档案制度文件

档案制度文件一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度文件。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：档案应涵盖公司/组织工作的各个方面，保证档案的全面性和系统性。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的各类档案。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管公司/组织的各类档案。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。5.负责档案的安全保护工作，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划与总结、行政公文、人事档案等。2.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。3.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。4.项目档案：针对公司/组织的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。5.客户档案：记录公司/组织与客户之间的业务往来情况，包括客户基本信息、业务洽谈记录、客户反馈等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式进行编制。例如：2023XZ001，表示2023年行政类档案的第1份文件。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后，及时将形成的档案移交档案管理部门。对于重要的档案，应在形成后[X]个工作日内移交。3.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理档案时，应检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案，应及时与档案形成部门沟通，进行补充或修正。3.对整理好的档案，应进行分类、编目、装订，编制档案目录，建立档案检索系统。五、档案保管（一）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要规章制度、年度财务报告、重大项目档案等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的业务档案、行政公文等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性的文件、资料等。（二）档案保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。4.对电子档案，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）档案安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自将档案带出档案库房。4.对档案的查阅、借阅、利用应进行严格的登记和审批，防止档案丢失、损坏或泄露。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅涉及公司/组织机密的档案，应经公司/组织分管领导审批。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织分管领导审批后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等。2.所在部门负责人或公司/组织分管领导对申请表进行审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间内查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）借阅管理1.公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合分析，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并做好记录。记录内容应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应将工作中形成的电子文件及时收集整理，移交档案管理部门。2.档案管理部门应按照电子档案分类标准，对电子文件进行分类、编目、存储。3.电子档案应采用统一的格式和命名规则，确保电子档案的规范性和可读性。（二）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。3.档案管理部门应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的安全和可用。（三）电子档案查阅与利用1.电子档案的查阅与利用应按照本制