档案调借查阅制度

档案调借查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案调借查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案调借查阅方面的管理活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持档案调借查阅的必要性和合理性原则，防止档案的不当使用和丢失。3.保证档案调借查阅过程中的安全保密，维护公司档案信息的安全。二、档案调借查阅的范围（一）可调借查阅的档案范围1.公司各类行政管理档案，包括但不限于文件、会议记录、工作计划与总结等。2.业务档案，如项目合同、业务报表、市场调研报告等。3.人事档案，涵盖员工入职资料、考核记录、薪酬福利档案等。4.财务档案，包含会计凭证、账簿、财务报表等。（二）限制调借查阅的档案范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经公司授权，严禁调借查阅。2.正在进行审计、调查等特殊情况下，相关档案的调借查阅需按照特定程序进行，且仅限于特定人员。三、档案调借查阅的申请与审批（一）申请流程1.调借查阅档案的部门或个人应填写《档案调借查阅申请表》，详细注明调借查阅的档案名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。（二）审批流程1.经部门负责人审核通过后，申请表提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据档案的密级、重要性以及调借查阅的具体情况进行审批。对于一般档案的调借查阅，由档案管理部门负责人审批。涉及重要档案或敏感信息的调借查阅，需报公司分管领导审批。（三）审批结果通知1.档案管理部门在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果以书面形式通知申请部门或个人。2.如申请获批，通知中应明确调借查阅的时间、地点、方式以及相关注意事项；如申请未获批，应说明原因。四、档案调借查阅的方式与要求（一）调借方式1.档案原件调借因工作需要确需调借档案原件的，必须严格按照审批流程办理手续。调借人应在调借时与档案管理人员当面清点档案数量、核对档案内容，并在《档案调借登记表》上签字确认。调借期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前向档案管理部门申请并获得批准。2.档案复印件提供对于一般性档案查阅需求，档案管理部门可根据申请提供档案复印件。提供复印件时，档案管理人员应在复印件上加盖“与原件核对无误”章，并注明复印日期。（二）查阅方式1.现场查阅申请查阅档案的人员应在档案管理部门指定的查阅地点进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范、有序。查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自将档案带出查阅地点。2.电子查阅对于已数字化的档案，经审批同意后，查阅人员可通过公司内部档案管理系统进行电子查阅。查阅人员应遵守系统操作规定，不得对电子档案进行非法下载、复制、传播等操作。（三）调借查阅要求1.调借查阅人员必须严格遵守本制度及档案管理部门的相关规定，爱护档案，不得损坏、丢失档案。2.在调借查阅过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈，不得擅自处理。3.调借查阅结束后，调借查阅人员应及时归还档案，如需延期使用，应重新办理申请手续。五、档案调借查阅的安全与保密措施（一）安全措施1.档案管理部门应确保档案存储环境的安全，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.调借查阅档案时，档案管理人员应检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时处理。3.调借查阅结束后，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（二）保密措施1.严格控制档案调借查阅的范围，对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，实行专人专管，严格保密。2.调借查阅人员应对所接触的档案信息予以保密，不得向无关人员泄露。3.在档案调借查阅过程中，如因工作需要必须复印、摘抄档案内容的，应经档案管理部门批准，并按照保密要求进行处理。六、档案调借查阅的监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案调借查阅监督小组，由档案管理部门负责人、内部审计人员等组成，负责对档案调借查阅工作进行定期监督检查。2.监督小组应不定期对档案调借查阅情况进行抽查，重点检查调借查阅手续是否齐全、档案是否安全完整、保密措施是否落实等。（二）检查内容1.调借查阅申请表的填写与审批情况，是否符合规定流程。2.档案调借查阅的实际执行情况，包括调借查阅时间、地点、方式等是否与审批一致。3.档案归还情况，是否按时归还，档案有无损坏、丢失等。4.档案保密措施的执行情况，调借查阅人员有无泄露档案信息现象。(三)问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向档案管理部门反馈，并要求限期整改。2.如发现违反本制度及相关规定的行为，应视情节轻重，给予相应的批评教育、警告、罚款等处理；如构成违法犯罪的，依法追究法律责任。七、档案调借查阅的责任追究（一）责任界定1.调借查阅人员因违反本制度及相关规定，导致档案损坏、丢失、泄露等情况的，应承担相应的责任。2.档案管理人员因工作疏忽、失职等原因，未能履行好档案调借查阅管理职责的，应承担相应的责任。（二）责任追究方式1.对于一般违规行为，给予批评教育、责令改正等处理。2