档案管理制度制药

档案管理制度制药一、总则（一）目的为加强本制药公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本制药公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指本公司在生产、经营、管理等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部档案管理职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案管理业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交公司综合管理部。2.明确一名兼职档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的完整、准确和安全。3.配合公司综合管理部做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.生产管理类：包括生产计划、生产工艺文件、生产记录、设备档案、质量检验报告、物料管理等。3.市场营销类：包括市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。4.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。5.研发管理类：包括研发项目计划、实验记录、研究报告、专利申请文件等。6.其他类：包括公司荣誉证书、对外合作协议、法律事务文件等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应一式多份，分别保存于不同地点，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为行政管理类、生产管理类、市场营销类、财务管理类、研发管理类、其他类等六大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.装订：对纸张较小、零散的文件材料进行装订，确保文件的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和统计。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交公司综合管理部归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案管理人员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交清单及档案一并送交公司综合管理部，由综合管理部档案管理人员进行验收。4.综合管理部档案管理人员对验收合格的档案进行编号、编目，并按照档案保管期限进行分类存放。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司成立以来的重要文件、规章制度、人事档案、财务报表、重大项目资料等。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括公司年度工作计划与总结、生产记录、设备档案、质量检验报告等。4.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。主要包括一般性的文件、会议记录、临时性的报表等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，定期进行检查和维护。4.对电子档案应进行备份，存储于安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。5.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司综合管理部负责人、各部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、用途等因素，综合分析档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、日期、保管期限等信息，一式两份，经鉴定小组组长签字确认。3.将档案销毁清单及档案一并送交公司主管领导审批。4.经批准后，由综合管理部档案管理人员会同相关部门人员共同对档案进行销毁，并在档案销毁清单上签字。5.档案销毁清单应永久保存，以备查考。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的服务。2.依法利用原则：严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和安全性。3.保密原则：对涉及公司机密的档案，应严格遵守保密规定，防止泄露。（二）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，须经公司主管领导批准，并办理相关手续。（三）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、日期、用途、单位名称等信息，经公司主管领导批准后，到公司综合管理部办理借阅手续。3.综合管理部档案管理人员对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并登记借阅档案的名称、数量、日期、借阅人姓名、归还日期等信息。4.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、伪造、转借、丢失或损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向公司综合管理部报告，并承担相应的责任。（四）查阅程序1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的线索、目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部查阅。2.外单位人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的线索、目的、单位名称等信息，经公司主管领导批准后，到公司综合管理部查阅。3.综合管理部档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自将档案带出查阅室。4.查阅人查阅档案后，应在档案查阅登记表上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和统计。2.采用计算机管理系统，对档案数据进行实时统计和分析。（三）移交程序1.公司因机构调整、资产重组等原