档案提取查阅制度

档案提取查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的管理，规范档案提取查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司/组织及相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工，以及因工作需要查阅公司/组织档案的外部单位或个人。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.依法依规原则档案管理工作应严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露，确保档案信息的安全。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，提高档案的利用效率，为公司/组织的各项工作提供支持。二、档案提取查阅流程（一）内部人员提取查阅流程1.申请内部人员因工作需要提取查阅档案，应填写《档案提取查阅申请表》，详细注明提取查阅的档案名称、内容、用途、查阅期限等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批所在部门负责人应根据工作实际情况，对申请表进行认真审核，签署审批意见。如申请事项涉及重要档案或敏感信息，需报公司/组织分管领导审批。3.登记经审批同意后，申请人持《档案提取查阅申请表》到档案管理部门办理登记手续。档案管理部门工作人员应认真核对申请表内容与档案信息，对符合要求的申请予以登记，并发放《档案提取查阅凭证》。4.提取查阅申请人凭《档案提取查阅凭证》到档案库房提取档案，并在指定的查阅地点进行查阅。查阅过程中，应遵守档案管理部门的相关规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。如需复印档案，应经档案管理部门工作人员同意，并按照规定办理复印手续。5.归还查阅完毕后，申请人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的数量、完整性和质量，确认无误后，在《档案提取查阅凭证》上注明归还日期，并将凭证存档。（二）外部单位或个人提取查阅流程1.申请外部单位或个人因工作需要查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提交《档案查阅申请函》，详细说明查阅的目的、内容、范围、时间等信息，并加盖单位公章。同时，应提供查阅人员的有效身份证件及授权委托书。2.审批公司/组织收到查阅申请函后，由档案管理部门对申请内容进行初步审核。如申请事项涉及公司/组织重要利益或商业秘密，需报公司/组织分管领导审批。经审批同意后，档案管理部门应及时与申请单位或个人联系，告知审批结果及查阅相关事宜。3.登记申请单位或个人在接到审批通过通知后，应派专人到公司/组织档案管理部门办理登记手续。档案管理部门工作人员应认真核对申请函内容与查阅人员身份信息，对符合要求的申请予以登记，并发放《档案查阅凭证》。同时，应要求查阅人员签署《档案查阅保密承诺书》，承诺遵守公司/组织档案管理规定，保护档案信息安全。4.陪同查阅外部单位或个人查阅档案时，必须由公司/组织档案管理部门工作人员或指定专人陪同。陪同人员应全程监督查阅过程，确保查阅人员遵守档案管理规定，不得擅自将档案带出指定查阅地点或泄露档案内容。5.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的数量、完整性和质量，确认无误后，在《档案查阅凭证》上注明归还日期，并将凭证存档。同时，应收回查阅人员签署的《档案查阅保密承诺书》，并妥善保管。三、档案提取查阅权限（一）内部人员权限1.普通员工普通员工因日常工作需要，可查阅本人工作相关的档案资料，但涉及公司/组织机密、敏感信息的档案除外。查阅范围应严格限定在工作所需的范围内，不得擅自扩大查阅范围。2.部门负责人部门负责人可查阅本部门工作相关的档案资料，包括但不限于文件、合同、报表等。同时，有权查阅与本部门业务相关的其他部门档案资料，但需提前与相关部门沟通协调，并经档案管理部门同意。3.公司/组织高层管理人员公司/组织高层管理人员可根据工作需要，查阅公司/组织各类档案资料，但应遵循档案管理规定，确保档案信息安全。对于涉及公司/组织重大决策、核心机密等重要档案资料的查阅，应在档案管理部门的协助下进行，并严格履行审批手续。（二）外部单位或个人权限1.合作单位与公司/组织有合作关系的外部单位，因合作项目需要查阅相关档案资料，应按照本制度规定的外部单位或个人提取查阅流程办理申请手续。查阅范围应严格限定在与合作项目直接相关的档案资料内，不得查阅公司/组织其他无关档案信息。2.政府部门及监管机构政府部门及监管机构因履行职责需要查阅公司/组织档案资料，应出具正式的查阅文件或通知，并按照本制度规定的外部单位或个人提取查阅流程办理申请手续。档案管理部门应积极配合，提供必要的档案资料，但应严格控制查阅范围，确保公司/组织档案信息安全。3.律师、会计师等中介机构律师、会计师等中介机构因代理公司/组织相关业务需要查阅档案资料，应提前向公司/组织提交查阅申请，并说明查阅目的、内容、范围等信息。经公司/组织同意后，按照本制度规定的外部单位或个人提取查阅流程办理申请手续。查阅范围应严格限定在与代理业务直接相关的档案资料内，不得查阅公司/组织其他无关档案信息。四、档案提取查阅期限1.内部人员提取查阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长查阅期限，应提前向档案管理部门说明原因，并办理延期手续。2.外部单位或个人提取查阅档案的期限应根据查阅申请内容和实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。如需延长查阅期限，应提前向公司/组织提出申请，并经档案管理部门同意。五、档案安全与保密1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范措施，配备必要的安全设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案内容。在档案提取查阅过程中，应加强对查阅人员的监督管理，防止档案信息泄露。3.查阅人员在查阅档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。如需复印档案，应经档案管理部门工作人员同意，并按照规定办理复印手续。复印后的档案应妥善保管，不得随意传播。4.对于涉及公司/组织机密、敏感信息以及商业秘密的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅权限等。查阅此类档案时，应严格履行审批手续，并在专门的保密场所进行查阅。5.档案管理人员应定期对档案安全保密情况进行检查，发现问题及时报告并采取措施加以解决。同时，应加强对档案管理人员的安全教育培训，提高其安全保密意识和业务水平。六、档案整理与保管1.档案管理部门应按照国家有关档案分类标准和公司/组织实际情况，对档案进行科学分类、编号、排列和编目，确保档案整理规范、有序。2.档案应妥善保管在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。档案应存放于专用的档案柜架上，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完整。同时，应做好档案的统计工作，及时掌握档案的收进、移出、保管、利用等情况。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备和存储方式，进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。同时，应建立电子档案的检索系统，方便档案的查阅和利用。5.档案保管期限应根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。档案管理人员应按照保管期限的要求，对档案进行定期鉴定和处置，对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。七、监督与检查1.公司/组织应建立档案提取查阅监督检查机制，定期对档案提取查阅情况进行检查，确保档案管理工作规范、有序。2.档案管理部门应加强对档案提取查阅流程的管理，对每一次档案提取查阅申请进行详细记录，包括申请时间、申请人、审批意见、查阅期限、归还情况等信息，并定期进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。3.公司/组织内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案提取查阅流程的合规性、档案安全保密措施的落实情况等