人事档案核对制度

人事档案核对制度一、总则（一）目的为了确保公司人事档案的准确性、完整性和保密性，规范人事档案核对工作流程，保障员工权益，维护公司正常的人力资源管理秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案核对工作，包括档案的建立、整理、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息录入。2.完整性原则：确保档案材料齐全，涵盖员工从入职到离职全过程的各类重要信息。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护员工个人隐私，防止档案信息泄露。4.及时性原则：及时对人事档案进行核对和更新，保证档案信息与员工实际情况同步。二、人事档案的内容及要求（一）个人基本信息1.姓名：应与身份证一致，不得使用别名、曾用名等。2.性别：按照实际性别填写。3.出生日期：以身份证为准，确保准确无误。4.民族：如实填写。5.籍贯：具体到省、市、县。6.政治面貌：如中共党员、民主党派、群众等。7.婚姻状况：已婚、未婚、离异、丧偶等。8.身份证号码：准确无误，确保与公安系统信息一致。（二）学历及学位1.学历：从小学开始填写，直至最高学历，注明毕业院校、专业、入学时间、毕业时间。2.学位：填写相应学位，如学士、硕士、博士等。（三）工作经历1.工作单位：详细填写曾工作过的单位名称、地址、起止时间、担任职务、工作职责及业绩等。2.离职原因：说明离职的具体原因，如合同期满、辞职、辞退等。（四）培训经历1.培训课程：记录参加过的各类培训课程名称、培训时间、培训机构等。2.培训收获：简要描述通过培训获得的技能、知识或其他收获。（五）奖惩情况1.奖励：记录获得的各类奖励名称、颁奖单位、颁奖时间等。2.惩罚：包括违纪处分、行政处罚等，注明处罚原因、处罚单位、处罚时间。（六）薪资待遇1.入职薪资：填写入职时约定的薪资标准。2.薪资调整记录：记录每次薪资调整的时间、原因、调整幅度等。（七）劳动合同1.合同期限：明确劳动合同的起止时间。2.工作内容：简要描述合同约定的工作内容。3.劳动报酬：与薪资待遇部分相呼应，详细说明工资结构、支付方式等。（八）其他重要信息1.健康状况：如是否患有重大疾病、残疾等。2.紧急联系人：填写姓名、关系、联系电话等，以便在紧急情况下能够及时联系到员工家属。三、人事档案核对流程（一）新员工入职档案核对1.入职前准备人力资源部门在新员工入职前，向其发放《人事档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历、工作经历等内容。同时，告知员工需提供的相关证明材料，如身份证、学历证书、学位证书、离职证明等原件及复印件。2.初步审核人力资源专员收到新员工提交的档案材料后，进行初步审核。检查材料是否齐全、真实有效，各项信息是否完整、准确。对于存在疑问的材料，及时与员工沟通核实，要求员工补充或更正相关信息。3.信息录入将审核通过的新员工信息录入公司人事管理系统，建立电子人事档案。录入过程中要认真核对，确保录入信息与原始材料一致。4.档案整理与归档按照档案管理要求，对新员工的纸质档案材料进行分类整理，依次放入档案袋，并在档案袋上标注员工姓名、档案编号等信息。将整理好的档案归档至公司人事档案库，并在档案管理系统中记录档案存放位置。（二）在职员工档案定期核对1.核对周期人力资源部门每[X]年组织一次在职员工人事档案的全面核对工作。在员工岗位变动、薪资调整、晋升等关键节点，也应及时对其档案进行核对，确保档案信息与实际情况相符。2.核对内容对照员工当前的实际情况，对档案中的个人基本信息、学历学位、工作经历、薪资待遇、奖惩情况等进行逐一核对。检查档案材料是否有缺失、损坏，如有需要及时进行补充或修复。3.信息更新对于核对过程中发现的信息变更情况，如员工姓名更改（需提供公安部门出具的证明）、学历提升、工作经历变动等，要求员工及时提交相关证明材料，并在档案管理系统中进行更新。同时，对档案中的相应纸质材料进行更换或补充，确保档案内容的完整性和准确性。4.核对记录人力资源专员在核对过程中，应详细记录核对情况，包括发现的问题、处理结果、信息更新情况等。将核对记录整理成册，存入员工个人档案，以备后续查阅。（三）离职员工档案核对1.离职手续办理时核对在员工办理离职手续时，人力资源部门对其人事档案进行最后一次核对。重点核对员工的离职手续是否齐全，如工作交接是否完成、财务借款是否结清、设备及办公用品是否归还等。同时，检查档案中是否存在未处理的问题，如未归档的培训证书、未更新的薪资调整记录等，如有需要及时进行处理。2.档案封存与保管离职员工档案核对无误后，将其档案进行封存。封存后的档案按照公司档案保管规定进行妥善保管，保管期限根据相关法律法规执行。在档案保管期间，如需查阅离职员工档案，需按照规定办理查阅手续。四、人事档案核对的责任分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善人事档案核对制度，并组织实施。2.对新员工入职档案进行初审，对在职员工和离职员工档案进行定期核对和不定期抽查。3.负责档案信息的录入、更新和维护，确保人事管理系统中档案信息的准确性。4.对档案核对过程中发现的问题进行调查核实，并根据情况进行处理。5.负责档案材料的整理、归档和保管工作，确保档案的安全和完整。（二）员工所在部门1.协助人力资源部门进行员工档案核对工作，提供员工的工作表现、奖惩情况等相关信息。2.督促本部门员工及时办理档案信息变更手续，确保员工档案信息的及时性和准确性。（三）员工本人1.如实填写《人事档案信息登记表》，提供真实有效的个人信息和相关证明材料。2.对档案中涉及本人的信息变更情况，及时通知人力资源部门，并提交相应的证明材料。3.配合人力资源部门进行档案核对工作，对核对过程中提出的疑问进行解释说明。五、人事档案核对的监督与检查（一）内部监督1.公司设立人事档案核对工作监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括人力资源专员、各部门负责人代表等。2.监督小组定期对人事档案核对工作进行检查，检查内容包括核对制度的执行情况、档案信息的准确性、档案材料的完整性等。3.对于检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、劳动监察部门等相关部门的监督检查，积极配合提供所需的人事档案资料。2.根据外部监督检查意见，及时改进人事档案核对工作，确保公司人事档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。六、人事档案核对的保密规定（一）档案管理人员职责1.档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管人事档案，防止档案信息泄露。2.在档案核对过程中，不得擅自将档案内容透露给无关人员。（二）查阅与借阅规定1.因工作需要查阅人事档案的，必须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。2.查阅档案时，必须在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.因特殊情况需要借阅人事档案的，需经公司主管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人员必须妥善保管档案，按时归还。（三）违规处理1.对于违反人事档案保密规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警