医院档案存储制度

医院档案存储制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于医院各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、存储及利用等过程中的管理活动。（二）适用范围本制度适用于医院内部各科室、部门以及涉及医院业务的所有相关人员所产生的各类档案，包括但不限于医疗业务档案、行政管理档案、人事档案、财务档案、科研教学档案等。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构病历管理规定》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）定义1.医院档案：是指医院在医疗、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案存储：是指对医院档案进行科学分类、整理、编目后，选择适宜的存储方式和环境，确保档案安全保管并便于查询利用的过程。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医院档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理医院各类档案，包括档案的收集、整理、鉴定、编目、存储、检索、利用和统计等工作。3.定期对医院档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。4.开展档案信息化建设，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平。5.组织档案管理人员的业务培训，提高其专业素质和业务能力。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作，确保档案的齐全、完整。2.按照医院档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查询、利用等工作，提供必要的档案信息和相关资料。4.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。（三）档案形成人员职责1.各岗位工作人员在工作过程中应及时将形成的各类文件材料进行整理、分类，确保文件材料的真实、准确、完整。2.按照医院档案管理制度的要求，将整理好的文件材料定期移交至本部门兼职档案员处。3.在档案利用过程中，应遵守档案管理规定，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录、医疗统计报表等。2.行政管理档案：包括医院行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、合同协议、招投标文件等。3.人事档案：包括员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、培训、职称评审等相关材料。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。5.科研教学档案：包括科研项目申报书、研究成果报告、教学计划、教案、学生成绩等。6.其他档案：包括医院基建档案、设备档案、宣传资料、声像档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成人员应在文件材料形成后及时进行整理，并按照规定的时间和要求移交至本部门兼职档案员处。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应采用纸质和电子两种形式同时收集，并确保两种形式的档案内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。3.纸质档案应按照档案类别进行分类，采用年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理；电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，并建立相应的索引目录。（四）整理方法1.纸质档案分类：按照档案类别分为医疗业务档案、行政管理档案、人事档案、财务档案、科研教学档案等大类，再根据档案内容进行二级分类。组卷：将同一类别的档案按照一定的原则进行组卷，如病历档案按照患者姓名、住院号等进行组卷；行政文件按照文件主题、时间顺序等进行组卷。排列：组卷后的档案按照一定的顺序进行排列，如病历档案按照住院时间先后顺序排列；行政文件按照发文时间先后顺序排列。编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编目：编制档案目录，包括案卷题名、卷内文件目录、备考表等，目录应清晰、准确、完整。2.电子档案分类：按照档案类别分为医疗业务档案、行政管理档案、人事档案、财务档案、科研教学档案等大类，再根据档案内容进行二级分类。命名：电子文件的命名应遵循唯一性、规范性和可读性原则，便于识别和管理。存储：电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并按照档案管理系统的要求进行分类存储。同时，应定期进行备份，确保档案数据的安全。编目：建立电子档案索引目录，包括文件题名、文号、日期、存储位置等信息，便于查询和利用。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和医院档案管理规定，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织成立医院档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对医院档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案的内容，判断其保存价值。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，确定档案的保存价值。3.效益评估法：评估档案对医院工作、科研、教学等方面的利用效益，确定档案的保存价值。（四）鉴定标准1.永久保存：凡是反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、科研、教学等具有长远利用价值的档案，应永久保存。2.长期保存：凡是在较长时间内对医院工作、科研、教学等具有查考利用价值的档案，应长期保存。3.短期保存：凡是在较短时间内对医院工作具有参考价值的档案，应短期保存。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的题名、文号、日期、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经医院分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的存储（一）存储方式1.纸质档案：采用档案柜、档案架等方式进行存储，档案柜应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。2.电子档案：采用服务器存储、磁盘阵列存储、磁带存储等方式进行存储，并建立数据备份制度，定期对电子档案进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）存储环境1.温度：档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。温度和湿度应定期进行监测和记录。2.通风：档案库房应具备良好的通风条件，保持空气清新，防止有害气体对档案的侵蚀。3.防火：档案库房应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。同时，应制定防火应急预案，确保在火灾发生时能够及时有效地进行扑救。4.防潮：档案库房应采取防潮措施，如安装除湿设备、铺设防潮地面等，防止档案受潮发霉。5.防虫：档案库房应采取防虫措施，如放置防虫药品、定期进行清洁消毒等，防止档案被虫蛀。6.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。同时，应加强对档案库房的管理，严格限制无关人员进入。（三）存储标识1.对档案存储区域进行标识，明确档案类别、保管期限、存放位置等信息，并设置明显的指示牌，便于查找和管理。2.对每卷（件）档案进行标识，标明档案的题名、编号、保管期限等信息，确保档案标识清晰、准确。（四）存储安全管理1.建立档案存储安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案存储区域的安全管理。2.定期对档案存储设备和环境进行检查和维护，确保设备正常运行，环境符合要求。3.加强对档案存储区域的安全防范，如安装门禁系统、监控系统等，防止档案被盗、被篡改或丢失。4.制定档案存储安全应急预案，定期进行演练，确保在发生安全事故时能够及时有效地进行处理。六、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立纸质档案目录索引、电子档案索引数据库等检索工具，方便档案的查询和利用。2.档案目录索引应包括档案题名、编号、日期、保管期限、存放位置等信息，电子档案索引数据库应具备全文检索、分类检索、模糊检索等功能。（二）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和医院档案管理规定，确保档案利用的合法性和安全性。2.坚持“方便利用、服务临床、促进发展”的原则，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供及时、有效的档案信息服务。3.对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止信息泄露。（三）利用方式1.查阅：医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录。2.借阅：医院内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好借阅记录。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制：医院内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定进行复制，并做好复制记录。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。4.出具证明：医院因对外提供服务、办理业务等需要出具档案证明的，应由档案管理部门按照规定进行审核，并出具档