资料档案归档制度

资料档案归档制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类资料档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则归档的资料档案应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则归档的资料档案应齐全完整，涵盖公司/组织运营管理的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、记录等。4.准确性原则资料档案的内容应准确无误，数据应真实可靠，确保档案信息的质量。5.及时性原则各类资料档案应在规定的时间内及时归档，避免积压和延误，保证档案的时效性。二、资料档案的分类及归档范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，如营业执照、组织机构代码证、公司章程等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司/组织会议记录、纪要及重要活动资料。4.公司/组织工作计划、总结、报告等文件。5.公司/组织人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关资料。6.公司/组织行政公文，如通知、通报、请示、批复等。7.公司/组织印章使用记录、介绍信存根等。（二）财务类1.财务预算、决算报告及相关报表。2.会计凭证、账簿、财务报表等会计资料。3.税务申报资料、纳税记录等。4.公司/组织资金管理、资产管理等相关文件。5.审计报告、内部审计资料等。（三）业务合同类1.销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等各类业务合同。2.合同审批表、合同变更记录等相关资料。3.合同履行过程中的往来函件、结算凭证等。（四）项目管理类1.项目立项文件、可行性研究报告等。2.项目策划书、项目计划、项目进度报告等。3.项目验收报告、项目总结等。4.项目文档，包括项目文档清单、文档版本记录等。5.项目相关的技术文件、图纸、测试报告等。（五）技术研发类1.公司/组织技术研发规划、计划等文件。2.技术研发项目文档，包括项目申请书、研究报告、技术方案、实验记录等。3.专利申请文件、软件著作权登记文件等知识产权相关资料。4.技术标准、规范、操作规程等文件。5.技术交流资料、技术培训资料等。（六）市场营销类1.市场调研报告、市场分析报告等。2.营销策划方案、促销活动方案等。3.广告宣传资料、产品资料手册等。4.客户信息资料，包括客户档案、客户反馈记录等。5.销售业绩报表、销售统计分析资料等。（七）其他类1.公司/组织荣誉证书、资质证书等相关资料。2.员工培训记录、培训教材等。3.公司/组织对外宣传资料、新闻报道等。4.其他不属于上述分类但与公司/组织工作相关的资料档案。三、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责资料档案的收集工作，确保本部门产生的各类资料档案及时、完整地收集齐全。2.资料档案的收集应遵循主动、及时的原则，对于重要资料档案应重点跟踪收集，防止遗漏。3.收集的资料档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（二）整理要求1.收集到的资料档案应按照本制度规定的分类进行整理，确保分类准确、清晰。2.每份资料档案应进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。3.资料档案应按照一定的顺序进行排列，可以按照时间顺序、重要程度等进行排列。4.对于资料档案中的文件、报表等应进行分页编号，并编制目录，目录应包含资料档案的编号、名称、日期、页码等信息，以便于查阅。5.整理后的资料档案应装订成册，对于不宜装订的资料档案，如图纸、图表等，可以采用袋装、盒装等方式进行保存，并在封面上注明资料档案的编号、名称、日期等信息。四、资料档案的归档流程（一）部门初审1.各部门收集整理好本部门的资料档案后，由部门负责人对资料档案的完整性、准确性进行初审。2.初审合格的资料档案，部门负责人应在资料档案上签字确认，并填写《资料档案归档清单》，注明资料档案的编号、名称、日期、数量等信息。（二）档案部门审核1.各部门将初审合格的资料档案及《资料档案归档清单》一并提交至公司/组织档案管理部门。2.档案管理部门对提交的资料档案进行审核，审核内容包括资料档案的分类是否准确、编号是否规范、目录是否完整、装订是否整齐等。3.审核过程中如发现问题，档案管理部门应及时与相关部门沟通，要求其进行整改，直至审核合格。（三）归档入库1.审核合格的资料档案，档案管理部门应按照规定的存储方式进行归档入库，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案。2.档案管理部门应定期对归档入库的资料档案进行盘点，确保资料档案的安全存储，防止丢失、损坏等情况发生。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部员工因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅的资料档案编号、名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对《资料档案查阅申请表》进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应资料档案，并在档案管理系统中记录查阅情况。3.查阅人员应在指定地点查阅资料档案，查阅过程中应保持资料档案的整洁，不得擅自涂改、抽取、损坏资料档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将资料档案归还档案管理部门，档案管理部门应检查资料档案是否完整、有无损坏等情况，并在《资料档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司/组织内部员工因工作需要借阅资料档案的，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料档案编号、名称、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对《资料档案借阅申请表》进行审核，审核通过后，为借阅人员办理借阅手续，并在档案管理系统中记录借阅情况。3.借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还资料档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应对借阅的资料档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播资料档案内容。如因保管不善导致资料档案丢失、损坏的，借阅人员应承担相应责任。5.借阅结束后，借阅人员应及时将资料档案归还档案管理部门，档案管理部门应检查资料档案是否完整、有无损坏等情况，并在《资料档案借阅申请表》上签字确认。六、资料档案的保管与维护（一）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保资料档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。3.资料档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。4.档案管理部门应定期对资料档案进行检查，发现问题及时处理，确保资料档案的质量。（二）维护要求1.根据资料档案的保管期限，定期对资料档案进行鉴定，对于已到保管期限且无保存价值的资料档案，应按照规定的程序进行销毁。2.对于需要长期保存的重要资料档案，应进行备份，备份方式可以采用纸质备份、电子备份等多种方式，确保资料档案的安全性和完整性。3.随着信息技术的发展，档案管理部门应不断推进档案管理信息化建设，采用先进的档案管理软件，实现资料档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。4.档案管理部门应加强对档案管理人员的培训，提高其业务素质和管理水平，确保档案管理工作的规范化和专业化。七、资料档案的保密管理（一）保密范围本公司/组织的资料档案涉及公司/组织的商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息，均属于保密范围。（二）保密措施1.档案管理部门应与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露资料档案的内容。3.查阅、借阅资料档案的人员应严格遵守保密规定，不得将资料档案的内容泄露给无关人员。4.对于涉及保密内容的资料档案，应在档案管理系统中设置相应的权限，限制查阅、借阅人员的范围。5.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，采取必要的安全防范措施，防止资料档案被盗、被篡改等情况发生。八、资料档案的销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且无保存价值的资料档案。2.经鉴定确认属于重复、多余或错误的资料档案。3.因不可抗力等原因导致无法继续保存的资料档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对资料档案进行清理，提出销毁意见，并填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁的资料档案编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.《资料档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核签字后，提交至