档案夹交接制度

档案夹交接制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案夹交接工作的规范、有序进行，保证档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间档案夹的交接管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案夹内的资料应真实反映公司各项业务活动和历史情况。2.完整性原则：交接的档案夹应涵盖相关业务流程的所有重要资料，不得遗漏。3.及时性原则：档案形成后应及时进行整理、归档，并按照规定的时间进行交接。4.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案资料进行妥善保管。二、档案夹的分类与编号（一）档案夹分类1.行政档案类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司章程，管理制度，人事档案等。2.财务档案类：会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料，资金往来记录等。3.业务档案类：销售合同、采购合同、项目计划书、项目进度报告、客户资料等。4.技术档案类：产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告等。5.其他档案类：如荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）档案编号规则1.采用层级编码方式，每一级编码之间用“”隔开。2.一级编码表示档案类别，如“A”代表行政档案，“B”代表财务档案，“C”代表业务档案，“D”代表技术档案，“E”代表其他档案。3.二级编码表示该类别下的具体档案细分，如“A1”表示公司设立文件，“A2”表示股东会会议记录等。4.三级编码为流水号，用于区分同一细分下的不同档案夹，从“001”开始依次编号。5.例如，一份关于公司年度销售计划的档案夹编号为“C1005”，其中“C”表示业务档案类，“C1”表示销售合同相关档案，“005”为该销售合同档案夹的流水号。三、档案夹交接的流程（一）交接准备1.移交部门应提前对拟交接的档案夹进行整理、核对，确保档案资料齐全、完整，编号清晰，目录准确。2.编制档案交接清单，清单应详细列出档案夹的编号、名称、数量、内容摘要等信息。3.交接双方应确定交接时间、地点，并安排专人负责交接工作。（二）交接过程1.移交人按照档案交接清单，向接收人逐一移交档案夹，并当面清点数量。2.接收人对移交的档案夹进行认真核对，检查档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案夹应及时提出异议。3.双方在档案交接清单上签字确认，一式两份，双方各执一份。（三）交接后的处理1.接收人应将接收的档案夹及时纳入本部门的档案管理体系，按照规定的存放位置和保管期限进行妥善保管。2.移交部门应将已交接的档案夹从本部门的档案管理系统中进行标记或删除，确保档案信息的一致性。3.对于交接过程中发现的问题，如档案资料缺失、损坏等，移交部门应及时查明原因，并负责补充或修复。如因特殊原因无法及时解决的，应与接收部门协商确定解决方案和处理期限。四、档案夹交接的责任划分（一）移交部门责任1.负责对拟交接的档案夹进行整理、核对，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求，将档案夹移交给接收部门，并提供必要的档案信息和说明。3.对移交的档案夹在交接前的保管负责，如因保管不善导致档案资料丢失、损坏等，应承担相应的责任。（二）接收部门责任1.对接收的档案夹进行认真核对，及时发现并反馈档案资料存在的问题。2.按照规定的保管要求，对接收的档案夹进行妥善保管，确保档案资料的安全。3.不得擅自更改、销毁档案夹内的资料，如需查阅、借阅或使用档案资料，应按照公司相关规定办理手续。（三）双方共同责任1.在档案夹交接过程中，双方应密切配合，确保交接工作顺利进行。2.对于交接过程中出现的争议或问题，双方应协商解决，如协商不成的，可提交公司档案管理部门或相关领导进行协调处理。五、档案夹的保管与借阅（一）保管要求1.各部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备（如档案柜、防火设备、防潮设备等），确保档案资料的安全存放。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对不同类型、不同保管期限的档案夹应进行分类存放，并建立相应的档案索引和目录，便于查找和管理。4.定期对档案夹进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案夹的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案夹的编号、名称、借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交公司档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，并在《档案借阅登记簿》上进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应按照规定的借阅期限及时归还档案夹，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自将档案夹转借他人，不得在档案夹上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。如需复印档案资料的，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。5.档案管理部门应对借阅档案夹的使用情况进行跟踪检查，发现问题及时督促借阅人整改，并将相关情况报告公司领导。六、档案夹的销毁（一）销毁条件1.档案夹保管期限已满，且已无保存价值的。2.因公司业务调整、机构变更等原因，导致档案夹所涉及的业务已不再开展，且档案夹已无保存必要的。3.档案夹因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复或继续使用的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案夹进行清查，确定需要销毁的档案夹清单，并编制《档案销毁申请表》，注明档案夹的编号、名称、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司档案管理部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行销毁处理。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由专人负责现场监督，确保销毁过程彻底、合规，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案夹的编号、名称、销毁时间、销毁方式、监督人等信息，销毁记录应保存至少[X]年。七、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对各部门档案夹交接制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，及时发现问题并督促整改。2.各部门应定期对本部门档案夹的管理情况进行自查，确保档案管理工作符合本制度要求。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合做好各项工作。2.根据外部监督检查意见