工伤移交档案制度

工伤移交档案制度一、总则（一）目的为规范公司工伤移交档案管理工作，确保工伤事故处理过程中的各类文件资料得到妥善保存、有效利用和依法管理，维护公司和员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内发生工伤事故后相关档案资料的移交、整理、保管、查阅及销毁等管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准要求，确保工伤档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映工伤事故发生、处理的全过程，保证档案资料的完整性。3.安全保密原则：妥善保管工伤档案，防止档案信息泄露，确保档案安全。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工伤事故处理及后续工作提供便捷支持。二、工伤移交档案的内容及分类（一）工伤事故报告类1.工伤事故报告表：详细记录工伤事故发生的时间、地点、经过、伤害程度等基本情况。2.事故现场照片及说明：直观反映事故现场状况，包括事故发生地点的环境、设备设施损坏情况、员工受伤位置等，并配以文字说明。3.事故证人证言：由事故现场目击者提供的关于事故发生经过的描述及相关情况说明。（二）员工工伤认定相关材料1.工伤认定申请表：员工按照规定填写的申请工伤认定的表格，包括个人基本信息、事故经过、申请认定工伤的理由等。2.劳动关系证明材料：如劳动合同、工资发放记录、工作证等，用于证明员工与公司存在劳动关系。3.医疗机构诊断证明：员工受伤后就医的医疗机构出具的诊断证明书，明确受伤部位、伤情诊断结果等。4.职业病诊断证明书（适用于职业病工伤认定）：对于从事接触职业病危害作业的员工，提供职业病诊断机构出具的诊断证明书。（三）工伤鉴定材料1.劳动能力鉴定申请表：员工或公司按照规定填写的申请劳动能力鉴定的表格，包括工伤认定情况、申请鉴定的原因及要求等。2.工伤认定决定书：由社会保险行政部门出具的工伤认定决定书，确认员工所受伤害为工伤。3.医疗机构出具的医疗诊断证明及病历资料：涵盖工伤治疗期间的完整病历、检查报告、诊断证明等，用于评估员工的劳动能力状况。4.劳动能力鉴定结论书：劳动能力鉴定委员会根据相关材料作出的鉴定结论，明确员工的劳动能力等级。（四）工伤赔偿相关材料1.工伤赔偿申请书：员工或其家属向公司提出的工伤赔偿申请，注明赔偿项目、金额及依据等。2.赔偿计算明细：详细列出各项工伤赔偿费用的计算依据和金额，如医疗费、误工费、伤残补助金等。3.支付凭证及相关协议：记录公司已支付的工伤赔偿款项的凭证，以及与员工或其家属签订的工伤赔偿协议。（五）工伤事故调查与处理材料1.事故调查报告：对工伤事故进行全面调查后形成的报告，包括事故原因分析、责任认定、防范措施建议等。2.事故处理决定：公司根据事故调查结果作出的对相关责任人的处理决定，如警告、罚款、解除劳动合同等。3.整改措施及落实情况记录：针对工伤事故制定的整改措施及其实际落实情况的记录，以防止类似事故再次发生。（六）其他相关材料1.工伤事故应急救援记录：如事故发生时的应急救援预案启动情况、救援过程记录、参与救援人员名单等。2.工伤事故相关会议纪要：记录与工伤事故处理相关的会议内容，包括讨论事项、决策结果等。3.其他与工伤事故处理有关的文件、资料：如上级主管部门的批示、函件等。三、工伤移交档案的收集与整理（一）收集要求1.工伤事故发生后，事故现场负责人或相关部门应立即收集与事故有关的各类资料，确保资料的真实性和完整性。2.对于涉及工伤认定、鉴定及赔偿等环节的材料，相关部门和员工应按照规定及时提供，不得拖延或隐瞒。3.收集的档案资料应注明来源、日期，并由提供人签字确认。（二）整理流程1.分类：按照本制度规定的工伤移交档案分类标准，对收集到的资料进行分类。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照工伤事故发生年份、类别、顺序号等进行编排。3.装订：对于纸张较多的档案资料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持资料的原有顺序，不得随意颠倒或遗漏。4.编目：编制档案目录，详细列出每一份档案资料的编号、名称、日期、页数等信息，以便于查阅和检索。四工伤移交档案的保管（一）保管期限1.工伤事故报告类、工伤认定相关材料、工伤鉴定材料等重要档案资料应长期保管。2.工伤赔偿相关材料、工伤事故调查与处理材料等档案资料的保管期限为自工伤事故处理完毕之日起[X]年。3.其他相关材料的保管期限根据实际情况确定，但不得少于[X]年。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，对纸质档案进行分类存放。2.电子档案：建立电子档案管理系统，将工伤移交档案资料进行数字化存储。电子档案应定期进行备份，存储于不同的介质和地点，以防止数据丢失。3.档案标识：在档案柜、存储介质等显著位置标明档案类别、年份、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）保管职责1.档案管理人员职责负责工伤移交档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取相应措施。按照规定的保管期限和销毁程序，对到期档案进行清理和销毁。2.相关部门职责各部门应协助档案管理人员做好工伤移交档案的收集工作，及时将本部门产生的相关资料移交档案管理部门。在档案查阅过程中，相关部门应配合档案管理人员做好登记和归还工作，确保档案的正常流转。五、工伤移交档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅工伤移交档案的，应填写《工伤档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.公司外部人员（如社会保险行政部门、劳动能力鉴定委员会等）因工作需要查阅工伤移交档案的，应出具单位介绍信，并经公司分管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.申请：查阅人填写《工伤档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.审批：按照查阅权限规定，由相关负责人进行审批。3.查阅：档案管理人员根据审批结果，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.登记：档案管理人员对查阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅工伤移交档案。如因特殊情况确需借阅的，应填写《工伤档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善导致档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时报告并追究借阅人的责任。六、工伤移交档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对工伤移交档案中的各类信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应对查阅人、借阅人的身份信息及查阅、借阅内容进行保密，不得随意传播。3.涉及工伤事故的敏感信息，如员工个人隐私、公司内部管理信息等，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防鼠等工作，采取相应的防护措施，如安装消防设备、放置干燥剂、投放防虫药品、封堵鼠洞等。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，以应对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，确保档案安全。七、工伤移交档案的销毁（一）销毁条件1.工伤移交档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可按照本制度规定进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续使用的，经相关部门核实后，可进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定：由档案管理部门会同相关部门对拟销毁的档案进行鉴定，确定是否符合销毁条件，并编制《工伤档案销毁清单》。2.审批：《工伤档案销毁清单》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁：采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、