小学档案室制度

小学档案室制度一、总则（一）目的为加强小学档案室管理，有效保护和利用档案资源，确保档案工作规范化、科学化、制度化，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门及全体教职工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁虚假和伪造档案。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、齐全完整。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，提高档案查询利用效率。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料支持，依法依规为社会提供档案查阅服务。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职工的档案意识和业务水平。7.完成学校领导交办的其他有关档案工作任务。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理规定，定期将本部门应归档的文件材料移交档案室，并办理交接手续。3.配合档案室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供必要的档案信息和资料。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，严格按照档案管理流程进行操作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案工作发展需要。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护档案的安全和尊严。5.完成档案室交办的其他临时性工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本校有关的文件、指示、规定、通知等。2.本校党、政、工、团等组织形成的文件材料，包括会议记录、工作计划、总结、报告、决议、决定、规章制度等。3.本校教学工作中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、教材、试卷、成绩册、教学研究成果等。4.本校科研工作中形成的文件材料，如科研项目申请书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等。5.本校学生管理工作中形成的文件材料，如学生学籍档案、奖惩记录、毕业材料等。6.本校行政管理工作中形成的文件材料，如人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。7.本校对外交流与合作中形成的文件材料，如协议、合同、邀请函、接待记录等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集起来。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，并保持其历史原貌。3.对于重要文件材料的收集，应注意收集其原件及相关的附件、底稿等，确保档案的真实性和完整性。4.各部门应定期将收集到的数据文件材料移交档案室，移交时间为每年[具体时间]。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，采用“件”的整理方式，将每份文件作为一个保管单位，进行编号、编目、装订。2.教学档案：按照教学管理职能、教学环节等进行分类整理，如教学计划类、教学大纲类、教案类、试卷类等，分别组卷，编目上架。3.科研档案：按照科研项目类别、研究阶段等进行分类整理，建立科研项目档案卷，将项目研究过程中形成的各类文件材料依次排列，编目归档。4.学生档案：按照学生类别、年级等进行分类整理，以班级为单位建立学生档案袋，将学生的学籍档案、奖惩记录、综合素质评价等材料装入档案袋，统一编号管理。5.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷，将个人履历、学历学位、考核、任免、奖惩等材料分类整理，装订成册，实行一人一档管理。6.财务档案：按照会计档案管理办法进行归类整理，将会计凭证、账簿、报表等分别组卷，编目装订，按照年度顺序排列存放。7.基建档案：按照工程项目类别、建设阶段等进行分类整理，建立工程项目档案卷，将项目立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料收集齐全，编目归档。8.设备档案：按照设备类别、型号等进行分类整理，建立设备档案卷，将设备购置申请、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等材料依次排列，编目归档。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房面积应根据学校档案数量和未来发展需要合理确定，确保档案存放有足够的空间。3.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材和温湿度调节设备，保证库房环境安全、适宜。（二）档案上架1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.档案架应编号标识，每个档案架的层数、格数应清晰标注，档案存放应按照编号顺序依次排列，便于定位查找。3.上架的档案应保持整齐有序，不得随意堆放，防止档案损坏和丢失。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本校重要的历史文件、法规性文件、教学科研成果等，应长期保存，以备查考。3.长期保管的档案保管期限为[具体年限]年，主要包括本校一般性的文件材料、教学科研档案等，在规定期限后仍有一定的查考价值。4.短期保管的档案保管期限为[具体年限]年，主要包括本校临时性的文件材料、事务性档案等，保管期满后可根据规定进行鉴定销毁。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.每年[具体时间]进行一次全面检查，平时可根据实际情况进行不定期抽查。3.检查过程中发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的安全和完整。4.对检查情况应做好记录，发现问题及时整改，并将检查结果向上级主管部门报告。五、档案的利用（一）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本校档案。2.外单位因工作需要，经学校领导批准，可查阅本校相关档案。3.学生因个人学习、升学需要，可查阅本人学籍档案等相关材料。（二）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案内容和目的，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本校档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经学校办公室审核，报学校领导批准后到档案室查阅。查阅过程中需档案室工作人员陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.学生查阅本人学籍档案等相关材料，应持本人有效证件，到档案室办理查阅手续，不得查阅他人档案。（三）利用方式1.查阅档案：利用者可在档案室查阅档案，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上圈划、涂改、污损。2.借阅档案：借阅期限一般不超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出学校，按时归还档案室。（四）利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅借阅时间、档案内容、归还时间等。利用登记应长期保存，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导任组长，档案室负责人及相关部门负责人为成员，负责档案鉴定工作的组织领导和审核批准。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和学校实际情况，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案室定期对已到保管期限的档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写《档案鉴定销毁申请表》，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对申请销毁的档案进行审查，根据鉴定标准，确定是否予以销毁。3.经审核批准可以销毁的档案，应编制《档案销毁清册