档案健全保管制度

档案健全保管制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案健全保管制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、检索、利用和销毁等环节，保障公司/组织各项工作的顺利开展，维护公司/组织的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。3.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的检索、查询和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的决策和各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，作为档案管理的专门机构，负责统筹管理公司/组织的各类档案。档案管理中心可根据实际情况，下设文书档案科、科技档案科、人事档案科、财务档案科等科室，分别负责不同类型档案的管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集与整理负责组织各部门对工作活动中形成的档案进行收集、整理，指导各部门档案管理人员做好档案的分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。3.档案的保管与维护建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，如档案库房、档案架、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案的检索与利用建立档案检索系统，编制档案检索工具，如目录、索引、电子数据库等，方便档案的查询和利用。根据公司/组织内部各部门及员工的需求，及时提供档案查阅服务，并做好档案利用登记工作。5.档案的鉴定与销毁按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理，并做好销毁记录。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对电子档案的安全管理，确保电子档案的真实性、完整性和保密性。7.档案业务培训与指导组织开展档案业务培训活动，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。对各部门档案管理人员进行业务指导，帮助解决档案管理工作中遇到的问题。8.档案统计与分析做好档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、保管期限等信息，为档案管理决策提供数据支持。定期对档案管理工作进行分析总结，不断改进档案管理工作方法和措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、规章制度等。2.科技档案涵盖科研项目档案、产品档案、工程档案、设备档案等，如科研项目立项报告、研究成果报告、产品设计图纸、工艺流程文件、工程建设项目资料、设备采购合同及技术资料等。3.人事档案包含员工的个人基本信息、履历材料、学历学位证书、职称评定材料、工资待遇材料、考核奖惩材料、劳动合同等。4.财务档案涉及会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金往来记录等。5.业务档案根据公司/组织业务特点，收集与业务活动相关的档案，如市场营销档案、客户档案、项目档案、招投标档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在工作活动结束后，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压或散失。3.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。4.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。文书档案可按年度机构保管期限分类；科技档案可按项目专业阶段分类；人事档案可按类别员工个人进行分类；财务档案可按会计年度类别分类；业务档案可根据业务类型进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式，便于档案的标识和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。电子档案还应编制电子目录，方便在电子档案管理系统中进行检索。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境的整洁。3.档案库房应安装必要的安全设施，如消防器材、监控设备、防盗门窗等，确保档案的安全。（二）保管设备1.配备档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应坚固耐用，能够满足档案存放的要求。2.根据档案保管的需要，配备温湿度控制设备，使档案库房的温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.配置防火、防虫、防鼠等设备，如灭火器、防虫药品、防鼠器材等，确保档案不受火灾、虫害、鼠害等影响。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（四）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要会议记录、重要合同协议、财务审计报告等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。如一般的业务文件、一般性会议记录、普通合同协议等可保管10年；重要的业务文件、重要会议记录、重要合同协议等可保管30年。（五）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的存放状况、保管环境、安全设施等。2.每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查，对发现的问题及时进行处理，并做好检查记录。3.在检查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。五、档案的检索与利用（一）检索工具1.编制纸质档案目录，包括全宗目录、分类目录、专题目录等，方便档案的手工检索。2.建立电子档案检索系统，通过计算机软件实现档案的快速检索。电子档案检索系统应具备全文检索、分类检索、关键词检索等功能，提高检索效率。（二）利用流程1.申请公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.审批档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，对申请进行审核。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司/组织主管领导审批。3.查阅经审批同意后，档案管理人员根据申请提供档案查阅服务。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅日期、查阅部门、查阅人员、档案名称、查阅用途、复印或摘录内容等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。（四）特殊利用规定1.对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要信息的档案，严格限制查阅范围和利用方式。如需查阅此类档案，必须经过公司/组织高层领导批准，并签订保密协议。2.外单位人员查阅公司/组织档案，需持有单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案信息的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干和档案管理人员。档案鉴定工作小组负责对档案的保管期限进行鉴定，确保档案鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和公司/组织档案管理制度，结合档案的形成时间、内容、重要程度等因素，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满的档案进行鉴定时，应重点审查档案是否仍具有查考利用价值。对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销