地震档案制度

地震档案制度一、总则（一）目的为加强公司地震档案管理，规范地震档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保地震档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥地震档案在公司生产经营、科研管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在地震监测、地震应急、地震研究等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司地震档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则地震档案应如实反映地震活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集地震活动各环节产生的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及国家机密、公司商业秘密的地震档案，严格按照保密规定进行管理。二、地震档案的收集（一）收集范围1.地震监测数据包括地震台站观测记录、地震波形数据、地震监测仪器设备运行记录等。2.地震应急资料如地震应急预案、应急演练记录、地震应急响应报告等。3.地震研究成果地震分析报告、科研论文、技术总结等。4.与地震相关的会议文件、通知、纪要等。5.地震灾害调查资料包括灾害损失评估报告、现场照片、视频等。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责地震档案的收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，向公司档案管理部门移交。3.对于重要的地震事件，应在事件发生后[X]个工作日内将相关资料收集齐全并移交。三、地震档案的整理（一）分类标准1.按照地震活动阶段分类分为地震监测、地震应急、地震研究、地震灾害等类别。2.按照档案载体分类分为纸质档案、电子档案、声像档案等。（二）整理方法1.纸质档案按照分类标准进行分类，编制档案目录，装订成册，并在卷内文件首页加盖归档章，注明文件编号、责任者、日期等。2.电子档案按照文件类别建立文件夹，以清晰的文件名命名，确保文件内容与纸质档案一致，并建立电子档案目录。3.声像档案整理成光盘或磁带等载体，同时附上文字说明，注明拍摄时间、地点、内容等。（三）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的形式。例如：2023DJJC001，表示2023年地震监测类第1份档案。2.电子档案编号与纸质档案编号一致，在文件名中体现编号信息。四、地震档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的地震档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管期限1.短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的地震监测数据、临时性的地震应急资料等。2.中期档案保管期限为[X]年，如阶段性的地震研究成果、重要会议文件等。3.长期档案保管期限为[X]年以上，包括地震监测长期数据、重大地震灾害调查资料、核心的地震研究成果等。（三）档案清查1.公司档案管理部门每年定期对地震档案进行清查，核对档案数量、完整性等情况。2.清查过程中发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并记录在案。五、地震档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因生产经营、科研管理等工作需要查阅地震档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作需要查阅地震档案。3.经公司批准，与公司有合作关系的单位因合作项目需要查阅地震档案。（二）利用流程1.查阅申请查阅人填写《地震档案查阅申请表》，注明查阅目的及所需档案内容。2.审批申请表经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门审批。3.查阅档案管理部门根据审批意见，安排专人提供档案查阅服务，并做好查阅登记。查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意。（三）借阅管理1.因工作需要长期使用地震档案的，可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等，归还时应保证档案完好无损。六、地震档案的保密（一）保密措施1.对涉及国家机密、公司商业秘密的地震档案，实行专人专柜保管。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.查阅、借阅涉及保密的地震档案，应按照保密规定进行审批和登记。（二）保密期限保密期限按照国家相关法律法规和公司保密制度执行，一般与档案的保管期限一致。七、地震档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和利用价值进行鉴定。2.确保鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立地震档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门的人员组成，负责对地震档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见。2.鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.对确无保存价值的档案，经公司领导批准后予以销毁。（四）销毁方法1.纸质档案采用粉碎等方式销毁。2.电子档案采用数据擦除等技术手段销毁。3.声像档案采用消磁等方法销毁。（五）销毁记录