工作资料档案制度

工作资料档案制度一、总则（一）目的为加强公司工作资料档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、利用和保护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司工作资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理室，负责公司工作资料档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订工作资料档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理：负责收集、整理、分类、编号公司各部门形成的工作资料档案，确保档案的齐全完整。3.档案保管：提供安全的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案的安全存放。4.档案检索与利用：建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司决策提供依据。7.指导与监督：指导公司各部门的档案管理工作，监督档案管理制度的执行情况。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告等文件。2.人事档案类：员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等资料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务合同类：公司签订的各类业务合同、协议等。5.项目资料类：公司承担的各类项目的立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、验收报告等。6.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。7.技术研发类：技术研发项目资料、专利文件、技术标准等。8.其他类：不属于以上分类的其他工作资料档案。(二)档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案分类顺序进行编号。编号格式为：[分类代码][年份][流水号]。例如：行政文件类2023年第1号文件编号为XZ2023001。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门工作资料档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.工作资料档案应在工作完成后及时收集，不得拖延积压。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造。（二）整理要求1.档案管理人员对收集的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。五、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。（三）档案存放按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、编号等信息，便于查找。（四）档案保管期限根据国家法律法规和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案列为短期保管，保管期限为5年至15年。（五）档案保管期限的调整档案保管期限应根据实际情况进行调整。对于已到保管期限，但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应及时进行鉴定和销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复印。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅期限等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司提出申请，经公司主管领导批准后，方可查阅或借阅。2.查阅或借阅档案时，应按照公司的规定办理相关手续，并由档案管理人员陪同查阅或借阅。3.外部人员查阅或借阅档案，不得擅自将档案带离公司，如需复制档案，应经公司主管领导批准，并在档案管理人员的监督下进行复制。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定依据根据档案保管期限表和国家有关规定，对档案进行鉴定。鉴定时，应综合考虑档案的内容、价值、利用情况等因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出存毁意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案鉴定报告，报公司主管领导审批。4.经公司主管领导批准后，对已失去保存价值的档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。（四）销毁记录对档案销毁的时间、地点、档案名称、数量、销毁原因等情况进行详细记录，并存档备查。八、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，报送公司主管领导和相关部门。（二）档案移交1.公司内部机构调整或人员调动时，应及时办理档案移交手续。移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明移交档案的名称、编号、数量等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理人员应根据《档案移交清单》，对移交的档案进行核对，确保档案的准确移交。3.档案移交后，接收人应负责档案的保管和利用工作。九、档案管理的监督与考核（一）监督检查公司定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集与整理情况、档案的保管情况、档案的查阅与借阅情况等。（二）考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对各部门的档案管理工作进行考核评价。考核评价结果作为部门和个