建筑档案室制度

建筑档案室制度一、总则（一）目的为加强公司建筑档案室的管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统和安全，为公司的生产经营、工程建设、技术研发等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及建筑档案管理的部门、项目组及相关工作人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司建筑档案室对各类建筑档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司建筑活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，严格保密制度，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.有效利用原则充分发挥档案的作用，积极为公司各项工作提供服务，提高档案的利用价值。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司建筑档案室的各项管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管公司各类建筑档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等管理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司提供档案信息服务，充分发挥档案的作用。7.组织档案人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门在建筑活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的整理、鉴定、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。3.遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。（三）项目组职责1.负责项目建设过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.在项目竣工验收前，将项目档案整理成册，移交档案室。3.配合档案室做好项目档案的审核、验收等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复文件等。2.工程设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.工程施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。5.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.与工程建设有关的其他文件，如会议纪要、来往信函、招投标文件等。（二）收集要求1.各部门、项目组应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（四）整理方法1.分类按照工程项目、文件类别等进行分类，如工程项目可分为[具体项目名称1]、[具体项目名称2]等，文件类别可分为前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号可采用[编号规则说明]的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查找和利用。4.装订对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限1.建筑档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为[X]年。2.具体保管期限的划分，应按照国家有关规定和公司实际情况确定。（二）保管条件1.档案室应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。4.对磁性载体档案，应定期进行检查、复制，防止信息丢失。（三）档案的存放与排列1.按照档案的分类、编号顺序进行存放，同一类档案应集中存放。2.档案柜应标明类别、编号等信息，便于查找。3.对重要档案和利用率较高的档案，应设置专柜存放，以便于重点管理和利用。（四）档案的清点与核对1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量准确。2.在档案移交、接收、借阅等过程中，应及时进行核对，防止档案的丢失和损坏。3.对清点和核对中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、准确、完整。2.档案的形成时间、来源、保管期限等是否符合规定。3.档案对公司当前和今后工作的查考利用价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况等进行综合分析，确定其价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。3.将《档案销毁清册》报公司领导审批。4.经批准后，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司建筑档案，须经公司领导批准。3.司法机关因办案需要查阅公司档案，应按照有关法律程序办理。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件。2.借阅：对确需借出档案室的档案，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应填写《档案查阅登记表》，写明查阅目的、查阅内容等。2.借阅档案时，利用者应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，报档案室审批。3.档案室应根据利用者的申请，对档案进行查阅、借阅或复制，并做好登记工作。4.利用者应妥善保管档案，不得擅自涂改、伪造、转借、丢失档案。如需延长借阅期限，应办理续借手续。5.档案归还时，利用者应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司建筑档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和水平，为公司提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对公司现有建筑档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.信息录入将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理系统。3.系统功能档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案的管理和利用。4.安全管理加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。（三