档案工作职责制度

档案工作职责制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案工作职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案工作规章制度并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门档案工作，监督检查档案管理制度的执行情况。3.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等，确保档案的安全和完整。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.开展档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，提高档案管理的效率和水平。7.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高员工的档案意识和业务能力。8.积极开发利用档案信息资源，为公司决策、生产经营、科研创新等提供支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，明确专人负责档案的收集、整理和保管工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类档案收集齐全、整理规范，并移交公司综合管理部门集中保管。3.协助综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。5.积极配合综合管理部门开展档案信息化建设，按照要求录入和更新档案信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、借阅登记等。3.严格执行档案管理制度，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏、篡改和泄密。4.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平，积极参与档案信息化建设。5.积极为公司各部门提供档案利用服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。6.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时报告并处理。三、档案收集（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料。公司年度工作计划、总结、报告、统计报表等。公司各类会议记录、纪要、决议等。公司签订的合同、协议、章程、规章制度等。公司科研项目、技术改造、生产经营等活动中形成的文件材料。公司人事任免、薪酬福利、培训考核等方面的文件材料。公司财务预算、决算、审计、税务等方面的文件材料。公司对外宣传、交流、合作等活动中形成的文件材料。公司重要设备、仪器的购置、安装、调试、维修等文件材料。公司基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等文件材料。公司员工的荣誉证书、奖励文件、个人著作等。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的个人工作记录、笔记、调研报告等，由员工个人整理后交所在部门审核，符合归档要求的移交公司综合管理部门。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案进行清理和核对，发现问题及时解决。3.对于重要文件、资料等应实行跟踪收集，确保不遗漏。4.档案收集过程中应注意保持档案的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造档案内容。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作结束后及时收集整理，于次年一季度前移交公司综合管理部门。2.专项工作结束后，相关部门应在一个月内将形成的档案收集整理完毕并移交公司综合管理部门。3.公司员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与公司业务相关的档案资料全部移交公司综合管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）整理方法1.文书档案按照年度机构保管期限分类，将文件材料按年度分开，再按机构或问题进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。对每份文件进行编号、编目（包括文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等），并填写卷内目录。将编目后的文件材料按顺序排列，装订成册，填写卷皮（包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、密级等）。2.科技档案按照项目分类，一个项目的档案集中整理。对项目文件材料进行系统整理，包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等。编制项目档案目录，注明文件名称、日期、编号等信息。3.人事档案按照干部档案管理规定，对员工档案进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等。对每份材料进行编号、编目，填写档案目录。建立人事档案电子信息库，实现人事档案的信息化管理。4.财务档案按照会计档案管理办法，对会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类整理。会计凭证按月装订成册，注明年度、月份、凭证号等信息。会计账簿按年度整理，编制账簿目录。财务报告按年度装订，注明报告名称、日期等信息。5.声像档案按照载体形式分类，如照片、录音带、录像带等。对照片进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。对录音带、录像带进行标注，注明录制时间、内容、时长等信息。6.电子档案按照文件类别和保管期限进行分类存储。建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索。对电子档案进行备份，确保数据安全。（三）整理要求1.档案整理人员应熟悉档案整理业务知识，严格按照整理方法和要求进行操作。2.整理过程中应认真核对档案内容，确保档案信息准确无误。3.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目规范、装订整齐。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案上架1.档案整理完毕后，应及时上架保管，按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。2.上架的档案应摆放整齐，标识清晰，不得随意堆放。（四）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、质量完好。2.清查过程中发现档案丢失、损坏、霉变等问题，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并做好记录。（五）档案保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格管理。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得擅自泄露档案内容。3.查阅、借阅机密档案应履行审批手续，在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照、传播。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司员工因个人工作、学习、生活等需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和公司综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。3.复制因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和公司综合管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖公司档案专用章，并注明出处。（三）利用审批1.查阅、借阅、复制档案均需履行审批手续，审批流程如下：查阅：申请人填写《档案查阅申请表》→所在部门负责人签字→综合管理部门负责人签字→档案管理人员提供查阅服务。借阅：申请人填写《档案借阅申请表》→所在部门负责人签字→综合管理部门负责人签字→档案管理人员办理借阅手续。复制：申请人填写《档案复制申请表》→所在部门负责人签字→综合管理部门负责人签字→档案管理人员进行复制。2.涉及公司机密的档案查阅、借阅、复制，须经公司分管领导或主要领导批准。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规范，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、重点突出的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人、各部门档案工作负责人及相关专业人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的客观性和准确性。（四）鉴定结果1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，形成鉴定报告，明确档案的保管期限调整意见或销毁意见。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。3.对保管期限需要调整的档案，按照调整后的保管期限进行重