档案移交登记制度

档案移交登记制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案移交工作的规范、有序进行，保证档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间的档案移交登记工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交登记工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案移交的内容必须真实、准确，与原始档案一致，不得篡改、伪造档案信息。3.完整安全原则：保证档案在移交过程中的完整性，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生，确保档案安全。4.及时高效原则：档案移交登记工作应按照规定的程序和时间要求及时办理，提高工作效率，避免延误。二、档案移交登记的范围（一）公司/组织内部档案移交范围1.各部门在工作过程中形成的各类文件、资料、报表、合同等档案，在部门工作结束或档案保管期限届满时，需要移交至公司/组织档案管理部门统一保管的。2.因机构调整、人员变动等原因，涉及到的部门档案交接。3.公司/组织内部开展重大项目、专项工作等形成的档案，在项目结束后，相关部门应将档案移交至档案管理部门。（二）与外部单位档案移交范围1.与合作伙伴签订的合同、协议等文件，在合同履行完毕或协议终止后，根据需要向对方移交相关档案资料。2.因业务往来与政府部门、监管机构等交换的文件、报告等档案。3.公司/组织向外部单位提供的技术资料、产品资料等档案，在对外提供后，应进行相应的登记和管理。三、档案移交登记流程（一）移交申请1.档案移交部门或个人应提前填写《档案移交申请表》，详细说明移交档案的名称、数量、形成时间、保管期限、移交原因等信息。2.《档案移交申请表》需经移交部门负责人审核签字，确认档案移交的必要性和准确性。（二）档案整理与核对1.移交部门应按照档案管理的要求，对拟移交的档案进行整理，确保档案资料齐全、完整，编目清晰，装订规范。2.档案管理部门收到《档案移交申请表》后，应安排专人对移交档案进行核对，检查档案的内容、数量、格式等是否符合要求。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。（三）移交登记1.经核对无误后，档案管理部门与移交部门共同填写《档案移交登记表》。《档案移交登记表》应包括移交日期、移交部门、接收部门、档案名称、数量、保管期限、移交人、接收人等信息。2.《档案移交登记表》一式两份，双方签字确认后，各留存一份。档案管理部门应根据《档案移交登记表》建立档案移交台账，对档案移交情况进行详细记录。（四）档案交接1.移交部门与档案管理部门应按照《档案移交登记表》的内容进行档案实物交接。交接过程中，双方应认真清点档案数量，检查档案的完整性和质量，确保档案交接无误。2.对于重要档案或电子档案，交接双方应采取适当的方式进行备份或存储介质的交接，并做好相关记录。（五）监交1.对于涉及重要档案或较大规模的档案移交，应安排专人进行监交。监交人应全程参与档案移交过程，监督档案移交的程序是否合规，档案内容是否完整准确。2.监交人在《档案移交登记表》上签字确认，对档案移交工作的真实性和准确性负责。四、档案移交登记的责任分工（一）移交部门责任1.负责按照档案管理要求对拟移交档案进行整理、编目和装订工作，确保档案资料的完整性和规范性。2.填写《档案移交申请表》，如实提供档案相关信息，并对档案信息的真实性、准确性负责。3.按照规定的时间和程序，将档案移交至档案管理部门，并与档案管理部门完成档案实物交接和《档案移交登记表》的签字确认工作。（二）档案管理部门责任1.收到《档案移交申请表》后，及时安排人员对移交档案进行核对，提出整改意见并跟踪落实。2.组织档案移交登记工作，填写《档案移交登记表》，建立档案移交台账，对档案移交情况进行详细记录。3.负责接收和保管移交的档案，按照档案管理规定对档案进行分类、存储和利用，确保档案的安全和有效利用。（三）监交人责任1.监督档案移交过程，确保移交程序合规，档案内容完整准确。2.在《档案移交登记表》上签字确认，对档案移交工作的真实性和准确性负责。五、档案移交登记的时间要求（一）定期移交1.各部门应按照公司/组织规定的时间周期，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。一般情况下，年度档案应在次年上半年完成移交。2.对于有明确保管期限要求的档案，在保管期限届满前，移交部门应提前做好档案整理和移交准备工作，确保按时移交。（二）即时移交1.因机构调整、人员变动、项目结束等原因，需要即时进行档案移交的，移交部门应在相关事项确定后，立即填写《档案移交申请表》，并在规定时间内完成档案移交登记工作。2.对于紧急或特殊情况下的档案移交，应特事特办，确保档案及时、准确地移交至档案管理部门。六、档案移交登记中的档案保管期限与处置（一）档案保管期限确定1.档案管理部门应根据国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织的实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、定期（一般分为30年、10年等）。2.在档案移交登记过程中，应明确标注每一份档案的保管期限，以便后续管理和处置。（二）到期档案处置1.对于保管期限届满的档案，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和处置。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员共同参与。2.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报经公司/组织负责人批准后，按照规定进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。3.对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行其他妥善处理。七、档案移交登记中的档案利用与保密（一）档案利用1.档案管理部门应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。2.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案利用申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。查阅、借阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、转借档案。（二）档案保密1.档案管理部门应加强档案保密工作，对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等重要档案采取严格保密措施。2.在档案移交登记过程中，对于涉及保密内容的档案，应明确标注，并按照保密规定进行管理和移交。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经授权，不得向任何单位或个人提供涉及公司/组织保密信息的档案。八、档案移交登记的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对档案移交登记工作进行审计监督，检查档案移交程序是否合规，档案管理是否符合要求。2.档案管理部门应定期对档案移交登记情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善档案移交登记工作。（二）外部监督1.接受政府部门、监管机构等对公司/组织档案管理工作的监督检查，积极配合提供相关档案资料和信息。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时整改档案移交登记工作中存在的问题，不断提高档案管理水平。九、档案移交登记中的信息化管理（一）建立档案管理信息系统1.公司/组织应建立完善的档案管理信息系统，实现档案移交登记工作的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析等功能，方便档案管理部门对档案移交情况进行实时监控和管理。2.在档案移交登记过程中，应将相关信息及时录入档案管理信息系统，确保系统数据与实际档案移交情况一致。（二）电子档案移交1.对于电子档案的移交，应按照国家有关电子档案管理的规定进行操作。电子档案应存储在符合安全要求的存储介质上，并确保电子档案的格式规范、内容完整、可读性强。2.在电子档案移交登记过程中，应详细记录电子档案的名称、存储位置、格式、大小、移交时间等信息，并与纸质档案的