档案监管制度建设

档案监管制度建设一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案监管制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存公司/组织在各个业务环节中形成的各类档案，保证档案的系统性和完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查询、利用和开发，提高档案服务效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。3.集中统一管理公司/组织各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务能力。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。（三）员工个人职责1.员工应及时将工作中形成的各类文件材料交至本部门兼职档案员，确保档案材料的及时收集。2.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司/组织或转借他人。3.在工作中如需查阅档案，应按照规定办理查阅手续，不得擅自复制、摘抄档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括章程、协议、批复、登记证书等。2.公司/组织各项业务活动中形成的文件材料，如合同、协议、项目计划、报告、报表等。3.公司/组织行政管理工作中形成的文件材料，如公文、会议纪要、工作计划、总结等。4.公司/组织财务工作中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司/组织人力资源管理工作中形成的文件材料，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料等。6.公司/组织科研、技术开发工作中形成的文件材料，如科研项目申请书、研究报告、技术方案、专利文件等。7.公司/组织基本建设项目中形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。8.公司/组织对外宣传、文化活动中形成的文件材料，如宣传资料、活动方案、照片、视频等。9.其他与公司/组织有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用易褪色的书写材料。4.对于零散的文件材料，应进行系统整理，按照一定的分类标准进行分类、编号，便于后续管理。（三）整理方法1.分类：档案应按照档案的形成领域、时间、来源等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、科研技术类、基本建设项目类、宣传文化类等一级类目，每个一级类目下再根据具体情况细分二级类目、三级类目等。2.编号：档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的编号方式，编号应涵盖档案类别、年度、保管期限等信息。3.编目：档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应按照档案分类顺序进行编排，便于查询和利用。4.装订：档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织设立、变更、终止过程中形成的重要文件材料，以及反映公司/组织历史面貌、具有重要查考利用价值的文件材料等。3.长期保管的档案主要包括公司/组织各项业务活动中形成的重要文件材料，以及在一定时期内具有查考利用价值的文件材料等，保管期限一般为15年至50年。4.短期保管的档案主要包括公司/组织行政管理工作中形成的一般性文件材料，以及在较短时间内具有查考利用价值的文件材料等，保管期限一般为5年至15年。（三）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序进行存放，便于查找和利用。2.对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。3.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于破损、褪色、变质的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。5.档案库房应严格执行安全管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门的人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容、价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。4.对于涉及公司/组织商业秘密、知识产权等重要信息的档案，应进行重点鉴定，确保档案信息的安全。（二）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制销毁清册，销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.销毁清册应经档案管理部门负责人审核签字，并报公司/组织主管领导批准。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。5.销毁后的档案应进行登记备案，以备查考。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案利用应优先满足公司/组织内部工作需要，为公司/组织的决策、管理、业务开展等提供支持。3.档案利用应按照规定的程序和手续进行，不得擅自扩大利用范围或泄露档案信息。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅：公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：公司/组织内部人员因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应按照规定的格式和数量进行，不得擅自扩大复制范围。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、伪造、损毁档案，不得在档案上进行标记或批注。3.复制档案时，应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制质量。复制后的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期和用途。4.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的在线查询、借阅、利用等功能，方便公司/组织内部人员随时随地获取档案信息。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，加强档案信息系统的安全防护，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保档案管理工作的信息化顺利开展。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。电子档案应按照档案分类、编号等要求进行存储和管理，便于查询和利用。3.档案管理信息系统应定期进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。同时，应做好系统数据的备份工作，防止数据丢失。4.档案信息化建设应遵循国家相关法律法规和行业标准，确保档案信息的合法、合规、安全。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部审计部门负责对档案管理工作进行定期审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作的规范性和档案信息的安全性等。2.档案管理部门负责对各部门档案工作进行日常监督检查，及时发现和纠正档案管理工作中存在的问题。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合规定。2.档案管理工作的规范性，包括档案分类、编号、编目、装订等是否符合要求，档案库房的管理是否规范等。3.档案信息的安全性，包括档案实体安全和信息安全，是否存在档案丢失、损坏、泄露等情况。4.档案信息化建设情况，包括档案数字化工作进展、档案