会计档案制度范本

会计档案制度范本一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照国家有关规定和本制度要求，编制会计档案保管清册、销毁清册等。对会计档案的查阅、复制和借阅进行登记和管理，确保会计档案的安全。2.档案管理部门职责负责指导和监督财务部门的会计档案管理工作。提供必要的档案保管设施和场地，确保会计档案的安全存储。参与会计档案的鉴定、销毁等工作。3.其他部门职责各部门应协助财务部门做好会计档案的收集、整理等工作，确保本部门产生的会计资料及时、完整地移交财务部门。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的凭证。（二）会计账簿1.总账，按照总分类账户分类登记经济业务事项的账簿。2.明细账，按照明细分类账户分类登记经济业务事项的账簿。3.日记账，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对会计报表中列示项目所作的进一步说明，以及对未能在这些报表中列示项目的说明等。3.财务情况说明书，对公司一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与装订（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起折叠整齐，按期装订成册，并加具封面、封底。2.会计账簿应在年度终了后，及时整理立卷，装订成册。3.财务会计报告应按照规定的格式和内容进行整理，装订成册。4.其他会计资料应分类整理，分别装订成册。（二）装订方法1.会计凭证应使用棉线在左上角装订，装订应牢固、整齐，不得压封凭证。2.会计账簿应使用牛皮纸封面和封底，采用线装或胶装方式装订。3.财务会计报告应使用硬皮封面装订，封面应注明公司名称、报告所属年度、月份等信息。（三）标识与编号1.会计凭证应在封面上注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等信息，并由装订人员在封面上签名或盖章。2.会计账簿应在封面上注明账簿名称、年度、册数、编号等信息，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）在封面上签名或盖章。3.财务会计报告应在封面上注明公司名称、报告所属年度、月份等信息，并由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。其中，现金和银行存款日记账保管期限为30年。固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年。纳税申报表保管期限为10年。会计档案移交清册保管期限为30年。会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库（室），配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全存储。2.会计档案保管库（室）应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行编号，便于查找和利用。2.会计档案应妥善保管，不得随意堆放、毁损、散失或泄密。3.财务部门应定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的完整和安全。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，应经财务部门负责人批准，并办理查阅登记手续。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，经公司负责人批准，并办理查阅登记手续。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员应在财务部门指定的地点查阅会计档案，不得将会计档案携带出指定地点。3.查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。（三）复制规定1.查阅人员如需复制会计档案，应经财务部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。2.复制的会计档案应与原件一致，并加盖财务部门印章。3.复制的会计档案应按照规定的保管期限进行保管。六、会计档案的借阅（一）借阅范围会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，经公司负责人批准后，可以提供查阅或复制，并办理借阅登记手续。（二）借阅期限借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应经财务部门负责人批准。（三）借阅手续1.借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.申请表经批准后，借阅人员应在财务部门办理借阅登记手续，领取会计档案。3.借阅人员应在规定的期限内归还会计档案，如逾期未还，应及时催还。（四）归还要求1.借阅人员归还会计档案时，应确保会计档案的完整和安全，不得有毁损、散失等情况。2.财务部门应对归还的会计档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司应成立会计档案鉴定工作小组，由财务部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.会计档案鉴定工作小组应定期对已到保管期限的会计档案进行清理，提出鉴定意见。2.鉴定意见应经公司负责人批准后，作为会计档案销毁的依据。（三）销毁程序1.经鉴定可以销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.会计档案销毁清册应经单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计管理机构共同派员监销。4.监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。（四）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，