档案管理职责制度

档案管理职责制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本职责制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密以及个人隐私的档案信息进行保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理的各项工作应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案查阅和利用的效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。（二）部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度，明确档案管理流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理指导和监督各部门及时、准确地收集本部门在工作中形成的各类档案资料，并按照档案分类标准进行科学整理，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存储。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案数字化管理推进档案数字化工作，将纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索，提高档案利用效率。5.档案利用服务建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记和跟踪反馈工作。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。确保档案销毁过程的合规性和安全性，防止档案信息的不当流失。7.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织的决策提供数据支持，同时为档案管理工作的改进提供依据。8.档案业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理技能。对各部门的档案工作进行定期检查和指导，及时纠正存在的问题，促进档案管理工作水平的整体提升。三、各部门档案管理职责（一）部门档案管理责任人各部门应指定一名负责人作为本部门档案管理责任人，负责组织和协调本部门的档案管理工作。（二）职责内容1.档案收集组织本部门员工及时收集在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于合同协议、会议记录、工作计划、工作总结、业务报表、技术资料、人事档案等，确保档案资料的齐全完整。2.档案整理按照档案管理部门制定的分类标准和整理要求，对本部门收集到的档案资料进行初步整理，确保档案资料的分类清晰、编号准确、目录完整。3.档案移交定期将本部门整理好的档案资料移交至公司/组织档案管理部门，并办理交接手续。交接过程中，双方应认真核对档案数量、内容等信息，确保交接工作的准确性和完整性。4.档案利用申请根据工作需要，填写档案利用申请表，向档案管理部门申请查阅、借阅本部门的档案资料。在档案利用过程中，严格遵守档案管理部门的相关规定，确保档案的安全和完整。5.配合档案管理部门工作积极配合档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案鉴定、统计、数字化等工作。按照档案管理部门的要求，提供必要的协助和支持，共同推进公司/组织档案管理工作的顺利开展。四、档案管理人员职责（一）基本要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准，具有较强的责任心和保密意识。（二）具体职责1.档案收集与整理负责接收各部门移交的档案资料，按照档案分类标准进行详细分类、编号、编目等整理工作，确保档案整理的准确性和规范性。2.档案保管负责档案库房的日常管理，严格执行档案保管制度，定期对档案进行盘点和检查，确保档案的安全存储。对档案保管过程中出现的问题及时进行处理，并做好记录。3.档案数字化处理熟练掌握档案数字化处理技术，负责纸质档案的扫描、图像处理、数据录入等工作，建立高质量的电子档案数据库。对电子档案进行定期备份，确保电子档案数据的安全可靠。4.档案利用服务按照档案查阅利用制度，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。负责办理档案查阅、借阅手续，对利用情况进行详细登记，并及时跟踪档案的归还情况。5.档案鉴定与销毁参与档案鉴定工作，根据档案保管期限和实际价值，提出档案鉴定意见。按照规定程序，负责组织实施档案销毁工作，确保档案销毁过程的合规性和安全性。6.档案统计与分析建立档案统计台账，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，生成档案统计报表。对档案统计数据进行分析研究，为档案管理工作的决策提供数据支持。7.档案业务咨询为公司/组织内部各部门及员工提供档案业务咨询服务，解答有关档案管理的疑问，指导正确的档案管理方法和操作流程。8.档案管理系统维护负责档案管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。及时更新档案管理系统中的档案信息，保证系统数据与实际档案情况的一致性。五、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类包括公司/组织的各类行政文件、通知、决定、报告、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.业务管理类涵盖公司/组织各项业务活动中形成的合同协议、业务报表、项目文档、技术资料、市场调研资料等。3.人事管理类包含员工的入职档案、劳动合同、培训记录、考核评价、薪酬福利、奖惩情况、离职档案等。4.财务管理类涉及财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。5.其他类如公司/组织的荣誉证书、资质证明、宣传资料、照片、音像资料等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案资料的时效性。