档案管理制度收集

档案管理制度收集一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，数据准确无误。3.完整系统原则。全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保持档案的系统性和连贯性。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的数字化建设，推进档案信息化管理。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。6.按照规定向国家有关部门移交档案。（二）各部门档案管理人员各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司/组织档案管理部门移交档案。其职责包括：1.负责本部门档案的收集、整理和分类，确保档案的齐全、完整。2.按照公司/组织档案管理部门的要求，及时将本部门档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案查阅、利用等工作。三、档案的收集（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议等。2.业务管理档案：涵盖市场营销、生产管理、财务管理、质量管理、技术研发等业务领域形成的各类文件、报表、数据、图纸、技术资料等。3.项目档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、验收报告等。4.其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（奖杯、证书、纪念品等）、电子档案（存储在计算机系统中的各类文件）等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案。2.档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。3.收集的档案应字迹清晰、纸张优良、格式规范，确保档案的质量。4.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行收集和保存，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作结束后及时收集整理。2.重要会议、重大活动形成的档案，应在会议结束或活动完成后一周内收集齐全。3.项目档案应按照项目进度，及时收集项目各阶段形成的档案，在项目验收后一个月内完成档案的全面收集和整理。四、档案的整理（一）分类标准1.行政管理档案：按照文件性质、时间顺序等进行分类，可分为综合管理、人力资源、行政事务等类别。2.业务管理档案：根据不同业务领域进行分类，如市场营销档案可分为市场调研、销售管理、客户关系管理等类别；生产管理档案可分为生产计划、生产调度、质量控制等类别。3.项目档案：按照项目阶段进行分类，如项目前期文件、项目实施文件、项目验收文件等。4.声像档案：按照内容主题、时间顺序等进行分类，如公司活动照片、产品宣传录像等。5.实物档案：根据实物类型进行分类，如奖杯、证书、纪念品等。6.电子档案：按照文件类型、存储位置等进行分类，如办公文档、业务数据、技术资料等。（二）整理方法1.对收集到的档案进行清理，剔除重复、无效的文件。2.按照分类标准对档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录准确反映档案内容。5.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，保持档案的完整性。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案形成规律，保持档案之间的有机联系。2.整理后的档案应便于保管、查阅和利用，符合档案管理的规范化要求。3.档案管理人员应认真核对档案内容，确保整理后的档案准确无误。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序进行存放，采用密集架或档案柜等方式进行保管，便于档案的查找和利用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照备份策略进行定期备份，确保电子档案的安全性和完整性。3.声像档案和实物档案应根据其特点进行妥善保管，如照片应存放在相册或档案盒中，录像带应存放在专用的磁带柜中，实物档案应陈列在专门的展示柜中。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、历史档案、法律法规规定必须永久保存的档案等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，主要包括公司/组织的重要业务档案、项目档案等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，主要包括一般性的业务文件、日常工作记录等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司/组织的实际情况进行，确保档案的保存价值。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.定期检查应至少每年进行一次，对于重要档案和易损档案应增加检查频次。3.检查过程中如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复和处理，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.外部单位因合作、调研等原因需要查阅公司/组织档案，但需经公司/组织相关部门批准。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅公司/组织档案，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，经公司/组织相关部门审核批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关法律文书或行政公文，按照规定的程序办理查阅手续。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出库房。3.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。复印、拍照的档案资料应妥善保管，不得用于非授权目的。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、拍照等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅目的、档案名称、查阅份数、复印或拍照情况等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方