学校档案建设制度

学校档案建设制度一、总则（一）目的学校档案是学校教育教学、行政管理、后勤服务等各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证。为加强学校档案建设，规范档案管理工作，提高档案利用效率，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：应全面收集学校在各个方面形成的档案资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等档案信息，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案建设的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案建设的规章制度和工作计划。2.负责全校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门、各年级组、各学科组的档案工作，对兼职档案人员进行培训。4.定期对档案进行检查和评估，确保档案的安全和完整。5.积极开发档案信息资源，为学校的教学、科研、管理等工作提供服务。（三）各部门职责1.各部门应明确一名兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.按照学校档案管理部门的要求，及时将本部门在工作中形成的各类档案资料收集齐全、整理规范，并按时移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。三、档案的收集（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织、工会、共青团等组织的工作文件、会议记录、活动资料等。2.行政管理类：包括学校行政工作的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、人事档案、财务档案等。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、试卷、学生成绩册、教学研究成果等。4.学生管理类：包括学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价、毕业档案等。5.后勤管理类：包括学校后勤保障工作的各项规章制度、工作计划、总结、报告、物资采购档案、维修档案等。6.科研管理类：包括学校科研项目申报书、研究报告、成果鉴定材料、学术论文等。7.外事工作类：包括学校对外交流合作的文件、协议、邀请函、接待记录等。8.其他类：包括学校举办的各类活动、重大事件的相关资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保存要求。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保电子文件的可读性和完整性。4.档案资料应定期移交档案管理部门，不得长期留存本部门。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、后勤管理类、科研管理类、外事工作类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级类目和三级类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数等内容，以便于档案的查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐。2.档案管理人员应认真核对档案资料，确保档案整理的质量。3.对于不符合整理要求的档案资料，应及时进行补充、修正或重新整理。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁卫生，温湿度应符合档案保管要求。4.严格执行档案借阅制度，对借出的档案应及时催还，确保档案按时归还。六、档案的鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：档案管理人员应逐件审查档案资料，根据档案资料的内容、来源、时间等因素，综合判定档案的价值。2.集体鉴定法：对于重要的档案资料，可组织相关人员进行集体鉴定，共同确定档案的价值。（三）鉴定标准1.对反映学校主要职能活动、历史发展、教学科研成果等具有重要价值的档案，应永久保存。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可定期保存，保存期限一般为30年或10年。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.组织相关人员对鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告进行档案的销毁或调整保管期限等工作。七、档案的统计（一）统计内容档案统计应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等内容。（二）统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，建立档案统计台账，记录档案的增减变化情况。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时，并如实上报。2.应定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。八、档案的利用（一）利用范围学校档案主要为学校的教学、科研、管理等工作服务，同时也可根据国家有关规定，为社会提供利用。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案资料供其查阅。2.借阅：对于需要借出档案的利用者，应按照档案借阅制度办理借阅手续，并按时归还。3.复制：对于需要复制档案资料的利用者，应按照规定办理复制手续，并收取相应的费用。（三）利用要求1.利用者应遵守档案利用制度，爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。3.借阅档案时，应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。4.复制档案时，应确保复制件与原件一致，并注明复制日期和复制单位。九、档案的保密（一）保密范围1.涉及学校机密的文件、资料、数据等。2.涉及个人隐私的档案信息。3.其他需要保密的档案资料。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对保密档案进行