科研档案利用制度

科研档案利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织科研档案的管理，充分发挥科研档案在公司/组织科技创新、生产经营、技术交流等方面的作用，规范科研档案的利用行为，保障科研档案的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在科研项目立项、研究、开发、验收等活动中形成的各类科研档案的利用管理。（三）基本原则1.依法依规原则科研档案的利用必须遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在科研档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的知识产权和商业秘密。3.服务科研原则以服务公司/组织科研工作为宗旨，积极为科研人员提供便捷、高效的档案利用服务，促进科研工作的顺利开展。4.合理利用原则鼓励科研人员合理利用科研档案，充分发挥档案的价值，但不得损害公司/组织利益和他人合法权益。二、科研档案的范围与分类（一）科研档案的范围1.科研项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。2.科研项目研究过程中形成的各类文件，如实验记录、研究报告、技术总结、会议纪要等。3.科研项目成果文件，如专利证书、软件著作权登记证书、科技奖励证书、论文发表等。4.科研项目相关的合同、协议、知识产权归属证明等文件。5.其他与科研项目有关的文件资料。（二）科研档案的分类1.按项目类别分类可分为基础研究项目档案、应用研究项目档案、开发研究项目档案等。2.按专业领域分类根据公司/组织的科研方向和专业特点，分为不同的专业领域档案，如电子信息、生物医药、新材料等。3.按时间顺序分类按照科研项目的立项时间、研究时间、验收时间等进行分类，便于查找和管理。三、科研档案利用的主体与方式（一）利用主体1.本公司/组织内部的科研人员、管理人员、技术人员等。2.因工作需要查阅科研档案的公司/组织外部人员，如合作单位、上级主管部门、政府相关部门等。（二）利用方式1.查阅科研人员可根据需要查阅科研档案的原件或复印件，了解项目的研究情况、技术资料等。2.借阅对于确需借出科研档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求，确保档案按时归还。3.复制根据利用者的需求，可为其提供科研档案的复制件，但应注明复制出处，并加盖档案管理部门印章。4.咨询利用者可就科研档案中的相关问题向档案管理人员进行咨询，档案管理人员应给予准确、详细的解答。四、科研档案利用的流程（一）内部利用流程1.申请本公司/组织内部人员如需利用科研档案，应填写《科研档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、查阅范围等内容，并提交所在部门负责人审核。2.审核所在部门负责人对申请表进行审核，签署意见后报档案管理部门。档案管理部门对申请进行进一步审核，审核通过后予以办理。3.查阅利用者凭有效证件到档案管理部门查阅科研档案，档案管理人员应按照规定提供相应的服务，并做好查阅记录。4.归还利用完毕后，利用者应及时将科研档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（二）外部利用流程1.申请公司/组织外部人员如需利用科研档案应提交书面申请，说明利用目的、单位名称、联系方式等内容，并加盖单位公章。申请经公司/组织相关部门负责人审核同意后，报档案管理部门。2.审批档案管理部门对外部人员的申请进行审批，必要时需报公司/组织主管领导批准。审批通过后，与利用者签订《科研档案利用保密协议》。3.查阅利用者凭有效证件和《科研档案利用保密协议》到档案管理部门查阅科研档案，档案管理人员应按照规定提供相应的服务，并做好查阅记录。4.归还利用完毕后，利用者应按照《科研档案利用保密协议》的要求及时将科研档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。同时，对利用者遵守保密协议的情况进行跟踪检查。五、科研档案利用的权限与限制（一）利用权限1.本公司/组织内部人员在其工作职责范围内，有权查阅、借阅与其工作相关的科研档案。2.公司/组织外部人员经批准后，可在规定范围内查阅、复制与其合作项目相关的科研档案。（二）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.科研档案的利用不得损害公司/组织利益和他人合法权益，不得用于与科研无关的目的。3.借阅的科研档案不得擅自转借他人，不得在非规定场所查阅、使用。4.对重要科研档案的利用，应实行严格的审批制度，确保档案信息安全。六、科研档案利用的安全与保密管理（一）安全管理1.档案管理部门应确保科研档案存储环境的安全，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.在科研档案利用过程中，要注意保护档案的实体安全，避免档案受损、丢失。3.定期对科研档案的存储环境和利用情况进行检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密管理1.档案管理人员和利用者应严格遵守保密规定，对在利用过程中知悉的科研档案信息予以保密。2.与公司/组织外部人员签订的《科研档案利用保密协议》应明确保密责任和违约责任，确保档案信息不泄露。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。4.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。七、科研档案利用的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对科研档案利用情况进行监督检查，确保利用流程规范、利用行为合法合规。2.公司/组织内部审计部门应不定期对科研档案利用情况进行审计，检查档案利用是否符合规定，是否存在违规行为。3.对于监督检查中发现的问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行严肃处理。（二）考核评价1.建立科研档案利用考核评价机制，对档案管理部门和利用者的科研档案利用工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案利用服务质量、利用效率、安全保密情况等方面。3.考核评价结果作为对档案管理部门和利用者奖惩的重要依据，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对存在问