老干部局档案制度

老干部局档案制度一、总则（一）目的为加强老干部局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务老干部、传承历史文化等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老干部局机关及所属各部门在工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映老干部局的工作实际和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作和老干部提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理科室，配备专业档案管理人员，负责全局档案的集中管理工作。（二）职责分工1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常工作。制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。对档案进行分类、编号、编目等，建立科学的档案检索体系。定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。为各部门和老干部提供档案查阅、借阅等服务。2.各部门职责负责本部门形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常联系和协调。配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括上级党委、政府、主管部门下发的各类文件、通知、指示等。2.本局文件：本局制发的各类公文、报告、纪要、简报等。3.会议材料：各类会议的通知、议程、报告、决议、记录等。4.人事档案：老干部个人基本信息、履历、任免文件、考核材料等。5.业务档案：涉及老干部服务管理、活动组织、待遇落实等方面的档案材料。6.财务档案：财务预决算、会计凭证、账簿、报表等。7.声像档案：照片、录音、录像等反映老干部局工作和活动的资料。8.实物档案：具有保存价值的奖章、证书、纪念品等。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、老干部工作类、人事档案类、财务档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等，建立档案检索工具。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档。2.重大活动、重要事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核、验收，符合要求的予以接收归档。3.对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.根据档案的保管期限，定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.老干部本人或其亲属查阅与本人相关的档案。3.其他单位或个人因特殊需要查阅档案，需经本局领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据查阅者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。3.复制：根据查阅者的需求，可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明出处。（三）利用登记对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案内容、利用目的等，以便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、内容、用途等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等。2.销毁清册经档案鉴定小组审核、局领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等，记录材料应归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息和元数据录入信息化管理系统。4.挂接存储：将数字化档案与对应的目录信息进行挂接存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅进行在线申请、审批和登记。4.统计分析：对档案利用情况、保管期限等进行统计分析。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息安全。（四）数据备份与安全1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。2.加强网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密等技术手段，防止数据泄露和被篡改。3.建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复。八、监督与检查（一）监督机制建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作质量。3.档案信息化建设情况。4.档案安全防护措施落实情况。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或档案管理环节进行不定期抽查。（四）问题