档案搬迁制度

档案搬迁制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案在搬迁过程中的安全、完整，规范档案搬迁工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案搬迁的部门和人员。（三）基本原则1.安全第一原则：在档案搬迁过程中，要采取充分的安全防护措施，确保档案不受损坏、丢失、泄露等风险。2.全程监控原则：对档案搬迁的各个环节进行全程监控，确保操作符合规定流程。3.责任明确原则：明确各部门和人员在档案搬迁中的职责，做到责任到人。二、档案搬迁前准备（一）成立搬迁工作小组1.人员组成由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表、技术支持人员等。2.职责分工组长职责：全面负责档案搬迁工作的组织、协调和监督，制定搬迁工作计划和预算，及时解决搬迁过程中出现的重大问题。档案管理人员职责：负责档案的清点、整理、打包等工作，确保档案的准确性和完整性；协助制定搬迁方案，对搬迁过程中的档案管理工作进行指导。相关业务部门代表职责：负责本部门档案的清查、核对，配合档案管理人员完成档案的整理和打包工作；提供必要的业务支持和协助。技术支持人员职责：负责搬迁过程中所需设备、工具的准备和维护，确保搬迁工作的顺利进行；对档案存储环境进行评估和调整，保障档案搬迁后的存储安全。（二）档案清查与整理1.清查内容对公司/组织内各类档案进行全面清查，包括档案的数量、种类、存储位置、保管期限等信息。2.整理要求按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案排列有序。对破损、褪色、字迹模糊等有问题的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。清理重复、无效的档案，按照规定进行销毁或封存。（三）制定搬迁方案1.方案内容搬迁时间安排，明确各个阶段的时间节点和工作任务。搬迁路线规划，选择安全、便捷的搬迁路线，避免交通拥堵、道路施工等影响搬迁进度的因素。运输方式选择，根据档案数量、重量、距离等因素，合理选择运输工具，如货车、专业档案运输箱等，并确保运输工具具备良好的防护性能。人员分工安排，明确各工作小组和人员在搬迁过程中的具体职责和工作任务。安全保障措施，制定针对档案运输、存储过程中的安全防护措施，如防震、防潮、防火、防盗等。应急处置预案，针对可能出现的突发情况，如交通事故、自然灾害等，制定相应的应急处置措施，确保档案安全。2.方案审批搬迁方案制定完成后，需提交公司/组织管理层进行审批，经批准后方可实施。（四）物资准备1.包装材料根据档案的特点和数量，准备足够的包装材料，如档案盒、纸箱、气泡垫、防潮纸、标签等。包装材料应符合环保、安全、耐用的要求。2.运输工具根据搬迁方案，租赁或调配合适的运输工具，并确保运输工具性能良好、清洁卫生、具备必要的防护设备。3.存储设备提前确定档案搬迁后的存储地点，并准备好相应的存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备等。存储设备应符合档案保管的要求，保证档案存储环境安全、稳定。4.其他物资准备好搬迁过程中所需的工具、设备，如叉车、推车、打包机、测量工具等，并确保其正常运行。（五）人员培训1.培训内容档案搬迁的重要性和相关制度要求。搬迁方案的具体内容和操作流程。档案安全保护知识，如防震、防潮、防火、防盗等措施。包装材料的使用方法和档案整理技巧。应急处置预案的内容和操作要求。2.培训方式集中培训：组织全体参与档案搬迁的人员进行集中培训，讲解搬迁方案和相关知识，通过案例分析、现场演示等方式提高培训效果。现场指导：在档案整理、打包、运输等现场，由专业人员进行实时指导，确保操作人员正确掌握操作方法。三、档案搬迁实施（一）档案打包1.打包要求按照档案类别、年度、保管期限等进行分类打包，每个包内档案应保持相对独立和完整。对档案进行编号和标注，注明档案名称、类别、年度、保管期限等信息，便于识别和查找。