查内容保密制度的制定和执行情况，包括制度是否完善、是否符合法律法规要求、工作人员是否熟悉并遵守制度等。保密要害部门部位的管理情况，如安全防护措施是否到位、人员进出是否登记、文件资料是否妥善保管等。档案管理情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合保密要求，档案密级划分是否准确，查阅借阅手续是否齐全等。信息技术管理情况，如信息系统安全策略是否有效、数据存储与传输是否安全、用户权限管理是否严格等。办公环境管理情况，如办公场所安全措施是否落实、文件资料管理是否规范等。2.检查方法查阅文件资料，检查保密制度、工作计划、工作总结、保密承诺书等文件的制定和执行情况。实地查看，对保密要害部门部位、档案库房、办公场所等进行实地检查，查看安全防护设施、设备运行情况、文件资料存放等是否符合要求。人员访谈，与工作人员进行交流，了解其对保密制度的掌握程度和保密工作的实际开展情况，听取意见和建议。技术检测，利用专业工具对信息系统、存储介质等进行安全检测，检查是否存在安全漏洞和违规操作。（三）问题整改与跟踪1.对保密检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。整改责任部门要认真制定整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告保密工作办公室。2.保密工作办公室要对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，要进行通报批评，并责令其重新整改。3.建立保密检查档案，对每次检查的情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。保密检查档案要妥善保管，以备查阅。六、保密责任与奖惩（一）保密责任1.全体工作人员要严格遵守本保密制度，履行保密义务，对工作中知悉的各类秘密信息予以保密。2.各部门负责人要切实履行本部门保密工作第一责任人的职责，加强对本部门保密工作的领导和管理，确保保密制度在本部门有效执行。3.对违反保密制度的行为，要依法依规追究相关人员的责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。表彰奖励形式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.对及时发现并制止保密违规行为、避免或挽回重大保密损失的人员，给予特别奖励。（三）处罚1.对违反保密制度的工作人员，视情节轻重给予批评教育