档案归档保管制度

档案归档保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的归档与保管工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案的统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门应及时、准确地将本部门形成的档案进行归档，保证档案内容的完整性和真实性，如实反映公司/组织的各项工作活动。3.便于利用原则档案管理应遵循方便查阅、高效利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的利用效率。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密法律法规，防止档案信息的泄露。二、档案归档（一）归档范围1.文书档案公司/组织发布的各类文件、通知、决定、报告、请示、批复等。各部门之间的往来信函、传真、电子邮件等。会议记录、纪要、决议等。工作计划、总结、统计报表等。合同、协议、章程、制度等。2.科技档案产品研发、设计、工艺文件等。科研项目立项报告、研究报告、实验数据等。设备采购、安装、调试、维护等技术资料。工程建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。3.人事档案员工个人基本信息登记表、身份证复印件、学历证书、学位证书等。员工入职、转正、晋升、调动、离职等相关手续文件。员工绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等。员工劳动合同、社会保险缴纳记录等。4.财务档案会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。审计报告、税务申报资料、财务预算与决算报告等。资金收付凭证、银行对账单、发票等财务收支资料。5.业务档案市场营销活动策划方案、客户资料、销售合同等。采购业务的采购订单、供应商资料、采购发票等。生产业务的生产计划、生产记录、质量检验报告等。售后服务业务的客户投诉处理记录、维修记录等。（二）归档时间1.文书档案当年形成的文书档案，应在次年上半年完成归档。重要紧急文件应及时归档。2.科技档案产品研发、设计、工艺文件等应在项目结束后一个月内归档。科研项目文件应在项目验收后三个月内归档。设备采购、安装、调试、维护等技术资料应在设备交付使用后一个月内归档。工程建设项目文件应在项目竣工验收后三个月内归档。3.人事档案员工入职档案应在员工入职后一个月内归档。员工转正、晋升、调动、离职等相关手续文件应在手续办理完毕后一周内归档。员工绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等应在考核、培训、奖惩决定作出后一周内归档。4.财务档案会计凭证、账簿、报表等财务核算资料应在年度终了后三个月内归档。审计报告、税务申报资料、财务预算与决算报告等应在相关工作完成后一个月内归档。资金收付凭证、银行对账单、发票等财务收支资料应在业务发生后一周内整理归档。5.业务档案市场营销活动策划方案、客户资料、销售合同等应在活动结束或合同签订后一周内归档。采购业务的采购订单、供应商资料、采购发票等应在采购业务完成后一周内归档。生产业务的生产计划、生产记录、质量检验报告等应在生产任务完成后一周内归档。售后服务业务的客户投诉处理记录、维修记录等应在处理或维修工作完成后一周内归档。（三）归档要求1.材料齐全完整各部门应确保归档材料的齐全完整，不得遗漏重要文件和信息。对于不完整的材料，应及时补充完善。2.分类准确合理按照档案分类方案对归档材料进行分类，确保分类准确、层次清晰。同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.编号规范统一对归档的档案应进行编号，编号应规范统一，便于查找和管理。编号应包含档案类别代码、年度、保管期限等信息。4.装订整齐牢固文书档案、财务档案等应按照规定进行装订，装订应整齐牢固，便于翻阅和保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。5.编制目录清晰编制档案目录，目录应清晰准确地反映档案的内容和存放位置。目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。三、档案保管（一）保管机构公司/组织设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备和设施，确保档案的安全保管。档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求。（二）保管人员档案保管人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。保管人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案公司/组织的章程、制度、重要会议记录、决议等。公司/组织的年度财务决算报告、审计报告等。涉及公司/组织重大权益的合同、协议等。公司/组织的重要人事任免文件等。2.长期保管的档案公司/组织的工作计划、总结、统计报表等。一般业务合同、协议等。员工人事档案等。设备采购、安装、调试、维护等技术资料。3.短期保管的档案当年形成的文书档案中一般性文件。临时性业务活动形成的文件资料。（四）保管措施1.档案上架排列档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。2.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗档案库房应配备防火、防盗设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，定期检查防火防盗设施的有效性。4.防虫防鼠档案库房应采取防虫防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。定期对档案进行检查，发现虫害或鼠害应及时处理。5.防光防尘档案库房应采用防光窗帘和防尘设备，避免阳光直射和灰尘污染档案。6.电子档案保管对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据检查和维护。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。四、档案查阅利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案因工作需要查阅档案的公司/组织内部人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织分管领导审批。2.外部单位查阅档案外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应出具正式介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经公司/组织分管领导审批后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅涉及公司/组织商业秘密或机密的档案，需经公司/组织法定代表人审批。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容和范围，查找并提供相应的档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行核对，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用限制1.档案查阅利用应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密规定，不得泄露档案内容。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自对档案进行拍照、录像、录音等操作。3.档案查阅利用应仅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据档案保管期限表和相关法律法规，对到期档案进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。具有下列情形之一的档案，可予以鉴定销毁：1.已超过保管期限，且确无保存价值的档案。2.保管期限未满，但已失去利用价值的档案。3.因保管不善等原因造成档案损坏、霉变、褪色等，无法恢复且无利用价值的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司/组织分管领导审核、法定代表人批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程应进行详