使用合适的包装材料进行密封包装，确保档案在运输过程中不受损坏、污染。在包装外贴上标签，标明包内档案的编号、名称、数量等信息。2.质量检查档案打包完成后，由档案管理人员进行质量检查，确保打包质量符合要求。对不符合要求的包装进行重新整理和包装。（二）档案运输1.装车要求根据运输工具的承载能力和档案包装情况，合理安排装车顺序和位置，确保档案装载稳固、整齐。在装车过程中，要轻拿轻放，避免碰撞、挤压档案包装。对不同类别的档案进行分区装载，便于区分和管理。在运输工具内设置必要的防护设施，如防震垫、固定装置等，防止档案在运输过程中晃动、移位。2.运输过程监控安排专人负责运输过程的监控，及时了解运输车辆的行驶情况和档案状态。运输过程中要保持通讯畅通，如遇突发情况及时报告并采取相应措施。定期检查运输车辆的安全状况，确保运输安全。（三）档案存储1.存储环境检查档案搬迁至新存储地点后，首先对存储环境进行检查，确保温湿度、通风、防火、防盗等条件符合档案保管要求。2.档案上架按照档案分类和编号顺序，将档案逐一上架存放，确保档案排列有序、便于查找。3.核对与登记档案上架完成后，由档案管理人员与业务部门代表共同对档案进行核对，确保档案数量、种类、内容等准确无误，并进行详细登记。四、档案搬迁后验收（一）验收内容1.档案数量核对：核对搬迁前后档案的数量是否一致，有无丢失、遗漏。2.档案质量检查：检查档案包装是否完好，有无破损、污染；档案字迹是否清晰，有无褪色、模糊等情况。3.存储环境检查：检查档案存储环境是否符合要求，温湿度、通风、防火、防盗等设施是否正常运行。4.档案整理情况检查：检查档案的分类、编号、排列等是否符合规定要求，便于查找和利用。（二）验收程序1.档案搬迁工作完成后，由搬迁工作小组组长组织相关人员进行验收。2.验收人员按照验收内容进行逐一检查，并填写验收报告。3.对验收过程中发现的问题，及时记录并组织整改，整改完成后进行复查，直至验收合格。（三）验收报告验收报告应包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果及整改情况等信息。验收报告经相关人员签字确认后存档，作为档案搬迁工作的重要记录。五、档案搬迁过程中的安全管理（一）安全责任1.搬迁工作小组组长对档案搬迁过程中的安全工作负总责，确保安全措施落实到位。2.各工作小组和人员按照职责分工，负责各自工作范围内的安全管理工作，严格遵守安全操作规程。（二）安全防护措施1.防震措施在档案包装内填充适量的防震材料，如泡沫板、海绵等，减少震动对档案的影响。在运输工具内设置防震装置，如减震垫、弹簧等，降低运输过程中的震动。2.防潮措施对档案进行密封包装，防止水分侵入。在存储地点配备除湿设备，控制环境湿度。选择防潮性能良好的存储设备和包装材料。3.防火措施在运输工具和存储地点配备必要的灭火设备，如灭火器、灭火器具等。确保运输工具和存储地点的电气设备符合防火要求，避免电气火灾。严禁在运输工具和存储地点吸烟和使用明火。4.防盗措施对运输工具进行封闭管理，防止档案被盗。在存储地点安装防盗报警装置，如监控摄像头、门禁系统等。加强对存储地点的巡查，确保安全。（三）应急处置1.制定应急处置预案，明确在火灾、水灾、盗窃等突发情况下的应急处置措施和人员职责。2.定期组织应急演练，提高应急处置能力。3.如发生突发情况，应立即启动应急处置预案，采取有效措施保护档案安全，并及时报告公司/组织领导和相关部门。六、档案搬迁过程中的保密管理（一）保密责任1.在档案搬迁过程中，所有参与人员都应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密的档案信息予以保密。搬迁工作小组组长对保密工作负总责，确保保密措施落实到位。2.各工作小组和人员按照职责分工，负责各自工作范围内的保密管理工作，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）保密措施1.对涉及机密的档案进行单独包装和标识，采取加密存储、运输等措施，防止信息泄露。2.在档案整理、打包、运输、存储等过程中，限制无关人员接触机密档案。3.加强对参与档案搬迁人员的保密教育，提高保密意识，防止