档案外包安全制度

档案外包安全制度一、总则（一）目的为加强公司档案外包业务的安全管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案在外包过程中出现丢失、损坏、泄露等风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及档案外包的业务活动，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储管理等外包服务。（三）基本原则1.合法性原则：档案外包活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.安全性原则：将档案安全放在首位，采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止安全事故发生。3.保密性原则：严格保护档案信息的保密性，防止档案信息被不当获取或泄露。4.可控性原则：对外包服务提供商进行有效管理和监督，确保外包业务处于公司的可控状态。二、外包服务提供商选择与管理（一）选择标准1.具有合法经营资质，具备从事档案外包相关业务的专业能力和经验。2.拥有良好的信誉和商业道德，无不良记录。3.具备完善的安全管理制度和保密措施，能够有效保障档案安全。4.拥有专业的技术团队和设备，能够满足档案外包业务的技术要求。5.具有健全的质量控制体系，能够保证档案外包工作的质量。（二）选择流程1.需求调研：明确档案外包业务的具体需求，包括业务范围、质量要求、安全要求等。2.供应商筛选：通过多种渠道收集潜在供应商信息，进行初步筛选，确定若干符合基本条件的供应商。3.实地考察：对筛选出的供应商进行实地考察，了解其实际运营情况、安全管理措施、技术能力等。4.资质审核：审核供应商的相关资质证书、营业执照等文件，确保其合法合规经营。5.方案评估：要求供应商提交档案外包服务方案，评估其方案的合理性、可行性和安全性。6.合同谈判：与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、安全责任等条款。7.合同签订：签订正式的档案外包服务合同，明确双方的法律责任。（三）管理措施1.定期评估：定期对外包服务提供商的服务质量、安全管理情况进行评估，发现问题及时要求其整改。2.培训指导：为外包服务提供商提供必要的培训和指导，帮助其提高档案管理水平和安全意识。3.监督检查：对外包服务提供商的工作进行定期和不定期的监督检查，确保其按照合同要求和公司规定开展工作。4.沟通协调：建立与外包服务提供商的良好沟通机制，及时解决业务过程中出现的问题。三、档案交接管理（一）交接前准备1.制定交接清单：明确档案交接的内容、数量、状态等信息，制定详细的交接清单。2.档案整理：对拟交接的档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。3.环境检查：对档案存储环境进行检查，确保符合安全要求。（二）交接过程1.双方核对：外包服务提供商与公司相关人员按照交接清单进行档案核对，确保档案数量和内容准确无误。2.签字确认：双方在交接清单上签字确认，明确交接责任。3.运输安全：如涉及档案运输，要采取必要的安全措施，确保档案在运输过程中安全无损。（三）交接后跟踪1.验收检查：外包服务提供商完成档案外包工作后，公司要及时进行验收检查，确保工作质量符合要求。2.问题处理：如发现问题，要及时与外包服务提供商沟通，要求其限期整改。四、档案安全管理要求（一）实体安全1.存储环境：外包服务提供商应提供安全、适宜的档案存储环境，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.设备管理：对用于档案管理的设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。3.人员出入管理：严格控制人员出入档案存储区域，对进入人员进行登记和身份验证。（二）信息安全1.网络安全：采取必要的网络安全措施，防止档案信息通过网络被非法获取或泄露。2.数据备份：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.加密处理：对重要档案信息进行加密处理，防止信息在传输和存储过程中被破解。4.访问控制：建立严格的档案信息访问控制机制，只有经过授权的人员才能访问档案信息。（三）保密管理1.保密协议：与外包服务提供商签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.人员保密教育：对外包服务提供商的工作人员进行保密教育，提高其保密意识。3.保密措施执行：要求外包服务提供商严格执行保密措施，防止档案信息泄露。五、档案质量控制（一）质量标准制定1.根据档案管理的相关规范和公司实际需求，制定档案外包工作的质量标准，包括档案整理、数字化加工等方面的标准。2.质量标准应明确具体、可操作，具有可衡量性。（二）过程监控1.建立档案外包工作过程监控机制，对外包服务提供商的工作进度和质量进行实时监控。2.定期检查外包服务提供商的工作记录和成果，确保其符合质量标准。（三）验收评估1.档案外包工作完成后，按照质量标准进行验收评估。2.验收评估应包括档案数量、质量、完整性等方面的检查。3.对验收评估中发现的问题，要求外包服务提供商及时整改，直至达到质量标准。六、应急管理（一）应急预案制定1.制定档案外包安全应急预案，明确应急处置的流程和责任。2.应急预案应包括火灾、水灾、信息泄露等突发事件的应急处置措施。（二）应急演练1.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性。2.通过应急演练，提高外包服务提供商和公司相关人员的应急处置能力。（三）应急处置1.发生突发事件时，外包服务提供商应立即启动应急预案，并及时通知公司。2.根据应急预案的要求，采取相应的应急处置措施，最大限度地减少损失和影响。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或人员，对外包服务提供商的工作进行监督检查。2.监督检查应定期进行，发现问题及时提出整改意见。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对外包服务提供商的档案外包业务进行审计，确保其合法合规经营。2.审计内容包括财务状况、安全管理、质量控制等方面。（三）违规处理1.对外包服务提供商在档案外包过程中违反本制度或相关法律法规的行为，要依法依规进行处理。2.处理措施包括警告、罚款、解除合同等，情节严重的要追究其法律责任。八、培训与教育（一）培训计划制定1.根据档案外包业务的需求和人员情况，制定培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间等方面的安排。（二）培训内容1.档案管理知识培训，包括档案整理、分类、编目等方面的知识。2.安全保密知识培训，提高人员的安全保密意识。3.法律法规培训，确保人员了解和遵守相关法律法规。（三）培训效果评估1.对培训效果进行评估，了解人