民防档案制度

民防档案制度一、总则（一）目的为加强民防档案管理，确保民防档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥民防档案在民防建设、应急管理等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及民防工作的各类档案管理，包括但不限于民防工程建设档案、民防应急指挥档案、民防宣传教育档案、民防物资储备档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则民防档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则民防档案应如实反映民防工作的实际情况，数据准确、内容完整，不得弄虚作假。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保民防档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的民防档案制度。2.负责制定和完善民防档案管理制度、工作流程和标准规范。3.组织开展民防档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全民防档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.对本公司/组织各部门的民防档案管理工作进行监督、指导和检查。6.负责民防档案的统计、分析和编研工作，为公司/组织决策提供档案信息支持。（二）各部门职责1.在档案管理部门的指导下，负责本部门民防档案的收集、整理和初步归档工作。2.明确专人负责本部门民防档案的日常管理，确保档案的完整和安全。3.按照档案管理部门的要求，及时将本部门产生的民防档案移交归档，并配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责民防档案的具体收集、整理、编目、上架、保管、借阅、统计等工作。3.熟悉档案业务，掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高档案管理水平。4.定期对民防档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参与档案管理的各项业务培训和学习活动，不断更新知识结构，适应档案管理工作发展的需要。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.民防工程建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的各类文件材料，包括项目立项批复、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、质量检验报告、竣工验收报告等。2.民防应急指挥工作中产生的各类文件，如应急预案、应急演练方案及记录、指挥调度文件、突发事件处置报告等。3.民防宣传教育活动的相关资料，包括宣传计划、宣传资料、培训教材、活动照片、视频等。4.民防物资储备管理过程中的文件，如物资采购计划、入库单、出库单、物资盘点记录、物资维护保养记录等。5.其他与民防工作相关的文件材料，如上级部门的文件、会议纪要、工作简报等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责民防档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和检索利用。（四）整理方法1.分类民防档案按照工程建设、应急指挥、宣传教育、物资储备等类别进行一级分类，在每一类别下再根据档案的具体内容进行二级分类细化。例如，工程建设类可分为项目前期、工程施工、竣工验收等二级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字与字母相结合的方式编制，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整，便于查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在档案形成后的规定时间内，将整理好的民防档案移交档案管理部门归档。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档工作。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案编号、题名、数量、移交日期等，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门应对移交档案进行认真核对，对不符合归档要求的档案，应及时退回原部门补充完善。（二）保管期限民防档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及民防工作重大决策、重要活动记录、具有长期历史价值和查考利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管在一定时期内对民防工作有重要参考价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管在较短时间内对民防工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（三）保管方式1.纸质档案应存放在符合档案保管要求的档案柜中，保持档案室的清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对纸质档案进行检查，防止霉变、虫蛀等损坏现象。2.电子档案应采用专用的存储设备进行备份存储，存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。同时，建立电子档案的索引目录，便于快速检索和利用。3.声像档案如照片、视频等，应按照档案管理要求进行整理和标注，存储在安全可靠的介质上，并定期进行备份。（四）档案库房管理1.档案库房应设置专门的管理人员，负责库房的日常管理和安全保卫工作。2.库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和本公司/组织的实际情况，对保管期满的民防档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对保管期满的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考同类档案的保管情况和利用需求，综合考虑档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，纸质档案可采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案销毁清单上注明“已销毁”字样，并将销毁清单与相关档案鉴定材料一并归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅民防档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的民防档案，查阅人需经公司/组织主管领导批准后方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅民防档案，应持单位介绍信，注明查阅内容和目的，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.如需复印、拍照档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题应及时处理。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、利用效果等。通过对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的民防档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的民防工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案索引目录，便于快速检索和利用。（三）系统功能要求1.档案录入能够实现档案基本信息的录入、修改、删除等功能，确保档案信息的准确完整。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅流程的全程管理。4.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立健全档案信息化管理系统的数据安全防护机制，采取数据备份、加密存储、防火墙等措施，防止数据丢失、泄露和被非法篡改。2.定期对档