档案岗位制度

档案岗位制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务，经过培训后上岗。（二）档案管理部门主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全保管。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.开展档案统计工作，及时准确地反映档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.积极开发档案信息资源，为公司各项工作提供档案查阅、借阅等服务。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.对公司各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划、总结，人事档案，印章管理档案等。2.财务会计类：包括会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料，资金管理档案等。3.业务经营类：包括市场调研报告，销售合同、协议，采购合同、协议，客户资料，招投标文件，项目策划书、可行性研究报告，业务统计报表等。4.生产技术类：包括产品研发资料，生产工艺文件，设备档案，质量检验报告，技术改造资料等。5.基本建设类：包括工程项目立项文件，设计图纸，施工文件，竣工验收文件等。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、光盘、电子文档等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务会计类，“C”代表业务经营类，“D”代表生产技术类，“E”代表基本建设类，“F”代表声像电子类。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“A20230001”。四、档案收集（一）收集范围公司各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围如下：1.行政管理类：涵盖公司各项行政管理活动中产生的文件、资料。2.财务会计类：包括会计核算、财务管理、审计监督等方面的档案。3.业务经营类：涉及市场开拓、销售、采购、客户关系管理等业务环节的文件。4.生产技术类：有关产品研发、生产工艺、设备维护等技术领域的资料。5.基本建设类：工程项目从规划到竣工全过程的相关文件。6.声像电子类：记录公司重要活动、会议、项目进展等的照片、视频、音频及电子文档。（二）收集要求1.及时性：各部门应在档案形成后及时整理并移交档案管理部门，不得积压。2.完整性：确保收集的档案齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。3.准确性：档案内容应真实、准确，不得有虚假信息。（三）收集程序1.各部门兼职档案员负责收集本部门的档案，定期进行整理。2.整理后的档案填写《档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、签收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行分类整理，同一类文件按照发文时间或问题进行排列。2.财务会计类档案：按照会计凭证、账簿报表等类别分别整理，会计凭证按月装订成册，账簿按年度整理归档。3.业务经营类档案：根据业务类型和项目进行分类，同一项目的文件按照文件形成时间顺序排列。4.生产技术类档案：按照产品、工艺、设备等类别进行整理，相关技术文件配套存放。5.基本建设类档案：按照工程项目阶段进行分类，如立项、设计、施工、竣工等，每个阶段的文件按其内在联系排列。6.声像电子类档案：对照片、录像等资料进行分类编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，电子文档按照类别和时间进行整理存储。（三）整理要求1.分类准确：严格按照档案分类标准进行分类，不得混淆。2.编号规范：档案编号应清晰、准确，便于查找和管理。3.装订整齐：纸质档案装订应牢固、整齐，无掉页、漏页现象。4.编目详细：编制档案目录，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管方式1.纸质档案：按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和调阅。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行分类备份，定期检查数据的完整性和可用性。3.声像档案：照片、录像带等应存放在专门的相册、光盘盒等装具中，并注明相关信息。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是公司在一定时期内具有重要价值的档案。3.短期保管：保管期限为15年以下的档案，是公司一般性业务活动中形成的档案。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的安全和完整。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案保管期限表，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。鉴定时应考虑档案的历史价值、现实利用价值、是否涉及公司机密等因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核。3.对确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，经公司分管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，纸质档案一般采用焚烧或粉碎等方式，电子档案应进行彻底删除或格式化处理。销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认。八、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵守本制度规定，不得擅自扩大利用范围。（二）利用手续办理1.查阅档案：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅档案：借阅人填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅、借阅人的姓名、部门、查阅或借阅档案的名称、编号、时间、期限等信息，以便统计和查询。九、档案保密（一）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等