对于重要文件和紧急事项形成的文件材料，应在规定时间内完成收集工作。2.完整性全面收集文件材料的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等，保证档案资料的完整性。不得遗漏重要文件信息。3.准确性收集的文件材料应内容真实、准确，字迹清晰，格式规范。对于存在错误或不完整的文件材料应及时进行补充或修正。（三）整理原则1.遵循分类标准按照档案管理部门制定的分类方案，对收集到的档案资料进行分类整理，确保档案分类科学合理，便于查找和利用。2.保持文件联系整理档案时，应保持文件之间的历史联系，按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行排列，使档案资料能够反映公司/组织活动的全貌。3.便于保管和利用整理后的档案应便于保管和查阅利用，采用合适的装订方式和存储设备，确保档案的整齐美观和安全可靠。（四）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将档案分为不同的类别，并编制相应的分类目录。例如，可分为行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类等一级类目，在一级类目下再细分若干二级类目和三级类目。2.编号为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应清晰准确，便于查阅和检索。同时，可根据需要编制电子目录，提高档案利用效率。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。对于不宜装订的档案，可采用袋装等方式进行保管。六、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点进行建设。库房应具备必要的安全设施，如消防设备、监控设备、防虫药品投放设施等。2.库房布局合理规划库房布局，设置档案存储区、整理区、查阅区等功能区域。档案存储区应根据档案类别和保管期限进行分区存放，便于档案的查找和管理。（二）保管设备1.存储设备配备适合档案保管的存储设备，如档案密集架、档案柜、光盘存储柜等。存储设备应符合档案保管要求，具有良好的防火、防潮、防虫、防盗性能。2.防护设备安装必要的防护设备，如温湿度调节设备、空气净化设备、防虫药品投放设备等，确保库房内温湿度适宜，空气质量良好，防止档案受到损坏。（三）保管措施1.温湿度控制库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在一定范围内，如45%60%。定期监测库房温湿度，根据实际情况采取相应的调节措施。2.防火防盗加强库房的防火防盗措施，配备灭火器材，安装防盗门窗和监控设备。严禁在库房内吸烟和使用明火，定期检查消防设备的有效性。3.防虫防霉采取防虫防霉措施，如放置防虫药品、定期通风换气、对档案进行消毒处理等。对易受虫害和霉菌侵害的档案，应重点加强防护。4.档案盘点定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号、内容等信息，确保档案账实相符。发现问题及时查找原因并进行处理，同时做好盘点记录。5.档案修复对受损的档案进行及时修复，修复工作应遵循档案修复原则，保持档案的原貌和历史价值。修复后的档案应重新进行整理和编号，并做好修复记录。七、档案利用（一）利用范围1.内部查阅公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅本部门或相关部门的档案资料。查阅范围包括行政管理、业务管理、人事管理、财务管理等各类档案。2.外部查阅因法律法规要求、业务合作、审计检查等原因，经公司/组织批准，外部单位或个人可查阅公司/组织的相关档案资料。外部查阅应严格按照规定程序进行，确保档案信息的安全。（二）利用申请1.内部利用申请公司/组织内部员工查阅档案时，应填写档案利用申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。2.外部利用申请外部单位或个人查阅档案时，需提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围以及查阅时间等内容。经公司/组织相关部门审核批准后，由档案管理部门按照规定提供档案查阅服务。（三）利用审批1.内部审批档案管理部门收到内部员工的档案利用申请表后，应进行审核。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报公司/组织分管领导审批。审批通过后，档案管理部门方可提供档案查阅服务。2.外部审批档案管理部门收到外部单位或个人的查阅申请函后，应将申请函转至公司/组织相关部门进行审核。审核通过后，报公司/组织主要领导审批。外部查阅申请经批准后，档案管理部门应与查阅单位或个人签订保密协议，并按照规定提供档案查阅服务。（四）利用服务1.查阅服务档案管理部门根据利用申请，为利用者提供档案查阅服务。查阅档案时，利用者应在指定的查阅区域进行查阅，不得擅自将档案带出查阅区域。档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.借阅服务对于确需借阅档案的利用者，档案管理部门应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（五）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、查阅或借阅档案的名称、编号、查阅时间、归还时间等信息。利用登记应及时、准确，以便对档案利用情况进行统计和跟踪。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的形成时间、内容价值、历史背景等因素，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.价值优先原则以档案的保存价值为核心，重点鉴定档案对公司/组织各项工作的查考利用价值、历史研究价值以及凭证价值等。3.依法依规原则严格按照国家有关档案鉴定的法律法规和行业标准进行鉴定工作，确保鉴定过程和结果的合法性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、